Dec. No. 129-10 que establece el Reglam ento para la Aplicaci6n de la Ley G eneral de Archivos de la Repùblica Dominicana, No. 481-08 del 11 de diciem bre de 2008. LEONEL FERNANDEZ Presidente de la Repùblica Dom inicana NUM ERO : 129-10 CONSIDEIU NDO: Que el Articulo 66 de la Constituciôn de la Repflblica Dominicana, proclamada el 26 de enero de 2010, establece que el Estado debe preservar el patrimonio cultural, histôrico, urbanistico, artistico, arquitectônico y arqueolôgico. CONSIDEIIANDO: Que, de acuerdo al Numeral 4 de1 Articulo 64 de la Constituciôn de la Repflblica Dominicana, el patrimonio cultural de la Naciôn, material e inmaterial, estâ bajo la salvaguarda de1 Estado, que garantizarâ su protecciôn, enriquecimiento, conservaciôn, restauraciôn y puesta en valor. CONSIDEIIANDO: La importancia histôrica, cultural, administrativa, juridicao ciudadana y de gestiôn que tiene la conservaciôn de 1os acervos documentales de la Naciôn dominicanao contribuyendo, por demâs, a la preservaciôn de la memoria histôrica nacional. CONSIDEIIANDO: Que 1os documentos preservados en 1os archivos se constituyen en fuentes de primer orden para historiadores, intelectuales, cientificos, periodistas o cualquier profesional interesado en su uso racional durante el proceso de investigaciôn. CONSIDEIIANDO: Que un profundo proceso de modernizaciôn en materia archivistica, ademâs de incorporar 1as nuevas tecnologias digitales a la conservaciôn, control y recuperaciôn de 1os documentos, también conlleva la organizaciôn de1 Sistema Nacional de Archivos, encabezado por el Archivo General de la Naciôn, aparejado a la integraciôn de archivos regionales que capten y conserven adecuadamente 1os fondos documentales producidos en 1os municipios y 1as provincias de1 pais, la profesionalizaciôn de1 archivismo, la transformaciôn de 1os archivos en gestores de informaciôn documental y el libre acceso a la informaciôn y a 1os fondos documentales. CONSIDEIU NDO: Que el Articulo 76, de la Ley No.48l-08, de1 l l de diciembre de 2008, Ley General de Archivos de la Repflblica Dominicana, dispone que el Poder Ejecutivo dictarâ el Reglamento de aplicaciôn de esa ley, dentro de un plazo de un (l) afio, contado a partir de la promulgaciôn de dicha ley, y tomando en consideraciôn la propuesta presentada por el Director de1 Archivo General de la Naciôn (AGN). VISTOS: Los Articulos 5l, 52, 64, Numeral 4, y 66, de la Constituciôn de la Repflblica Dominicana, proclamada el 26 de enero de 2010. VISTA: La Ley No. 481-08, de1 l l de diciembre de 2008, Ley General de Archivos de la Repflblica Dominicana. VISTA: La Ley No. 200-04, de1 28 de julio de 2004, Ley General de Libre Acceso a la lnformaciôn Pflblica. VISTA: La Ley No. 126-02, de1 4 de septiembre de 2002, sobre Comercio Electrônico, Documentos y Firmas Digitales. VISTA: La Ley de Funciôn Pflblica No. 41-08, de1 16 de enero de 2008, que crea la Secretaria de Estado de Administraciôn Pflblica. En ejercicio de 1as atribuciones que me confiere el Articulo 128, de la Constituciôn de la Repflblica Dominicana, dicto el siguiente: REGLAMENTO DE APLICACION DE LA LEY No.481-08, DEL 11 DE DICIEMBRE DE 2008, LEY GENEM L DE ARCHIVOS DE LA REPVBLICA DO M INICANA CAPiTULO I DISPO SICIONES GENEIU LES ARTiCIJLO 1.Prop6sito E1 presente Reglamento proporciona 1as normativas y 1as pautas de aplicaciôn de la Ley No.48l-08, de1 l l de diciembre de 2008, para todas 1% instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos (SNA), con el objetivo de homologar 1os procesos archivisticos mediante politicas y normativas que garanticen la protecciôn de1 patrimonio documental', asi como la eficiencia y eficacia de 1os servicios que prestan 1os archivos a la administraciôn y a la ciudadania. PiRIIAFO: Las normas y 1as disposiciones contenidas en el presente Reglamento podrân ser ampliadas y especificadas a través de circulares que emanen de1 Archivo General de la Naciôn, mediante 1os organismos competentes. ARTiCIJLO 2. Normativa E1 Archivo General de la Naciôn (AGN) como organismo rector de1 SNA tiene la responsabilidad de establecer 1% politicas y 1as normas de procedimientos para la gestiôn de 1os archivos de1 sistema. Con ellas se busca imprimir a 1as précticas archivisticas la profesionalidad y la modernizaciôn que exigen 1as normas internacionales en vigencia, a fin de convertir 1os archivos de1 SNA en agentes eficaces de desarrollo nacional. ARTiCULO 3. Gesti6n documental Los titulares de 1as instituciones de1 SNA son responsables de la custodia de sus archivos y de la gestiôn de 1os documentos, desde su origen o recepciôn, hasta su disposiciôn final. Este proceso se debe hacer conforme a 1as politicas y 1as normativas descritas en el presente Reglamento y demâs instrumentos sefialados en é1. Para este propôsito, 1as instituciones deben dotarse de un manual propio, que exprese la adopciôn de 1as medidas necesarias para garantizar la organizaciôn, integridad, conservaciôn y acceso de 1os usuarios a la documentaciôn que crea y gestiona en el cumplimiento de sus funciones. ARTiCULO 4. Patrimonio documental dominicano E1 Patrimonio Documental de la Repflblica Dominicana estâ formado por 1os documentos que se conservan en el AGN; 1os producidos y recibidos por 1os ôrganos de1 Gobierno Central, el Poder Legislativo, el Poder Judicial, 1os organismos municipales y provinciales, 1as universidades pflblicas, academias y demâs instituciones de igual naturaleza', 1% notarias; 1os registros pflblicos de instituciones eclesiâsticas y 1os archivos privados adscritos al SNA. ARTiCULO 5. Ministerio de Cultum y el AGN La supervigilancia y la facultad de tutela ejercida por el Ministerio de Cultura sobre el AGN, prevista en el Pérrafo Unico de1 Articulo l2, de la Ley No.48l-08, de1 l l de diciembre de 2008, se limita a comprobar que sus actuaciones se realicen de acuerdo con 1as disposiciones legales y de conformidad con la politica cultural de1 Estado. PiRIIAFO. En caso de diferendo entre ambas instituciones, el Ministerio de Administraciôn Pflblica ejercerâ la funciôn de ârbitro, con la potestad de dirimir 1as diferencias entre 1as partes, mediante laudo definitivo. CAPiTULO 11 SISTEM A NACIO NAL DE ARCHIVO S Hom ologaci6n de procesos archivisticos ARTiCIJLO 6. E1 Sistema Nacional de Archivos (SNA) establece la normalizaciôn y la homologaciôn de 1os procesos archivisticos en 1as instituciones que lo conforman para garantizar la eficacia administrativa, la salvaguarda de1 patrimonio documental de la Naciôn, el acceso de 1os ciudadanos a la informaciôn y la conformaciôn de un estado de derecho. ARTiCULO 7. Programa de gesti6n documental Los titulares de 1as instituciones pflblicas y privadas que forman parte de1 SNA deben conformar un Programa de Gestiôn Documental, compuesto por el conjunto de estructuras, normas, funciones, procedimientos y recursos utilizados por cada organismo en la gestiôn de 1os documentos desde su creaciôn hasta su disposiciôn final. Dichos programas deberân ser adaptados a 1as normas de1 ôrgano rector de1 sistema. PiRIU FO: Las instituciones que carezcan de un Programa de Gestiôn Documental conformarân un Sistema lnstitucional de Archivos, integrado por el archivo central, 1os archivos de gestiôn y el archivo histôrico, en 1% instituciones donde exista este flltimo. ARTiCIJLO 8. Archivo Central Corresponde a la segunda etapa de1 ciclo vital de 1os documentos. Se transfieren al archivo central aquellos documentos que han cumplido el plazo de permanencia en el archivo de gestiôn. E1 archivo central es el responsable de1 funcionamiento de 1os archivos de gestiôn de la instituciôn. Las principales funciones y atribuciones de1 archivo central son 1as siguientes: Coordinar y controlar el funcionamiento de 1os archivos de gestiôn de la entidad correspondiente. Recibir y registrar 1os documentos transferidos por 1os archivos de gestiôn. Elaborar 1os repertorios de series documentales de1 archivo central para facilitar 1% tareas técnicas con-espondientes. A este fin se utilizarâ el formulario SNA-FOOI, de1 anexo. Aplicar principios prâcticos y técnicos de valoraciôn a través de la Comisiôn de Evaluaciôn lnstitucional. Garantizar el control, la conservaciôn preventiva, la valoraciôn y la utilizaciôn de 1os documentos hasta que se transfieran al archivo histôrico con-espondiente. Presentar 1as propuestas de valoraciôn de 1os documentos a la Comisiôn de Evaluaciôn lnstitucional para su conocimiento y fines de lugar. Elaborar manuales, instructivos y demâs instrumentos que posibiliten el funcionamiento de 1os archivos de gestiôn. Aplicar 1as normas y 1os procedimientos establecidos para la gestiôn documental. Crear 1as condiciones necesarias para la gestiôn, en beneficio de la administraciôn y de1 SNA. l0. Establecer 1os plazos para 1as transferencias desde 1os archivos de gestiôn para que se hagan en el tiempo en que resulte mâs conveniente. l 1. Mantener actualizado el cuadro de clasificaciôn de la instituciôn, incluyendo 1os cuadros de 1os archivos de gestiôn. l2. Coordinar con 1os archivos de gestiôn la elaboraciôn de 1as tablas de retenciôn para su sometimiento a la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales. l3. Asignar la codificaciôn con-espondiente a 1os archivos de gestiôn. l4. Recomendar medidas para mejorar 1os procesos de gestiôn documental. l5. Describir 1as series documentales, de acuerdo con 1% normas internacionales y 1os criterios establecidos por el ôrgano rector de1 SNA. A este fin se utilizarâ el formulario SNA-FOOZ, de1 anexo. Elaborar planes de prevenciôn ante desastres y recomendar 1as medidas necesarias en situaciones de emergencia. ARTiCULO 9. Valoraci6n documental La valoraciôn es obligatoria para cualquier serie documental y se debe realizar en 1os archivos de gestiôn, central y en 1os histôricos, para aquellas series que carezcan de ella. E1 procedimiento de valoraciôn se realizarâ de la forma siguiente: l . E1 encargado de1 archivo central, en coordinaciôn con el responsable de cada archivo de gestiôn, identificarâ 1as series y elaborarâ 1as tablas de retenciôn que determinarân el tiempo de permanencia de cada una ellas en 1os archivos de la instituciôn. Dichas tablas serân aprobadas por la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales. 2. Con el auxilio de técnicos calificados, el encargado de1 archivo central presentarâ la propuesta de 1as series, con sus respectivas evaluaciones a la Comisiôn de Evaluaciôn lnstitucional, la cual conocerâ la misma y la tramitarâ a la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales, para 1os fines de lugar. 3. A fin de realizar 1% evaluaciones de 1as series documentales se utilizarâ el formulario SNA-F003 de1 anexo. ARTiCULO 10. Tablas de retenci6n La tabla de retenciôn documental es un instrumento archivistico mediante el cual se establecen 1os plazos de permanencia de 1as series y 1os tipos documentales en cada archivo, de acuerdo con el ciclo vital de 1os documentos. Las tablas de retenciôn deben ser elaboradas por 1os archivos de gestiôn, conjuntamente con el archivo central de la instituciôn, y sometidas a 1os organismos competentes para su aprobaciôn. E1 modelo de tabla de retenciôn que se deberâ utilizar es el formulario SNA-F004, de1 anexo. ARTiCULO 11. Comisi6n de Evaluaci6n Institucional Las instituciones integrantes de1 SNA conformarân una Comisiôn de Evaluaciôn lnstitucional (CE1), que serâ la responsable de1 proceso de valoraciôn, la cual desarrollarâ sus atribuciones en el âmbito de1 archivo central. Estarâ integrada por: l . 2. 3. 4. E1 titular de la entidad o su representante. E1 encargado de1 archivo central de la instituciôn. E1 Consultor Juridico de la entidad. E1 Encargado de1 Archivo de gestiôn. que custodia la serie por valorar. Sus funciones son 1% siguientes: l . Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de 1os documentos en sus diferentes formatos. Someter, a la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales, 1as tablas de retenciôn de documentos, elaboradas por cada entidad para su aprobaciôn. Someter, a la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales, la propuesta de eliminaciôn de documentos. 4. Velar por el cumplimiento de 1os plazos de conservaciôn y transferencias de 1os documentos', asi como de cualquier otra disposiciôn relacionada con el buen funcionamiento de 1os archivos de su âmbito. Utilizar 1os instructivos, formularios y demâs instrumentos necesarios para el cumplimiento de sus funciones. ARTiCULO 12. Eliminaci6n documental La eliminaciôn de 1os documentos, una vez aprobada por la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales, es realizada por la Comisiôn de Evaluaciôn lnstitucional de la entidad con-espondiente, en presencia de un representante de1 AGN y 1os testigos que se requieran para ta1 efecto. Para la eliminaciôn fisica de documentos se establece un plazo de 60 dias, a partir de la publicaciôn de la resoluciôn de eliminaciôn, en un medio de circulaciôn nacional. Para dicho expurgo se utilizarâ el formulario SNA-F005, de1 anexo. PiRIIAFO: E1 acta de eliminaciôn se hace por duplicado, uno de 1os cuales se conserva en el archivo central de la entidad productora de 1os documentos eliminados y el otro se remite a la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales. ARTiCULO 13. Transferencias al archivo hist6rico Las tablas de retenciôn de 1os archivos centrales deben prever 1as transferencias a 1os archivos histôricos, 1as cuales se harân de acuerdo con el calendario aprobado por la Junta de Coordinaciôn Técnica, a fin de evitar congestionamientos. Las transferencias desde el archivo central al histôrico cumplen 1os mismos requisitos que 1as realizadas desde el archivo de gestiôn al central, pero se establece que la relaciôn de entrega se haga por triplicado', una copia para el archivo que transfiere, otra para el archivo central y la tercera para el ârea de admisiôn de1 archivo con-espondiente. Las transferencias al archivo histôrico serân preparadas, conforme al formulario SNA-F006, de1 anexo. PiRIIAFO: La documentaciôn producida por 1os organismos de1 sector pflblico, adscritos o vinculados a 1os Ministerios, cuyos campos de acciôn sean 1as provincias, municipios y distritos municipales, se transferirâ al archivo regional correspondiente. ARTiCULO 14. Archivo de gesti6n En el archivo de gestiôn, 1os documentos deben permanecer hasta agotar su trâmite administrativo o que su necesidad de consulta sea frecuente. Las principales funciones y atribuciones de1 archivo de gestiôn son 1as siguientes: l . Organizar y conservar la documentaciôn resultante de la gestiôn administrativa. 2. Suministrar la informaciôn que requiera la administraciôn. 3. Elaborar, en coordinaciôn con el archivo central, 1as tablas de retenciôn de 1os documentos generados. 4. Controlar el préstamo documental y asegurar la recuperaciôn de 1os documentos o expedientes mediante su registro. Confeccionar ficheros y otros instrumentos para recuperar la informaciôn. Limpiar 1os documentos antes de su transferencia al archivo central (quitar grapas, clips, bandas de goma, carpetillas, fôlders innecesarios) o a la biblioteca institucional, en el caso de 1os documentos informativos (libros, folletos, catâlogos, brochures, invitaciones). Transferir al archivo central 1os documentos originales o sus respectivos registros, conforme a 1os plazos establecidos y conservar copias de 1as transferencias realizadas. ARTiCULO 15. Formaci6n de expedientes La formaciôn de expedientes en la oficina se inicia con el documento que da origen al trâmite. Luego se agregan sucesivamente 1os demâs documentos, pruebas, didâmenes, notificaciones, entre otros, que forman parte de1 asunto hasta su resoluciôn. ARTiCULO 16. Identificaci6n documental En la fase de identificaciôn documental el archivo de gestiôn procederâ de la manera siguiente: l . ldentifica el sujeto productor, conforme con 1as normas internacionales vigentes sobre la materia y elaborao en coordinaciôn con el archivo central, su cuadro de clasificaciôn. 2. Determina 1% competencias amparadas por disposiciones legales y administrativas. 3. ldentifica 1os tipos documentales generados en la oficina. Registra 1os datos obtenidos en fichas de identiticaciôn de series, 1as cuales serân remitidas al archivo central para formar el repertorio general. ARTiCULO 17. Clasificaci6n documental Cada archivo de gestiôn tendrâ su cuadro de clasificaciôn, el cual deberâ ser elaborado en coordinaciôn con el archivo central y abarcarâ todos 1os expedientes que genere la oficina. E1 mismo representa la organizaciôn fisica de 1os documentos generados. La clasificaciôn se realizarâ de la manera siguiente'. 1. Asignaciôn de1 côdigo, que se hace desde el momento de la creaciôn o recepciôn de1 documento, conforme con la codificaciôn asignada por el archivo central de la instituciôn Denominaciôn de la serie, conforme con el cuadro de clasificaciôn con-espondiente. Aplicaciôn de 1os criterios orgânico, orgânico-funcional o funcional, de acuerdo con la estructura de cada entidad y respetando el principio de procedencia. ARTiCIJLO 18. Ordenaciôn La ordenaciôn de 1os documentos se realiza después de concluida la fase de clasificaciôn y se harâ conforme a la naturaleza de 1as series, auxiliândose de 1os sistemas mâs comunes, com o son: l . Cronolôgico: Se observa el siguiente orden para 1os expedientes que la integran (afio, mes, dia). Los expedientes se ordenarân de manera administrativa: de abajo hacia aniba, en el orden en que fueron creados, excepto cuando existan anexos, para 1os cuales no se tomarâ en cuenta la fechao y se colocarân en el lugar que 1es corresponde. Alfabético: Se ordena siguiendo el alfabeto, ya sea por materias, nombres de personas o de lugares (geogrâficos o toponimicos). En caso de personas, primero se colocan 1os apellidos y luego 1os nombres. Numérico: Se establece la ordenaciôn de 1os documentos siguiendo la serie de logaritmos, desde el uno en adelante, en forma correlativa, para su ubicaciôn en el espacio fisico con-espondiente. ARTiCULO 19. Descripci6n de expedientes En el archivo de gestiôn, el proceso de descripciôn se realiza a nivel de expediente, para lo que se utilizarâ el formulario SNA F-002, de1 anexo. ARTiCULO 20. Tmnsferencias al archivo central E1 plazo de permanencia de 1os documentos en el archivo de gestiôn, una vez finalizado su trâmite, no podrâ ser mayor de cinco afios, a cuyo término son transferidos al archivo central con-espondiente. La transferencia desde el archivo de gestiôn al central se realizarâ en la forma indicada en el formulario SNA-FOO7, de1 anexo. ARTiCULO 21. Archivo hist6rico Las instituciones de1 Estado y 1% privadas incorporadas al SNA, que acogiéndose al Articulo 27, de la Ley No.48l-08, tengan sus propios archivos histôricos, deberân cumplir con 1os requerimientos de dicha 1ey y el presente Reglamento. Las funciones principales de1 archivo histôrico son 1as siguientes: Conservar 1os documentos que tengan valor histôrico y cultural. Elaborar guias, inventarios, catélogos o cualquier otro instrumento de descripciôn que facilite el acceso. Difundir la riqueza documental por 1os medios apropiados. Aplicar medidas preventivas de conservaciôn para la preservaciôn de su acervo documental. Habilitar espacio para la consulta de documentos por parte de investigadores y personas interesadas', asi como para servicio de reproducciôn. Ofrecer servicio de reproducciôn de documentos y expedir certificaciones de 1os mismos, conforme a lo establecido por la 1ey y este Reglamento. ARTiCULO 22. Descripci6n en el archivo hist6rico Se procederâ a la descripciôn de aquellas series documentales que no hayan sido descritas desde su procedencia. Siguiendo la descripciôn multinivel, ésta se deberâ completar hasta el nivel de fondo, de acuerdo con 1as normas nacionales e internacionales vigentes. Para ta1 fin se usarâ el formulario SNA F-008. PiRIIAFO: La descripciôn de colecciones personales, protocolos notariales y otros documentos especiales, se hace conforme con 1os instrumentos consignados en 1os manuales e instructivos elaborados a tales fines. ARTiCULO 23. Documentos electr6nicos Las instituciones de1 SNA deberân aplicar el Sistema de Gestiôn de Documentos Electrônicos aprobado por la Junta de Coordinaciôn Técnica de1 AGN. Entretanto, 1os planes archivisticos se ajustarân a 1os siguientes criterios: Son documentos electrônicos o documento-e que requieren tratamiento archivistico, aquéllos que: a) tienen valor contable (facturas electrônicas o facturas-e). b) contienen firma electrônica y valor juridico (convenios, contratos, entre otros). c) bases de datos, informes y otros que se consideren de valor trascendente en su formato electrônico (censos, entre otros). Se prepararân 1as tablas de retenciôn de documentos, discriminando por medio de la evaluaciôn archivistica 1os que se deben conservar. 3- lmplementar 1as técnicas de conservaciôn de 1os documentos electrônicos adecuadas para contrarrestar la posible pérdida de informaciôn, ya sea por el deterioro de 1os soportes como de 1os softwares, mediante la programaciôn de 1as migraciones de 1os datos y otras medidas de seguridad que permitan el acceso continuo a 1os mismos. ARTiCULO 24. Normas de descripci6n En 1os diferentes niveles de descripciôn, fondos, subfondos, series, unidades documentales compuestas y simples, se aplican 1os procedimientos previstos en 1as normas siguientes: Norma Dominicana de Descripciôn Archivistica. Norma lnternacional General de Descripciôn Archivistica ISAG (G). Norma lnternacional sobre 1os Registros de Autoridad de Archivos Relativos a lnstituciones, Personas y Familias (ISSAR-CPF). Norma lnternacional para Describir lnstituciones que Custodian Fondos de Archivos (ISDIAH). ARTiCULO 25. Archivos regionales Los archivos regionales son ôrganos encargados de dirigir y coordinar la funciôn archivistica a niveles distrital, municipal y provincial, 1os cuales aplican 1% politicas y normas trazadas por el AGN. Poseen autonomia administrativa y dependencia técnica, financiera y normativa de1 AGN. PiRIU FO: La implementaciôn de 1os archivos regionales estâ determinada por la divisiôn geogrâfica administrativa vigente, de acuerdo con 1os criterios siguientes: Ubicaciôn y nivel de accesibilidad. Densidad poblacional. lmportancia social, econômicao educativa, politica e histôrica de la provincia donde funcionarâ. Estructura fisica con 1as condiciones técnicas requeridas. ARTiCIJLO 26. Fundones de los archivos regionales Ademâs de 1as consignadas en la Ley General de Archivos, 1os archivos regionales tienen 1as siguientes funciones: 1. Ejecutar la politica archivistica de1 SNA, en la regiôn con-espondiente. Presentar informes periôdicos al AGN de la situaciôn y funcionamiento de 1os archivos incorporados al SNA en la regiôn. Organizar eventos para la divulgaciôn de1 acervo documental de la regiôn. Gestionar a través de1 AGN la declaratoria de utilidad pflblica de 1os fondos documentales privados, de valor histôrico y cultural. Recibir 1as propuestas de eliminaciôn de documentos procedentes de 1as Comisiones de Evaluaciôn lnstitucionales, para ser remitidas al Director General de1 AGN. ARTiCULO 27. Requisitos para Director y Subdirector de los archivos regionales Para ser Director y Subdirector de un Archivo Regional se requiere: l . Ser dominicano de nacimiento o haber adquirido la nacionalidad. 2. Estar en pleno ejercicio de 1os derechos civiles y politicos. 3. No haber sido condenado a penas aflictivas e infamantes, mediante sentencia que haya adquirido la autoridad de la cosa in-evocablemente juzgada. 4. Ser un profesional de reconocida capacidad y experiencia técnica en el ârea de la investigaciôn histôrica, archivistica u otra afin, durante al menos cinco (5) afios. No tener relaciôn de parentesco por consanguinidad hasta el tercer grado o de afinidad hasta el segundo grado inclusive, con el Presidente de la Repflblica, el Vicepresidente, el Ministro de Cultura o cualquier Miembro de1 Consejo Directivo. ARTiCULO 28. Funciones del Diredor y Subdirector de los archivos regionales E1 director de1 archivo regional tiene 1as funciones siguientes: Ejecutar la politica archivistica de1 SNA, en la regiôn con-espondiente. Someter al AGN el presupuesto anual para su aprobaciôn. Presentar informes periôdicos al AGN de la situaciôn y funcionamiento de 1os archivos pflblicos y 1os privados de la regiôn, incorporados al SNA. 4. Elaborar 1os planes operativos para el desarrollo y el funcionamiento de 1os archivos bajo su direcciôn, 1os cuales deberân ser sometidos a consideraciôn de1 Consejo Directivo via la Direcciôn General de1 AGN. lnformar a la Direcciôn General de1 AGN la necesidad de personal para el normal desempefio de1 Archivo, pudiendo recomendar candidatos para llenar 1as plazas disponibles. Representar al Director de1 AGN, en actividades relativas a sus funciones, en caso de ser requerido. Expedir certificaciones de 1os documentos bajo su custodia. PiRIU FO: E1 Subdirector de1 Archivo Regional ejercerâ interinamente la representaciôn de1 Director, en caso de ausencia temporal de éste, con todas 1% atribuciones que le confiere el presente Reglamento o cualquier otra asignada por dicho titular. ARTiCULO 29. Comisi6n de Evaluaci6n y Acceso de Fondos Documentales de los archivos regionales Esta Comisiôn tendrâ 1as funciones siguientes: l . Aprobar 1as propuestas de tablas de retenciôn de 1os archivos bajo su jurisdicciôn, lo que debe informar a la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales de1 AGN. Remitir al Director General de1 AGN 1as propuestas de eliminaciôn de documentos que reciba de la Comisiôn de Evaluaciôn lnstitucional de cada entidad. Conocer la gestiôn de declaratoria de utilidad pflblica de archivos privados con valor histôrico iniciada por 1os archivos regionales, para su trâmite a la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales de1 AGN. 4. Otras no atribuidas por la Ley General de Archivos a la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales de1 AGN. ARTiCULO 30. Incorpomci6n de archivos privados al SNA La incorporaciôn de 1os archivos privados al SNA se hace de la forma siguiente: l . E1 representante de1 archivo interesado solicita por escrito al Director General de1 AGN su incorporaciôn al SNA. La solicitud debe contener una descripciôn somera de 1as principales caracteristicas de1 archivo, en cuanto a condiciones fisicas y ambientales, inventario de la documentaciôn, instrumentos de consulta y normas empleadas, personal disponible y formaciôn de1 mismo. E1 Director de1 AGN designarâ una comisiôn que rendirâ un informe de la situaciôn de1 archivo de que se trate. La misma estarâ integrada por el Director de1 Departamento de1 Sistema Nacional de Archivos e lnspectoria, el Encargado de la Unidad de Admisiones y un Técnico de1 Departamento de Conservaciôn. La prioridad para la incorporaciôn de 1os archivos privados al SNA estarâ determinada por 1os valores cientifico, cultural e histôrico de la documentaciôn y el estado de conservaciôn de la misma. Agotadas 1as gestiones relativas a la incorporaciôn, la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales emitirâ una resoluciôn para acoger o rechazar la peticiôn. Los archivos privados incorporados al SNA serân inscritos en la Secciôn de Archivos Privados de1 Registro Nacional de Archivos, bajo la direcciôn de1 AGN, sin perder su carâcter privado. PiRIGFO: E1 Consejo Directivo de1 AGN propondrâ al Poder Ejecutivo un régimen de estimulos no pecuniarios para 1os archivos privados incorporados al SNA, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgaciôn, pasantias, fondos concursables para proyectos archivisticos, programas de becas y otros. ARTiCULO 31. Supenrisi6n de archivos privados E1 Estado dominicano a través de1 AGN ejerce la supervisiôn para la preservaciôn sobre 1os documentos, en posesiôn de personas naturales o juridicas privadas, declarados de interés cultural y o histôrico, en todos 1os archivos incorporados al SNA. ARTiCULO 32. Registros del SNA Los archivos de1 SNA utilizarân 1os registros demandados por 1os distintos departamentos y âreas, para el desempefio de 1% funciones archivisticas. PiRIIAFO. Los libros registros de1 SNA serân inicializados el primer dia laborable de enero de cada afio y clausurados el flltimo dia laborable de diciembre de1 mismo afio. En cada libro, se consignarâ su uso y la cantidad de folios que contienen. CAPiTULO III ORGANOS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ARTiCULO 33. ôrganos creados por ley Los ôrganos de1 SNA creados por 1ey son 1os siguientes: l . 2. 3. 4. 5. Archivo General de la Naciôn. Consejo Directivo de1 AGN. Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales. Junta de Coordinaciôn Técnica de1 AGN. Archivos regionales. ARTiCULO 34. Estructura del AGN La estructura organizativa de1 Archivo General de la Naciôn es la siguiente: Direcciôn General. Subdirecciôn General. 3. 4. 5. 6. 7. Director Ejecutivo. Secretaria General. Departamento de Recursos Humanos. Departamento Administrativo y Financiero. Departamento de1 Sistema Nacional de Archivos e lnspectoria. 8. Departamento de lnvestigaciôn y Divulgaciôn. 9. Departamento de Materiales Especiales. l0. Departamento de Conservaciôn y Servicios Técnicos. l 1. Departamento de Descripciôn. l2. Departamento de Referencias. l3. Departamento de Hemeroteca y Biblioteca. PiRIIAFO 1: La estructura de1 Consejo Directivo de1 AGN, de 1os archivos regionales, de la Junta de Coordinaciôn Técnica de1 AGN, de la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales, estâ definida en la Ley General de Archivos, en sus articulos l9, 35, 48 y 5l, respectivamente. PiRRAFO II: E1 Director General mediante el Estatuto Orgânico definirâ 1% funciones de cada departamento y âreas contemplados en la estructura general de1 AGN. ARTiCULO 35. Resoluciones del Director del AGN Los actos de1 Director General de1 AGN expedidos en el ejercicio de sus funciones se denominan Resoluciones. Son de cumplimiento obligatorio en todas 1as instituciones e instancias, que conforman el SNA, y se asientan en un registro bajo custodia de la Secretaria General. ARTiCULO 36. Funciones del AGN Ademâs de 1as establecidas en la Ley, constituyen funciones de1 AGN: 1. Promover la organizaciôn y el fortalecimiento de 1os archivos a niveles nacional, regional y municipal para garantizar la eficacia de la gestiôn de1 Estado y la conservaciôn de1 patrimonio documental de la Naciôn. Respaldar 1os archivos privados que presten servicios pflblicos y aquellos que revistan especial importancia cultural o histôrica. Promover la investigaciôn, en base a la informaciôn contenida en 1os distintos archivos. Garantizar el uso y la consulta de 1os archivos para 1as decisiones de la gestiôn administrativa. Publicar y difundir obras de interés archivistico, histôrico y cultural. Llevar un registro de archivo de personas naturales o juridicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos con valor histôrico o cultural. Contratar personas naturales o juridicas, con 1as condiciones requeridas, para realizar 1as actividades de acopio, organizaciôn, conservaciôn y custodia de fondos documentales, o cualquier otra actividad requerida en su funcionamiento. Regular 1as actividades referentes al manejo de fondos documentales producidos por 1as entidades privadas integradas al SNA. 9. Codificar 1os archivos centrales, histôricos y regionales de1 SNA. l0. Organizar, cada dos afios, un encuentro nacional de archivos, y periôdicamente congresos, seminarios, talleres y cursos de formaciôn, adualizaciôn e intercambios de experiencias en materia archivistica a distintos niveles. ARTiCULO 37. Ados del Consejo Directivo del AGN Los actos administrativos de1 Consejo Directivo de1 AGN se denominan Resoluciones y, al igual que 1as actas de sus reuniones, son suscritas por su Presidente y el Secretario y asentadas en un registro bajo custodia de la Secretaria General. ARTiCULO 38. Funciones del Departamento del Sistema Nacional de Archivos e Inspectoria E1 Departamento de1 Sistema Nacional de Archivos e lnspectoria tendrâ a su cargo 1as siguientes funciones: l . Vigilar en buen funcionamiento de1 Sistema Nacional de Archivos de la Repflblica Dominicana. Planificar 1as actuaciones de politica archivisticao relacionadas con la gestiôn de 1os documentos de 1os organismos de1 SNA. 3. Coordinar la red de archivos integrados en el sistema. 4. Elaborar y difundir la normativa archivistica aplicada a 1os organismos de1 SNA. 5. lnspeccionar el funcionamiento de 1os archivos de1 SNA. 6. Actualizar el censo de1 patrimonio documental dominicano, 1% estadisticas, el directorio de archivos y realizar cualquier otro programa para el mejoramiento de1 SNA. Elaborar 1os instrumentos de control de 1os procesos archivisticos. Asignar 1os côdigos con-espondientes a organismos de1 SNA. ARTiCULO 39. Asiento de la Comisi6n de Evaluaci6n y Acceso de Fondos Docum entes La Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentes tendrâ su asiento en el AGN y sus funciones administrativas estarân adscritas a la Secretaria General. ARTiCULO 40. Funci6n de la Junta de Coordinaci6n Técnica Ademâs de 1% funciones contenidas en la Ley General de Archivos, la Junta de Coordinaciôn Técnica establecerâ 1as normas para la gestiôn de 1os documentos electrônicos. CAPiTIJLO Iv CONSERVACION DE DOCUMENTOS ARTiCULO 41. Consenraci6n preventiva Los archivos de1 SNA deben implementar programas de conservaciôn preventiva para asegurar la integridad de 1os documentos desde su creaciôn hasta su disposiciôn final. E1 AGN establecerâ 1os criterios para implementar procedimientos de conservaciôn y preservaciôn de 1os documentos. Las instituciones de1 SNA deberân presentar informes anuales de la ejecuciôn de 1os planes de conservaciôn preventiva. PiRIIAFO 1: Se entiende por conservaciôn preventiva el conjunto de acciones tendentes a garantizar la preservaciôn de1 patrimonio documental, mediante programas para lograr condiciones ambientales adecuadas, procedimientos de manejo, almacenamiento, exhibiciôn y traslado de 1os documentos. Para la conservaciôn preventiva de 1os documentos se deben ejecutar 1as acciones siguientes: 3. 4. 5. Limpiar adecuadamente 1as instalaciones, estanterias y unidades de conservaciôn. Monitorear y controlar 1os factores ambientales de 1os depôsitos (temperatura, humedad relativao iluminaciôn y ventilaciôn). Realizar diagnôstico de1 estado de conservaciôn de 1os documentos. Establecer planes de prevenciôn y respuestas ante desastres. Elaborar planes de control integral de plagas, con productos permitidos que no dafien ni el ambiente ni 1os documentos. Establecer procedimientos para el manejo, almacenamiento, exhibiciôn y traslado de 1os documentos. PiRRAFO II: Los documentos custodiados por 1os archivos se deben resguardar de la humedad, altas temperaturas, la intemperie, estar colocados en lugares adecuados y separados de objetos ajenos a 1os mismos. ARTiCULO 42. Documentos en soportes especiales Los archivos histôricos, por motivo de conservaciôn, deben crear 1as secciones facticias que se requieran, a fin de preservar fotografias, diapositivas, lâminas, dibujos, mapas, planos y otros materiales cuyo soporte o formato requieran de un cuidado particular. Se colocarâ un testigo o ficha, en el lugar de origen con-espondiente, que remita a la unidad de instalaciôn de la secciôn creada para su conservaciôn y viceversa. PiRIIAFO: Los archivos centrales al hacer sus relaciones de entrega deberân indicar en la columna que corresponda cuâles expedientes transferidos contienen materiales en soportes especiales. ARTiCULO 43. Restaumci6n de documentos La restauraciôn se refiere al conjunto de intervenciones de carâcter facultativo aplicadas al documento original o equivalente al mismo, destinadas a restablecer su aspecto formal y estético para facilitar su lectura y comprensiôn, segfm el principio de minima intervenciôn, de acuerdo con la naturaleza y el estado de conservaciôn de1 soporte, conforme con 1as normas de restauraciôn y 1os servicios existentes en el pais. PiRIU FO 1: Los métodos aplicados en la restauraciôn de documentos deben ser aprobados por la Junta de Coordinaciôn Técnica de1 SNA y supervisados periôdicamente por 1os inspectores de1 SNA. PiRRAFO II: Cualquier proceso de restauraciôn debe tener como principio la reversibilidad de 1os métodos utilizados, de modo que no cause un dafio mayor al documento en el largo plazo. ARTiCULO 44. Digitalizaci6n y microfilmaci6n de documentos La digitalizaciôn y la microfilmaciôn son medios de preservaciôn y difusiôn de 1os fondos documentales. Estos procesos técnicos estân sujetos a 1os instructivos internos de 1os archivos integrantes de1 SNA, una vez hayan sido homologados por el AGN. Los métodos utilizados para la reproducciôn digital o en microfilm, de documentos antiguos, deben garantizar su integridad. PiRIU FO: La documentaciôn en su soporte original considerada de valor permanente se debe mantener en dicho soporte, aunque se reproduzca dicha informaciôn por otros medios de almacenamiento. En ningfm caso, 1os originales se deben destruir, pues siempre pertenecen al patrimonio documental de la naciôn. ARTiCULO 45. Edificio de archivo Los edificios de archivos deben cumplir 1as condiciones técnicas establecidas por el AGN y 1as normas internacionales sobre la materia. Para ta1 propôsito el Director General establecerâ una normativa, de acuerdo con el Consejo Directivo y se integrarâ una comisiôn mixta con 1as autoridades de1 Ministerio de Obras Pflblicas y Comunicaciones (SEOPC), aprobada por la Junta de Coordinaciôn Técnica. Entre 1os criterios técnicos para 1as edificaciones de archivos se encuentran: l . 2. 3. 4. Funcionalidad archivistica y calidad arquitectônica. Separar 1os depôsitos de 1as âreas técnicas y de servicios. Destinar el sesenta por ciento de1 edificio de archivo para depôsitos de documentos. Garantizar el desplazamiento y la seguridad de1 personal, asi como la adecuada manipulaciôn de la documentaciôn. Garantizar 1% condiciones ambientales adecuadas para la conservaciôn de 1os documentos. Poseer elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de 1os acervos documentales. ARTiCULO 46. Dep6sitos de archivo Los responsables de 1os archivos de1 SNA deben garantizar 1os espacios y 1as instalaciones necesarias para su mejor funcionamiento, de acuerdo con 1os criterios establecidos para 1os edificios de archivos. PiRIIAFO: Las instituciones de1 SNA podrân establecer depôsitos intermedios fuera de su instalaciôn principal, donde transferirân la documentaciôn pendiente de tratamiento archivistico, o en casos de emergencia, conforme al presente Reglamento. ARTiCULO 47. Mobiliario de archivo E1 disefio de1 mobiliario de archivo estâ sujeto a 1as condiciones propias de 1os documentos, de acuerdo con su naturaleza: dimensiones, volumen y peso. Debe contar con 1as caracteristicas de resistencia, solidez estructural, recubrimiento, aislamiento, seguridad, distribuciôn para garantizar la correcta manipulaciôn y adecuada conservaciôn, acorde con 1as medidas consignadas en este Reglamento y en 1% resoluciones e instructivos al respecto emitidos por el AGN. ARTiCULO 48. Archivo de Seguridad Las instituciones de1 SNA crearân archivos de seguridad, dotados de condiciones ambientales especiales y protecciôn para la conservaciôn de 1os soportes, y, en lo posible, se deben ubicar en lugar diferente de aquél donde se conservan 1os documentos originales. Estas condiciones son establecidas mediante resoluciôn emitida por el Director General de1 AGN. Los archivos de seguridad estân integrados por: l . Las primeras copias de todas 1as reproducciones realizadas en ejecuciôn de 1os programas de1 archivo con-espondiente. Las primeras copias de 1as reproducciones realizadas a solicitud de 1os usuarios. Cualesquiera otras que 1es sean remitidas para su custodia. PiRIU FO: Los archivos de seguridad no se pueden utilizar para consulta pflblica; se restringe su utilizaciôn para la emisiôn de nuevas copias. CAPiTULO V ACCESO Y CO NSULTA DE LO S DOCUM ENTOS ARTiCULO 49. Acceso a los documentos Los titulares de archivos de1 SNA son responsables de garantizar el acceso de 1os ciudadanos a 1os documentos bajo su custodia, conforme a la Ley General de Archivos, la Ley de Libre Acceso a la lnformaciôn Pflblica y cualquier otra disposiciôn legal especifica. La Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales definirâ 1os plazos de acceso a 1os documentos restringidos, de acuerdo con lo establecido por la Ley No.48l-08, en sus Articulos 56 y 57. ARTiCULO 50. Instructivos de senricios Los archivos centrales e histôricos de1 SNA deben elaborar y hacer cumplir sus instructivos de usuarios y servicios, 1os cuales se colocan en un lugar visible y deben ser cumplidos estrictamente por 1os usuarios. Toda peticiôn de servicio se debe realizar siguiendo 1os procedimientos establecidos en cada instructivo. ARTiCULO 51. Consulta de documentos La consulta de documentos en 1os archivos de1 SNA se realiza en espacios habilitados y por 1os medios disponibles al efecto. Los usuarios deben cumplir estrictamente con 1as normas de consulta. ARTiCULO 52. Reproducci6n y certificaci6n de documentos Los archivos de1 SNA podrân tener servicios de reproducciôn de documentos (fotocopias, microfilm, fotografia digital) y expedir certificaciones de informaciones contenidas en 1os documentos custodiados. PARRXFO: Las solicitudes de certificaciôn se harân mediante el formulario SNA-F009, de1 anexo, y su expediciôn se registrarâ en el libro convspondiente. ARTiCULO 53. Reproducci6n por causa de consenraci6n Los documentos que presenten deterioro fisico, que impida su uso directo, serân reproducidos mediante un sistema que no acelere su deterioro, permitiendo asi el acceso a 1as reproducciones y a la conservaciôn de 1os originales. CAPiTULO VI INGRESO Y SALIDA DE DOCUM ENTO S ARTiCULO 54. Ingreso de documentos E1 ingreso de documentos en 1os archivos histôricos de1 SNA se realizarâ utilizando 1os controles administrativos que garanticen su acceso y conservaciôn. Las formas de ingreso de documentos son 1as siguientes'. l . Transferencias regulares. 2. Donaciôn o legado. 3. Compra. 4. Expropiaciôn. 5. Comodato. ARTiCULO 55. Transferencias regulares Esta forma de ingreso de documentos se consigna en 1os Articulos 14 y 21 de1 presente Reglamento, relativo al Archivo Central y al de Gestiôn, respectivamente. La Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales definirâ el calendario de transferencia hacia el AGN y 1os archivos regionales. ARTiCULO 56. Donaci6n de documentos La donaciôn de documentos es una de 1as formas de ingreso a 1os archivos, mediante la cual una persona fisica o moral entrega de manera gratuita y definitiva documentos a una instituciôn archivistica para su custodia y o difusiôn. E1 procedimiento para la donaciôn de documentos es el siguiente: l . E1 donante expresa por escrito su voluntad de donar 1os documentos al archivo receptor. Se adjunta un inventario somero de la documentaciôn, en el cual se especifica tipo documental, contenido y fechas extremas. E1 archivo receptor crea una comisiôn para evaluar la documentaciôn y rendir un informe a la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales. Una vez decidido el ingreso de 1os documentos, el archivo receptor procede a dar entrada a 1os mismos en el Libro de lngreso, bajo el control de la Unidad de Admisiôn. A este fin, se utilizarâ el Acta de Donaciôn SNA-FOIO, de1 anexo. Concluido el proceso de1 ingreso de la donaciôn, se designarâ con el nombre acordado entre 1os donantes y el receptor. ARTiCULO 57. Recepci6n de publicaciones Las publicaciones oficiales, como la Gaceta Oficial, 1os boletines de 1as câmaras legislativas y de 1os ministerios se deben remitir a la Hemeroteca de1 AGN. PiRIIAFO: E1 plazo para que 1os editores nacionales depositen sus publicaciones en la Biblioteca de1 AGN es de treinta (30) dias o un mes, a partir de la fecha de la ediciôn de 1as mismas. ARTiCULO 58. Compra de documentos La compra de documentos se harâ conforme a un estudio y a una valoraciôn previa, con la aprobaciôn de la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales, la cual autorizarâ al Director General de1 AGN para su ejecuciôn. La compra se harâ de acuerdo con 1as normas establecidas por 1as leyes vigentes sobre la materia. ARTiCULO 59. Expropiaci6n de documentos E1 ingreso de documentos por expropiaciôn se realizarâ cuando el AGN se entere, por cualquier medio, de que un archivo privado de valor histôrico se encuentre en condiciones de riesgo, que impliquen destrucciôn, pérdida o deterioro total o parcial de 1os documentos. En ta1 caso, se designarâ una Comisiôn que se encargue de hacer 1as comprobaciones de1 estado de conservaciôn de 1os documentos. PiRIU FO: E1 Director General de1 AGN orientarâ al propietario de1 archivo a tomar 1as medidas necesarias de conservaciôn y organizaciôn de la documentaciôn, para lo cual el propietario podrâ contar con la asesoria de1 AGN. En caso de que no obtempere, se procederâ a la adquisiciôn por compra, donaciôn o expropiaciôn de dicho acervo documental. La expropiaciôn realizada se anotarâ en un registro que estarâ bajo el control de la Unidad de Admisiôn de1 archivo correspondiente. ARTiCULO 60. El comodato E1 comodato es un contrato por el cual una persona fisica o moral entrega gratuitamente documentos a un archivo de1 SNA para su custodia y difusiôn, con la especificaciôn de la accesibilidad y el plazo de devoluciôn de 1os mismos. Esta forma de ingreso de documentos se efectfla de la siguiente manera: E1 archivo receptor debe informar a la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales la propuesta de suscribir un convenio de comodato, para que ésta emita su opiniôn. La Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales procede a evaluar 1os documentos objeto de1 contrato. En caso de opiniôn favorable, la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales autoriza la elaboraciôn de1 contrato, por parte de1 archivo receptor. 4. E1 archivo receptor lleva un registro de 1os documentos recibidos, en el cual se hace constar 1as condiciones de acceso y la fecha de devoluciôn acordada en el convenio. ARTiCULO 61. Salida de documentos Para la salida temporal de documentos histôricos o administrativos, se debe seguir el procedimiento siguiente: La entidad o persona fisica interesada solicitarâ por escrito al titular de1 archivo correspondiente el préstamo de 1os documentos de su interés. E1 archivo con-espondiente tramitarâ la solicitud al Director General de1 AGN. Aprobada la solicitud, en caso de documentos histôricos, se procederâ a la tasaciôn de 1os mismos, por personal calificado para tales fines. E1 solicitante, de ser requerido por el AGN, deberâ contratar una pôliza proporcional al valor estipulado en la tasaciôn, que asegure la documentaciôn durante su permanencia fuera de1 archivo. E1 Director General de1 AGN autorizarâ por escrito la salida de 1os documentos. Los gastos de embalaje y transporte corren a cargo de1 solicitante y éstos se deben realizar por una empresa especializada o por el personal de archivo, que garantice que 1os documentos estén debidamente protegidos. Los documentos serân retirados por personal debidamente acreditado, mediante carta de entrega suscrita por el encargado de1 archivo y la parte solicitante. La entidad prestataria harâ una copia de seguridad de 1os documentos solicitados, cuyo costo asumirâ el solicitante. 8. Si 1os documentos objeto de préstamo estân destinados a ser exhibidos, 1as condiciones de su exposiciôn deberâ ser aprobadas previamente por el AGN. Los préstamos de documentos se asentarân en un registro bajo custodia de1 Departamento o ârea de Referencia de1 Archivo con-espondiente. PiRIU FO 1: Los préstamos internos de documentos estarân sujetos a 1os instructivos elaborados para tales fines, conforme al formulario SNA-FOI l de1 anexo y al Libro Registro correspondiente. PiRRAFO II: La solicitud de préstamos externos de documentos se cursarâ por ante el Director General de1 AGN, quien la someterâ a la Comisiôn de Evaluaciôn y Acceso de Fondos Documentales para su conocimiento. A tales fines, se utilizarâ el formulario SNA- F0l2, de1 anexo. PiRRAFO 111: La salida definitiva de documentos de 1os archivos de1 SNA se realizarâ por transferencia o eliminaciôn. Ambas formas estân consignadas en 1os Articulos l2, l3, 14 y 20 de1 presente Reglamento. CAPiTIJLO vII RtGIMEN DE PERSONAL ARTiCULO 62. Deberes del personal de archivo Los servidores pflblicos de1 SNA estarân sometidos al régimen legal vigente y deberân cumplir 1os requisitos exigidos de acuerdo con la naturaleza de1 cargo y 1as funciones propias de1 trabajo a desarrollar en cada archivo. PiRIIAFO: La conducta de 1os archiveros debe responder a 1os côdigos de ética profesionales definidos por 1as instituciones, el SNA y por 1as asociaciones profesionales de1 ramo. ARTiCULO 63. Categorizaci6n del personal E1 personal de archivo se clasificarâ en técnico y administrativo. Es personal técnico el que tiene a su cargo la aplicaciôn de 1os principios y 1as tareas archivisticas que hacen efectiva la gestiôn documental y administrativo, el que sirve de apoyo al buen funcionamiento de 1os archivos. PiRIIAFO: E1 personal técnico y administrativo serâ clasificado en categorias ocupacionales, de acuerdo con la definiciôn de puestos y funciones establecidos de comfm acuerdo por el AGN y el Ministerio de Administraciôn Pflblica. ARTiCULO 64. Formaci6n del personal E1 AGN propiciarâ acuerdos con el Ministerio de Administraciôn Pflblica y otros organismos de1 Estado para impulsar programas de formaciôn en archivistica al personal de 1os archivos de1 SNA; asi como programas de capacitaciôn desan-ollados por si mismo o en asociaciôn con otras instituciones educativas. PiRIU FO: La Junta de Coordinaciôn Técnica podrâ hacer propuestas para el desarrollo de programas de formaciôn profesional a nivel universitario, a través de la SEECYT o recomelldar Programas ya existelltes. ARTiCULO 65. Responsabilidad al término de funciones Los servidores pflblicos responsables de 1os archivos, al cesar sus funciones, entregarân 1os mismos al nuevo titular, debidamente inventariados, conforme con 1as normas y 1os procedimientos que establezca el AGN, sin que implique exoneraciôn de responsabilidad en caso de in-egularidades. CAPITULO VIII DE LAS INFM CCIONES Y SANCIONES ARTiCIJLO 66. De la inspectoria E1 Departamento de1 Sistema Nacional de Archivos e lnspectoria realizarâ inspecciones periôdicas para garantizar la conservaciôn e integridad de1 patrimonio documental y rendirâ 1os informes y 1as recomendaciones que sean necesarios. Establecerâ plazos para corregir 1as in-egularidades y 1% violaciones a la Ley General de Archivos y el presente Reglamento. ARTiCULO 67. Procedimiento ante violaciones Las in-egularidades y violaciones que afecten el patrimonio documental y 1os demâs bienes de1 SNA serân objeto de 1as sanciones previstas en 1as leyes. A este fin, el Departamento de1 Sistema Nacional de Archivos e lnspectoria procederâ de la forma siguiente: l . Realizarâ la investigaciôn con-espondiente, que incluirâ inten-ogatorios, fotografias, videos y cualquier otro elemento de prueba necesario para tipificar la infracciôn. Levantarâ Acta de lnfracciôn, conforme al formulario SNA-FO l3, de1 anexo. CAPiTIJLO IX DISPO SICIONES FINALES Y TM NSITORIA S ARTiCULO 68. Alcance de las resoluciones del AGN Las resoluciones de carâcter técnico-administrativo, dictadas por el Director General de1 AGN, tienen la fuerza de aplicabilidad juridica complementaria, tanto de la Ley General de Archivos No. 481-08, de1 l l de diciembre de 2008, como de1 presente Reglamento. ARTiCULO 69. Obligatoriedad del Reglamento Este Reglamento es de carâcter obligatorio y por tanto deroga toda disposiciôn de igual jerarquia que le sea contraria y entrarâ en vigencia al dia siguiente de1 decreto contentivo de1 mismo. A partir de la promulgaciôn de1 presente Reglamento, 1as instituciones pflblicas tendrân un plazo de dos (2) afios para su implementaciôn, y 1as privadas incorporadas al SNA, dispondrân de tres (3) afios. ARTiCULO 70. Expurgos y transferencias en curso Las instituciones que conservan grandes volflmenes de documentos y que no hayan realizado la evaluaciôn con-espondiente deberân iniciar la misma, identificando 1as series que cumplen con 1os requisitos minimos de la 1ey para su conservaciôn permanente. éstas serân transferidas de acuerdo con el calendario establecido. Las demâs series de documentos podrân ser sometidas en propuestas de expurgo a 1as instancias institucionales y de1 SNA competentes. ARTiCULO 71. Suspensi6n tempoml de tmnsferencias Dada la disponibilidad limitada de espacio en 1os depôsitos de1 AGN, quedan suspendidas 1as transferencias, salvo aquéllas autorizadas por la Direcciôn General de1 AGN. ésta avisarâ mediante Resoluciôn el reinicio de 1as transferencias regulares. ARTiCULO 72. Anexos del Reglamento Los anexos que siguen forman parte de1 presente Reglamento, cuyo contenido presentamos a continuaciôn: SNA-FOOI: Formulario para Repertorio de Series SNA-F002: Formulario para Descripciôn Archivistica SNA- F003: Formulario para ldentificaciôn y Valoraciôn SNA-F004: Formulario para Tabla de Retenciôn SNA-F005: Formulario de Acta de Eliminaciôn SNA-F006: Formulario para Transferencias al Archivo Histôrico SNA-F007: Formulario para Transferencias al Archivo Central SNA-F008: Formulario para Ia Descripciön de Fondos y Colecciones SNA-F009: Formulario para Solicitud de Certificaciôn SNA-FOIO: Formulario de Acta de Donaciôn SNA-FOII: Formulario para Solicitud para Préstamo lnterno SNA-F012: Formulario para Solicitud de Préstamo Externo SNA-F013: Formulario de Acta de lnfracciôn ANEXO S ARCHIVO GENEIU L DE LA NACICG FO RM ULARIO PAIG REPERTORIO DE SERIES SNA-FOOI Nom bre serie docum ental No. de Fecha registro Fecha de salida Fecha de Aûos de general Signaturas por salida por Observaciones ingreso de transferencia eliminaciôn entrada INSTRUCTIVO l . Se consignarâ el titulo de la serie. 2. Se sefialarâ el sujeto productor y la oficina productora. 3. Se asignarân 1os afios de la serie. 4. Se especificarâ la fecha en que se recibiô la serie. 5. Se consignarâ el nflmero de entrada que tiene la serie en el Libro de Registro General de Entrada. 6. Se asignarâ la signatura topogrâfica de la serie para su ubicaciôn en el estante. 7. Se anotarâ la fecha en que se realiza la transferencia. 8. En caso de eliminaciôn se especificarâ la fecha en que se realiza. 9. Observaciones. ARCHIV O G ENEM L DE LA NACION FORMULARIO PAIG DESCRIPCION ARCHIW STICA SNA-F002 l iREA DE IDENTIFICACION 1. l Côdigo de referencia: DO AGN l.2 Titulo: l.3 Fechas extremas: l.4 Nivel de descripciôn: En Unidad de lnstalaciôn Serie) En Unidad documental compuesta (Expediente) Unidad documental simple (Documento) l .5 Volumen: 2 iREA DE CONTEXTO 2. l Nombre de1 productor. 3. iREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTUM 3. l Alcance y contenido: 4 iREA DE CONDICIONES DE ACCESO 4. l Caracteristicas fisicas 4. 1. l Estado de conservaciôn: B R M 4. l.2 ldioma: 4. l.3 Letra 4. l .4 Software 4. l .5 Hardware 5. iREA DE DOCUMENTACION ASOCIADA 5. l Unidades de descripciôn relacionadas 6. iREA DE PUNTOS DE ACCESO 6. l Descriptores onomâsticos: 6.2 Descriptores de materia 6.3 Descriptores geogrâficos 6.4 Descriptores institucionales: 7. iREA DE NOTAS 7.l èlotas: 8. iREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCION 8. l Descripciôn realizada por: 8.2 Fecha de la descripciôn INSTRUCTIVO La descripciôn archivistica en sus diferentes niveles estâ fundamentada en la Norma Dominicana de Descripciôn Archivistica, en 1os diferentes instructivos con-espondientes y en la Norma lnternacional General de Descripciôn Archivistica ISAD (G), persigue varios propôsitos: l . Garantizar descripciones consistentes y apropiadas. Facilitar la recuperaciôn y el intercambio de informaciôn e integrar la descripciôn de diferentes archivos en un sistema unificado de informaciôn. lnterconectar 1os distintos niveles de descripciôn sin repetir informaciôn. La unidad fundamental de descripciôn es el fondo o conjunto de documentos, orgânicamente creados y o recibidos, por una instituciôn, un particular y una familia en el desarrollo de sus funciones, respetando el principio de origen y procedencia, sin tener en cuenta la forma o el soporte, usados. La descripciôn multinivel se sustenta en la norma ISAD (G). A través de la combinaciôn de sus 26 elementos se puede reconstruir la descripciôn de cualquier unidad documental, a cualquier nivel y la formaciôn de todos 1os instrumentos de descripciôn. La recuperaciôn de informaciôn se consigue por medio de la creaciôn de ttpuntos de acceso'' que deben reflejar el principio de procedencia. Las âreas en que se distribuyen 1os 26 elementos de descripciôn de la ISAD- (G) son: . XREA DE IDENTIFICACIUN XREA DE CONTEXTO . XREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA XREA DE ACCESO Y UTILIZACIUN . XREA DE DOCUMENTACIUN ASOCIADA . XREA DE PUNTOS DE ACCESO . XREA DE NOTAS . XREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIUN 1. iREA DE IDENTIFICACION: Se incluye informaciôn esencial para identificar la unidad de descripciôn. 1. l Côdigo de Referencia: Côdigo de1 pais que segfm la Norma 1SO 3166 es DO, mis el côdigo de1 archivo y el conjunto de letras y nflmeros con 1os que se identifica y localiza en el depôsito. N (nave) E (estante) A (anaquel) Signatura (expediente y legajo) Ejemplo: DO AGN FONDO N -E- A TOPOGRXFICO DO. . . . . . . . . . . . . . .côdigo de pais AGN. . . . . . . . . . . . .siglas de archivo N. . . . . . . . . . . . . . . .. Nflmero de depôsito E. . . . . . . . . . . . . . . .. .Nflmero de estante A. . . . . . . . . . . . . . . .. Nflmero de anaquel Signatura. . . . . . .Nflmero de legajo, de expediente, nflmero de inventario topogrâfico. l .2 Titulo: Denomina la unidad de descripciôn. Se refleja el titulo que representa a la serie documental. Consignar el titulo formal, asignarle un titulo conciso, de acuerdo con 1as reglas de descripciôn multinivel y 1as normas nacionales. En caso necesario, si el titulo formal es largo, éste se puede abreviar siempre que no se pierda informaciôn esencial. Cuando se utilice un titulo atribuido, se deberâ incluir en 1os niveles inferior y superior el nombre de1 productor. Se puede incluir, por ejemplo, el nombre de1 autor de1 documento', asi como un término que indique el tipo documental de la unidad de descripciôn y, en su caso, alguna expresiôn que refleje la funciôn, actividad, objeto, la ubicaciôn o el tema. Distinguir entre 1os titulos formales y 1os atribuidos, de acuerdo con 1as normas nacionales o idiomâticas. Ejemplo: Ayuntamiento Real de Bayaguana (Fondo) Alcaldia Municipal de Bayaguana (Secciôn) Expedientes de causas civiles (Serie) Ejemplos: Series documentales Expedientes de presupuestos ordinarios de1 Ayuntamiento de Santo Domingo. Expedientes de ventas de terrenos. Expedientes sobre venta de esclavos Expedientes sobre nombramientos de alcaldes. Actas de 1as audiencias de1 Tribunal de Primera lnstancia de Puerto Plata. l.3 Fechas: ldentificar y consignar 1% (s) fecha (s) de la unidad de descripciôn. Se cumplirâ tanto para series como para expedientes y se indica la fecha inicial y la flltima que abarca la documentaciôn que se describe. Para cada descripciôn, consignar, al menos, uno de 1os siguientes tipos de fechas, el mâs adecuado a la documentaciôn y al nivel de descripciôn. @ @ @ La (s) fecha (s) en la (s) que el productor acumulô 1os documentos en el ejercicio o desarrollo de su actividad. La (s) fecha (s) de producciôn de 1os documentos: Aqui se incluyen 1as fechas de 1as copias, ediciones o versiones, anexos u originales de 1% unidades documentales producidas con anterioridad a su acumulaciôn. Precisar el tipo de fecha utilizado. De acuerdo con 1as normas nacionales pueden emplearse e identificarse otras fechas. fechas la cual debe descripciôn