Resumen
La Contraloría General de la República auditó cuentas bancarias, activos fijos, compras y contrataciones, nóminas y pagos del Ministerio Administrativo de la Presidencia, con énfasis en el cumplimiento normativo y el control interno. Concluyó que las leyes aplicables y las políticas y procedimientos de control interno no proporcionaban seguridad razonable para lograr los objetivos examinados. Entre los hallazgos cuantificados consignó cheques entregados sin autorización por RD$97,313,737.96, retenciones de ISR no reportadas por RD$981,789.58 y compras fraccionadas por RD$642,167.00; además, evaluó el sistema de control interno como mediano, con 20.7% de requerimientos NOBACI pendientes de implantar.
Hallazgos (23)
A revisar Cheques entregados sin autorización de retiro
Bancos y caja · RD$97.3 millonesEl informe consigna 36 cheques entregados a personas jurídicas e iglesias sin carta de autorización firmada y sellada por la entidad beneficiaria. Esto supone un riesgo de pago a personas no autorizadas y un incumplimiento de los controles internos.
«Durante nuestra verificación de los cheques realizados a las cuentas de "personas jurídicas" e "iglesias" identificamos que existen cheques otorgados que suman RD$90,324,238.00 y RD$6,989,500.00 respectivamente, sobre los cuales la Institución no posee una carta de autorización firmada y sellada por el beneficiario (Entidad u Organización).»
Grave Retenciones de ISR de seguridad y especialísimo no reportadas
Impuestos y retenciones · RD$675,590La Contraloría observó retenciones de ISR descontadas en las nóminas de Seguridad y Especialísimo que no aparecían reportadas en la plataforma de la DGII, en incumplimiento del Código Tributario.
«Durante nuestra revisión de las nóminas del Ministerio Administrativo de la Presidencia identificamos que existe una inconsistencia ascendente a RD$675,589.58 por concepto de impuesto sobre la renta deducido a través de las Nóminas de Seguridad y Especialísimo el cual no se encuentra reportado a través de la plataforma de la DGII, siendo esto una violación al Art. 8 de la Ley no. 11-92, el cual in»
Grave Retenciones de ISR de contratados no reportadas
Impuestos y retenciones · RD$306,200El informe consigna una inconsistencia entre el ISR retenido a través de la nómina de contratados y lo reportado a la DGII. La observación se refiere a retenciones que no constaban como reportadas ante la administración tributaria.
«Durante nuestra revisión de las nóminas del Ministerio Administrativo de la Presidencia identificamos que existe una inconsistencia ascendente a RD$306,200.00 por concepto de impuesto retenido deducido a través de la nómina de contratados, el cual no se encuentra reportado a través de la plataforma de la DGII, siendo esto una violación al Art. 8 de la Ley no. 11-92, el cual indica que:»
A revisar Compras por comparación de precios sin ficha técnica
Compras y contrataciones · RD$50.3 millonesSe identificaron compras por comparación de precios que no tenían ficha técnica, documento utilizado para confirmar que la solicitud estaba incluida en el Plan Anual de Compras y Contrataciones. El informe lo considera un incumplimiento de los controles internos.
«Existen compras realizadas a través de la modalidad de comparación de precios por un monto total ascendente a RD$50,262,142, las cuales no poseen el formulario de ficha técnica, documento a través del cual la Dirección de Compras y Contrataciones confirma que la solicitud realizada se encuentra incluida en el Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC), matriz realizada en base al presupuesto ap»
A revisar Compra menor sin oficio de solicitud
Compras y contrataciones · RD$134,834La compra MAPRE-DAF-CM-2020-0064, adjudicada a E & C Multiservices, EIRL, no contenía el oficio de solicitud de compras que acredita la necesidad del bien o servicio.
«La compra no.MAPRE-DAF-CIVI-2020-0064 realizada al proveedor E & C Multiservices, EIRL bajo la modalidad de compras menores, por un monto ascendente a RD$134,834.00 no contiene el oficio de Solicitud de Compras, siendo este el documento que confirma la necesidad del bien o servicio por el área solicitante.»
Revisión con datos públicosLo que nombra este hallazgo:
A revisar Compras fuera del Plan Anual de Compras y Contrataciones
Compras y contrataciones · RD$111,737El anexo identifica dos compras menores que no estaban contempladas en el PACC, por un total de RD$111,737.00. Esto limita el control de la planificación de las adquisiciones.
«Compras que no se encuentran contempladas en el Plan Anual de Compras y Contrataciones.»
A revisar Fraccionamiento de compras que exceden los umbrales
Fraccionamiento de compras · RD$642,167El informe observó compras del mismo rubro comercial, realizadas en un mismo trimestre, que excedieron los umbrales determinados para las compras por debajo del umbral. Consigna incumplimiento del artículo 59 del reglamento de aplicación de la Ley 340-06.
«Durante nuestra verificación de las compras trimestrales del MAPRE, identificamos que durante el periodo 2020-2021 existen compras fraccionadas en los rubros; servicios legales, servicios de mantenimiento y reparaciones de construcciones e instalaciones, servicio de contabilidad y auditoría y servicios de apoyo a la fabricación, que exceden los umbrales determinados anualmente por la Dirección Gen»
A revisar Nóminas sin todos los niveles de revisión y autorización
Nómina y personal · RD$113.2 millonesQuince nóminas físicas no contaban con los niveles de revisión y autorización requeridos por Recursos Humanos y Control Interno. El monto indicado corresponde a las nóminas observadas, no a un perjuicio cuantificado por el informe.
«Durante nuestra verificación de las nóminas físicas identificamos que existen 15nóminas las cuales no cumplen con los niveles de revisión y autorización por parte de la Dirección de Recursos Humanos y el Dirección de Control Interno de la Institución, siendo éstas por un monto total ascendente a RD$113,178,098.26 y representando un incumplimiento a las políticas internas de la Institución y al art»
A revisar Conciliaciones bancarias de marzo y abril pendientes
Bancos y caja · RD$9.4 millonesA la fecha de solicitud faltaban conciliaciones bancarias de marzo y abril de 2021. El informe señala que las cuentas mantenían partidas en tránsito por un promedio mensual de RD$9,425,824.83, lo que implicaba un riesgo para el control del efectivo.
«Durante nuestra revisión de las conciliaciones bancarias observamos que a la fecha de solicitud, 28 de mayo 2021, existen conciliaciones bancarias pendientes de realizar correspondiente a los meses de marzo y abril 2021 (Ver anexo digital 3.2-c), siendo esto un riesgo inherente asociado al rubro de efectivo ya que, estas cuentas mantienen partidas en tránsito por un promedio ascendente a RD$9,425,»
A revisar Conciliaciones sin firmas de revisión y autorización
Bancos y cajaLas conciliaciones de septiembre de 2020 y marzo de 2021 de la cuenta [cédula] no tenían las firmas de revisión de Auditoría Interna ni la autorización de la Dirección Financiera. Esto debilitaba la verificación de los saldos presentados.
«Observamos que las conciliaciones bancarias del mes de septiembre 2020 y marzo 2021 de la cuenta no.[cédula] con saldo de RD$175,534.35 y RD$342,179.52 respectivamente (Ver anexo digital 3.2-b), no cuentan con firmas de revisión por parte de la Unidad de Auditoria Interna ni autorización por parte de la Dirección Financiera, siendo esto un riesgo asociado a la existencia de los saldos presentados,»
A revisar Falta de políticas para controlar las conciliaciones bancarias
Bancos y cajaLa institución no tenía políticas específicas para el control y ejecución de las conciliaciones bancarias. El informe señala riesgos para la integridad del efectivo y un incumplimiento de las NOBACI.
«Observamos que la Institución no posee políticas asociadas al control y ejecución de las conciliaciones bancarias, siendo esto un riesgo de integridad asociado al rubro de efectivo así como también un incumplimiento a las Normas Básicas de Control Interno (NOBACI), las cuales en su acápite ADC-3-003.1 indica que:»
A revisar Expedientes de empleados sin contratos o nombramientos
Nómina y personalDieciséis expedientes carecían del contrato o nombramiento correspondiente. El informe señala que ello impedía acreditar el proceso de control y aprobación del personal y generaba un riesgo asociado a obligaciones de nómina.
«Existen dieciséis (16) expedientes de empleados los cuales no poseían anexado el contrato o nombramiento correspondiente, generando esto un riesgo asociado al derecho u obligación del pasivo, así como también que existan empleados que no hayanpasado por el proceso de control y aprobación correspondiente.»
A revisar Expedientes de empleados sin solicitud de empleo
Nómina y personalDoce expedientes no incluían los formularios de solicitud de empleo. Por ello, no fue posible validar que se hubiese realizado el proceso de reclutamiento y selección.
«La institución posee doce (12) expedientes los cuales no contenían los formularios de solicitud de empleo, por lo que no fue posible validar la ocurrencia de que se realizó el proceso de reclutamiento y selección del personal y a la vez se incumplieron las políticas de control interno asociadas a dicho proceso.»
A revisar Expedientes sin aceptación de la política de seguridad de información
Publicación y expedientesCuarenta y tres expedientes no contenían la carta de conocimiento y aceptación de la política de seguridad de la información, lo que podía dejar al personal sin constancia de haber sido informado sobre las medidas aplicables.
«Existen cuarenta y tres (43) expedientes, que no contienen carta de conocimiento y aceptación de política de seguridad de la información, representando esto una debilidad en base a las políticas de control interno y un riesgo de que los empleados no estén correctamente informados con relación a los medios de seguridad de la información que posee la institución.»
A revisar Falta de documentación de asignación de militares
Pagos sin soporteLa institución no tenía un control documental de la asignación de militares que permitiera probar su integridad y existencia en nómina. Los expedientes revisados solo incluían la cédula de identidad.
«La Institución no posee un control de documentos relacionados a la asignación de los militares que permita probar la integridad y existencia de los mismos a través de la nómina.»
A revisar Activos registrados con valor de adquisición cero
Activos e inventarioEl informe encontró 1,771 activos en el auxiliar de activos fijos con valor de adquisición cero. Señaló que la situación incumplía procedimientos contables y podía dificultar identificar bienes deteriorados, en desuso o dados de baja sin registro.
«La Institución posee mil setecientos setenta (1,771) activos registrados en el auxiliar de activos fijos, con valor de adquisición en cero, siendo esto un incumplimiento a (ver anexo digital 5.1.1):»
A revisar Activos fijos no codificados
Activos e inventario · RD$4.8 millonesEn la inspección, 26 de los 119 activos seleccionados no estaban correctamente codificados. El informe les atribuye un valor en libros de RD$4,828,798.64, lo que afecta su identificación y localización.
«Mediante nuestra inspección física de los activos fijos, identificamos que existen veintiséis (26) de ciento diecinueve (119) activos seleccionados que no se encuentran correctamente codificados, representando un monto ascendente de RD$4,828,798.64 (ver anexo digital no. 5.1.2 y anexo no.4 de este informe), siendo esto un incumplimiento a lo establecido en:»
A revisar Control interno evaluado como mediano, con brechas NOBACI
Control interno, sistemas y organizaciónLa evaluación integral del sistema de control interno fue mediana: 79.3% de calificación y 20.7% de requerimientos NOBACI pendientes de implantación. El informe señaló que esa condición exponía a la institución a riesgos para la gestión y el cumplimiento.
«Como se aprecia en la tabla siguiente, el nivel de desarrollo (madurez en la estructura) del SCI del Ministerio Administrativo de la Presidencia, a la fecha de la evaluación (07 de Septiembre del año 20) la calificación integral del SCI es mediano, lo cual implica que»
A revisar Falta de Plan Estratégico Institucional
Control interno, sistemas y organizaciónLa evaluación del sistema de control interno observó que el ministerio no poseía un Plan Estratégico Institucional, elemento necesario para orientar objetivos y la gestión de riesgos.
«El Ministerio Administrativo de la Presidencia no posee un Plan Estratégico Institucional (PEI).»
A revisar Ausencia de matriz y procesos de valoración de riesgos
Control interno, sistemas y organizaciónEl informe señala que no había una matriz para identificar y evaluar riesgos, ni procesos documentados para relacionarlos con objetivos, controles existentes, impacto, gravedad y tolerancia.
«El Ministerio Administrativo de la Presidencia no dispone de un Plan Estratégico Institucional (PEI) ni una Matriz de Riesgo que permita evaluar, identificar y detectar los principales riesgos asociados a las distintas áreas de la institución.»
A revisar Actividades de control no vinculadas a riesgos relevantes
Control interno, sistemas y organizaciónLa evaluación observó que las actividades de control diseñadas no respondían a los riesgos calificados como de severidad media o alta, y que no estaban sustentadas en análisis formal de costo-beneficio.
«Las ADC diseñadas, no representan una respuesta a los riesgos calificados como de severidad media o alta.»
A revisar Debilidades en la planificación y calidad de los informes
Control interno, sistemas y organizaciónEl informe observó que no se preparaban informes periódicos sobre la calidad de la información ni existía un sistema o plan de informes basado en necesidades para análisis y toma de decisiones.
«No está previsto preparar informes periódicos sobre la calidad de la información (apropiada, oportuna, actualizada, exacta y significativa, objetiva y verifícable, accesible, consistente y uniforme).»
A revisar Falta de planes de acción y seguimiento de evaluaciones
Otros temasLa evaluación observó que no se preparaban planes de acción con responsables, recursos y cronogramas, ni informes de seguimiento de las recomendaciones de auditoría y otras evaluaciones.
«No se preparan planes de acción, en donde se identifiquen las acciones, responsables, recursos y cronograma para su implantación.»
Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona