Hallazgos (45)
Grave Pago por remodelación y mantenimiento no recibido
Pagos sin soporte · RD$667,829El informe consigna un pago por servicios de cocina, plomería y reparación de techo sin evidencia física de recepción. La auditoría también observó que los trabajos no fueron recibidos; la Contraloría mantuvo el hallazgo tras la réplica.
«Al revisar los pagos ejecutados por la entidad, observamos el Lib. No. 2496-1 de fecha 16.12.2021, por el monto de RD$667,828.67, por concepto de servicio de mantenimiento de cocina, plomería, reparación de techo de la oficina principal de CONAPOFA, sin evidencia física de su recepción.»
Grave Contratación de remodelación de cocina con servicios no recibidos
Compras y contrataciones · RD$667,829El proceso adjudicó los trabajos a un proveedor que, según el informe, no presentó la mejor oferta económica; además, la inspección física constató que los servicios contratados no fueron recibidos. El informe consigna el mismo monto pagado por el servicio de remodelación.
«Por tanto, realizamos una inspección física donde observamos que los servicios contratados no fueron recibidos.»
Grave Colaborador en nómina con objeción del MAP
Nómina y personal · RD$42,700El informe consigna a una persona en nómina cuya compensación especial había sido objetada por el MAP. La réplica fue considerada suficiente para subsanar el hallazgo, al informarse que la persona ya no estaba activa.
«La entidad posee un (1) servidor público en nómina, con previa objeción del Ministerio de Administración Pública (MAP).»
A revisar Certificaciones presupuestarias y cuotas de compromiso irregulares
Presupuesto · RD$11 millonesDieciocho procesos tenían certificaciones posteriores a documentos relevantes de inicio, como convocatorias, órdenes de compra y contratos; el informe también señala dos certificaciones por el monto contratado y librado, no por el monto del proceso. La Contraloría rechazó la réplica y mantuvo el hallazgo.
«Observamos una cantidad de dieciocho (18) procesos ascendentes a RD$10,987,590.00, con certificación de apropiación presupuestaria y de cuota compromiso posterior a los documentos relevantes de inicio del proceso como son; convocatorias, ordenes de compras y contratos.»
A revisar Procesos de compras no incluidos en el PACC
Compras y contrataciones · RD$5.2 millonesSe identificaron dos procesos adjudicados, por adquisición de vehículos y remodelación de una oficina regional, que no figuraban en el Plan Anual de Compras y Contrataciones.
«Identificamos dos (2) procesos de compras y contrataciones adjudicados que no fueron incluidos en el Plan Anual de Compras y Contratación (PACC) ascendente a RD$5,200,000.00.»
A revisar Compras con pliegos ausentes o deficientes
Compras y contratacionesEl informe observó expedientes sin evidencia de pliegos y otros con pliegos o términos de referencia que no cumplían el formato del órgano rector ni contenían información relevante. Los pliegos deficientes tampoco fueron elaborados por peritos designados.
«En revisión a los expedientes de compras y contrataciones observamos una cantidad de once (11) expedientes que no poseen evidencia de pliegos de condiciones, ascendentes a RD$ 4,717,887.00, y una cantidad de ocho (8) que poseen pliegos y/o términos de referencias que no cumplen con el formato establecido por el órgano rector, pues carecen de información relevante para la ejecución del proceso y no»
A revisar Procesos adjudicados sin garantías requeridas
Compras y contrataciones · RD$15.6 millonesEn trece procesos de comparación de precios, compras menores y proveedor único no se evidenciaron garantías de fiel cumplimiento o de seriedad de oferta, según correspondía.
«Observamos una cantidad de trece (13) procesos comprendidos entre comparación de precios, compras menores y proveedor único ascendentes a RD$15,551,357.00, en los cuales no se evidencian garantía de fiel cumplimiento y/o garantía de seriedad de oferta.»
A revisar Procesos sin informe pericial para recomendar adjudicación
Compras y contrataciones · RD$16.8 millonesCatorce procesos carecían de informe pericial preliminar o definitivo que recomendara la adjudicación del oferente seleccionado, lo que debilitó la sustentación de las adjudicaciones.
«Observamos catorce (14) procesos de compras por el monto de RD$16,751,357.00, sin informe pericial definitivo ni preliminar que recomiende la adjudicación del oferente seleccionado.»
A revisar Actas de adjudicación ausentes o fuera del formato estándar
Compras y contratacionesTres procesos carecían de actas de adjudicación y diez tenían actas sin información básica o cronología, emitidas por la DAF sin aprobación o firma de notario.
«La entidad celebró tres (3) procesos por un monto de RD$5,461,183.00, en los cuales no se evidenciaron sus correspondientes actas de adjudicación.»
A revisar Ofertas técnicas o económicas ausentes en expedientes
Publicación y expedientesEl informe identificó expedientes sin constancia de oferta económica y otros sin oferta técnica. La falta de estas evidencias impide verificar adecuadamente la evaluación y selección de ofertas.
«Existen cuatro (4) expedientes de compras ascendentes a RD$5,221,893.00 sin constancia de oferta económica y dieciocho (10) por un monto de RD$7,963,157.00, sin oferta técnica.»
A revisar Procesos ejecutados sin evidencia de participantes convocados
Pagos sin soporteTres procesos fueron adjudicados sin evidencia de la cantidad requerida de participantes, en incumplimiento de las reglas aplicables a la convocatoria y comparación de ofertas.
«Observamos la existencia de tres (3) procesos de compras adjudicados sin evidencia de la cantidad requerida de participantes, Ver detalle a continuación:»
A revisar Compras fuera del portal de transparencia
Publicación y expedientes · RD$380,977Dos procesos, por mantenimiento de vehículo y actividades de concientización y operativo médico, no fueron publicados en el portal institucional. La réplica posterior fue considerada suficiente para subsanar este hallazgo.
«Observamos dos (2) procesos de compras que no fueron cargados en el portal de transparencia del CONAPOFA por un monto contratado de RD$380,977.00.»
A revisar Certificaciones fiscales o de seguridad social ausentes
Impuestos y retencionesDos expedientes no tenían certificación de cumplimiento fiscal de la DGII y ocho carecían de certificación de la TSS. Aunque la entidad alegó mejoras posteriores, la Contraloría mantuvo el hallazgo.
«Observamos dos (2) expedientes de compras sin certificación indicando que está al día con sus obligaciones fiscales ante la Dirección General de Impuestos Internos (DGII), y una cantidad de ocho (8) sin certificación de la Tesorería de la Seguridad Sociales (TSS).»
A revisar Vehículos registrados en SIAB no localizados
Activos e inventarioTres vehículos registrados a nombre de CONAPOFA no fueron localizados físicamente. La Contraloría determinó que la explicación y los documentos presentados en la réplica no eran suficientes para eliminar o subsanar el hallazgo.
«Observamos que existen tres (3) vehículos registrados a nombre del Consejo Nacional de Población y Familia (CONAPOFA), los cuales no fueron localizados físicamente.»
A revisar Vehículos registrados en DGII no localizados ni en el auxiliar
Impuestos y retencionesNueve vehículos que figuraban a nombre de CONAPOFA en la DGII no aparecían en el auxiliar institucional y tampoco fueron localizados físicamente. El informe recomendó indagar su paradero y actualizar los registros.
«Observamos que existen nueve (9) vehículos registrados a nombre del Consejo Nacional de Población y Familia (CONAPOFA) en la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) que no figuran dentro del auxiliar de vehículos de la Institución ni fueron localizados físicamente.»
A revisar Bienes registrados no localizados físicamente
Activos e inventarioSe observaron 144 bienes que no fueron localizados en las áreas donde debían estar asignados según los registros del SIAB. La diferencia afecta el control y la verificación de los activos institucionales.
«Observamos una cantidad de ciento cuarenta y cuatro (144) bienes que no fueron localizados físicamente en las áreas donde se encuentran asignadas según los registros del Sistema de Administración de Bienes (SIAB).»
A revisar Bienes donados sin registro de salida
Estados financieros y registros contablesDos bienes donados no habían sido descargados del SIAB, por lo que el registro de los activos no reflejaba oportunamente su salida.
«Durante nuestra revisión, identificamos dos (2) bienes muebles que fueron donados, pero no han sido descargados del Sistema de Administración de Bienes (SIAB).»
A revisar Falta de controles de entradas y salidas en almacén
Activos e inventarioLa toma física del inventario no pudo cotejarse porque la entidad no llevaba registros de entradas y salidas; el informe señala que se ajustaban los saldos mensualmente para presentar la disponibilidad en el Estado de Situación.
«Realizamos una toma física del inventario de materiales y suministros en almacén, el cual no pudo ser cotejado, ya que la entidad no posee un registro de sus entradas y salidas.»
A revisar Bienes físicos sin registro o asignación en el SIAB
Estados financieros y registros contablesSe identificaron 70 bienes ubicados físicamente en áreas de la institución, pero sin asignación en los registros del SIAB. Esto debilita el control de ubicación y custodia de los activos.
«Identificamos una cantidad de setenta (70) bienes localizados físicamente en departamentos, divisiones y/o secciones, sin asignación según los registros en el Sistema de Administración de Bienes (SIAB).»
A revisar Bienes sin códigos institucionales o de Bienes Nacionales
Activos e inventarioEl informe observó 167 bienes sin código ni etiqueta física de Bienes Nacionales y 271 sin código institucional, dificultando su identificación y control.
«Observamos que existen ciento sesenta y siete (167) bienes sin código ni etiqueta física de Bienes Nacionales; y una cantidad de doscientos setenta y un (271) bienes sin código institucional.»
A revisar Inconsistencias entre el PACC y las compras ejecutadas
Compras y contratacionesLa auditoría encontró variaciones entre los montos previstos en el PACC y los procesos ejecutados durante cada año del período. El hallazgo refleja debilidades de planificación y seguimiento de las compras.
«Al analizar los PACC del período bajo auditoría identificamos variaciones entre el plan de compras y los procesos ejecutados, notándose diferencias para el año 2020 por RD$304,923.00, en 2021 por RD$6,906,903.00, en 2022 por RD$2,791,793.00 y en 2023 por RD$164,234.00»
A revisar Conciliaciones bancarias no realizadas
Bancos y cajaNo se conciliaron la cuenta corriente ni la subcuenta de disponibilidad entre octubre de 2020 y diciembre de 2023. La Contraloría consideró subsanado el hallazgo después de revisar la evidencia presentada en la réplica.
«En revisión de los procesos de tesorería del Consejo Nacional de Población y Familia, observamos la no realización de la conciliación bancaria de la cuenta corriente no. 0102523630 ni de la Subcuenta de Disponibilidad no.010023000, desde el mes de octubre 2020 al 31 de diciembre 2023.»
A revisar Auxiliar y mayor general de inventario inexistentes
Activos e inventarioCONAPOFA carecía de reporte auxiliar y mayor general de inventario, así como de sistemas tecnológicos que facilitaran el control de recepción, registro, ubicación, valoración y despacho de materiales y suministros.
«Observamos la carencia de reporte auxiliar y mayor general de inventario, ya que, el CONAPOFA no dispone de sistemas basados en tecnología que permitan garantizar un control eficiente y eficaz de los procesos de recepción, registro, ubicación, valoración y despacho de los materiales y suministros en almacén.»
A revisar Inventarios semestrales de bienes muebles sin informes
Activos e inventarioLa entidad no conservaba informes de las tomas físicas semestrales de bienes muebles e inmuebles del período auditado. La observación afecta la documentación y verificación de las existencias y su conciliación.
«La Entidad no conserva informes de toma física de inventario de los bienes muebles e inmuebles realizados semestralmente durante el período 2020-2023.»
A revisar Inventario de bienes no recibido del incumbente anterior
Activos e inventarioLa entidad no recibió del incumbente anterior el inventario de bienes muebles e inmuebles y tampoco lo solicitó como parte del proceso de transición, debilitando la trazabilidad de los activos.
«El Consejo Nacional de Población y Familia (CONAPOFA) no recibió inventario de bienes muebles e inmuebles de parte del incumbente anterior.»
A revisar Inadecuada segregación de funciones en compras
Compras y contratacionesEl departamento de compras estaba integrado por una persona, mientras que el Departamento Administrativo aprobaba los procesos y seleccionaba adjudicatarios; tampoco había peritos designados. La Contraloría advirtió que esto podía afectar la integridad de los procesos.
«No existen peritos designados para estas funciones y por tal razón se puede afectar la integridad de los procesos.»
A revisar Falta de informes de evaluación y seguimiento presupuestario
PresupuestoLa entidad no tenía un informe detallado que comparara metas físicas y financieras con lo presupuestado ni que justificara las variaciones. El informe presenta variaciones de ejecución presupuestaria para los años 2020 a 2023.
«El Consejo Nacional de Población y Familia (CONAPOFA) no cuenta con un informe detallado relacionado al proceso de seguimiento y evaluación de la ejecución presupuestaria, que compare las metas físicas y financieras versus lo presupuesto, y justificaciones de las variaciones ocurridas.»
A revisar Falta de implementación integral de las NOBACI
Control interno, sistemas y organizaciónLa evaluación concluyó que CONAPOFA no había implementado las Normas Básicas de Control Interno, con carencias de políticas, planes, procedimientos y mecanismos para verificar la eficiencia de las operaciones y la confiabilidad de los registros. La respuesta definitiva mantuvo el hallazgo pendiente de subsanación.
«En la evaluación al Sistema de Control Interno del Consejo Nacional de Población y Familia (CONAPOFA), identificamos que no ha implementado las Normas Básicas de Control Interno (NOBACI).»
A revisar Falta de manuales de políticas y procedimientos en varias áreas
Control interno, sistemas y organizaciónEl informe consigna ausencia de manuales aprobados o acordes con las normas para tesorería, presupuesto, inventarios, bienes, cuentas por pagar y compras y contrataciones. En la respuesta definitiva, la Contraloría señaló que no se habían elaborado los manuales de inventario, cuentas por pagar y compras.
«La Entidad no posee manuales de políticas y procedimientos aprobados y/o acorde con las normativas estipuladas por los órganos rectores para mitigar los riesgos asociados al área gestión de tesorería, ciclo presupuestario, inventario, bienes muebles e inmuebles, cuentas por pagar, y compras y contrataciones, inobservando las Normas Básicas de Control Interno de segundo grado, en sus ADC-3-001, ADC»
A revisar PACC, PEI y POA no alineados
Compras y contratacionesEl Plan Estratégico Institucional, el PACC y el POA no estaban alineados, por lo que la planificación no era coherente con los requerimientos institucionales. La Contraloría mantuvo el hallazgo porque persistía la falta de correspondencia con el PEI vigente.
«El Plan Estratégico Institucional, el Plan Anual de Compras y Contrataciones y el Plan Operativo Anual de la institución no se encuentran alineados, dando como resultado que la planeación no sea coherente a los fines de satisfacer los requerimientos institucionales.»
A revisar Controles de asistencia incompletos para el personal
Control interno, sistemas y organizaciónDe 90 empleados, 43 no estaban incluidos en los registros de asistencia y no existían políticas que justificaran que estuvieran exentos de cumplir un horario regular.
«De noventa (90) empleados al 31 de diciembre 2023, identificamos cuarenta y tres (43) que no se encuentran dentro del control de asistencia del personal, de acuerdo con los reportes suministrado por la institución.»
A revisar Tomas físicas de materiales sin informes justificativos
Activos e inventarioLas tomas físicas de materiales y suministros carecían de informes que documentaran y justificaran sus resultados. La Contraloría consideró subsanado el hallazgo con la evidencia de informes de inventario de 2024.
«En revisión de los procesos del inventario de materiales y suministros, observamos que las tomas físicas realizadas mensualmente durante el período auditado carecen de informes que documenten y justifiquen los resultados obtenidos.»
A revisar Inventario físico sin documentación de entrega y recepción
Activos e inventarioNo se solicitó al incumbente anterior que entregara el inventario de bienes como parte de la transición. La falta de documentación limita la verificación de la existencia y estado de los activos transferidos.
«Observamos que no se solicitó como parte de los requerimientos para el proceso de transición.»
A revisar Bienes identificados en mal estado sin baja oportuna
Otros temasDe una muestra de 331 bienes, 15 se encontraban en mal estado. La Contraloría consideró subsanado el hallazgo tras recibir evidencia de un levantamiento y descargo posterior.
«De una muestra de trecientos treinta y un (331) bienes verificados, observamos una cantidad de quince (15) que se encuentran en mal estado.»
Contexto Motocicleta para descargo sin evaluación técnica ni solicitud
Otros temasLa entidad no tenía evaluación técnica ni solicitud de descargo a Bienes Nacionales para una motocicleta Yamaha de 1995. La Contraloría consideró subsanado el hallazgo con evidencia de descargo posterior.
«La entidad no posee evaluación técnica ni la solicitud de descargo dirigida a la Dirección de General de Bienes Nacionales (DGBN) para la baja de la motocicleta YAMAHA del 1995, con chasis no. 3TT-031699.»
A revisar Falta de fichas de mantenimiento y asignación de vehículos
Activos e inventarioLa entidad no disponía de fichas de mantenimiento ni formularios de asignación de vehículos, lo que dificulta controlar su custodia, uso y conservación.
«El Consejo Nacional de Población y Familia (CONAPOFA) no posee ficha de mantenimiento ni formularios de asignación de los vehículos.»
Contexto Bienes sin uso operacional y en condiciones inapropiadas
Activos e inventarioEl informe observó 15 bienes en mal estado dentro de una muestra de 331. La Contraloría consideró subsanado el hallazgo tras revisar evidencia de levantamiento y descargo posterior.
«De una muestra de trecientos treinta y un (331) bienes verificados, observamos una cantidad de quince (15) que se encuentran en mal estado.»
Contexto Contratos sin numeración cronológica
Compras y contratacionesLos contratos revisados no seguían una numeración cronológica. La Contraloría consideró subsanado el hallazgo al verificarse que los contratos celebrados en 2024 tenían numeración ordenada.
«En revisión a los contratos celebrados por el Consejo Nacional de Población y Familia (CONAPOFA), identificamos que los mismos no se encuentran numerados cronológicamente.»
A revisar Plan Anual de Compras sin aprobación de la máxima autoridad
Compras y contratacionesLos PACC del período auditado no estaban aprobados por la máxima autoridad, tenían estatus de modificados y diferían de los publicados en el portal institucional. La Contraloría consideró subsanado el hallazgo con evidencia del plan de 2024 aprobado.
«Los Planes Anuales de Compras y Contrataciones correspondiente a los años del período auditado suministrados por la entidad no están aprobados por la Máxima Autoridad Ejecutiva.»
A revisar Variación de inventario sin soporte de sistemas auxiliares
Activos e inventarioLa entidad carecía de reportes auxiliares y mayor general que permitieran garantizar controles eficientes sobre recepción, registro, ubicación, valoración y despacho de materiales. La limitación fue señalada también como restricción al alcance.
«A fecha de este informe, se presentaron limitaciones al alcance de auditoría por falta de las siguientes informaciones:»
Contexto Debilidades en la elaboración del Plan Estratégico Institucional
Control interno, sistemas y organizaciónEl informe consigna que los objetivos estratégicos no se alinean con la misión, faltan metas y resultados esperados, indicadores por eje y métodos de verificación. La Contraloría mantuvo el hallazgo tras revisar la réplica.
«Observamos que, dentro del Plan Estratégico Institucional, los objetivos estratégicos no se encuentran alineados con la misión institucional, no se contemplan los resultados y/o metas esperadas, no están siendo definidos los indicadores por ejes estratégicos y no se establecen métodos de verificación.»
A revisar Formularios semestrales y de cierre fiscal no remitidos a DIGECOG
Estados financieros y registros contablesLa entidad no remitió los formularios de corte semestral ni los de cierre del ejercicio fiscal requeridos por la Dirección General de Contabilidad Gubernamental. El incumplimiento afecta la presentación de información financiera conforme a los formatos establecidos.
«La institución no remite los formularios de corte semestral y el cierre del ejercicio fiscal a la DIGECOG.»
Contexto Plan de Recursos Humanos sin aprobación de la máxima autoridad
Nómina y personalEl informe consigna que no había evidencia de aprobación de la planificación de Recursos Humanos durante 2020-2023. La falta de autorización debilita el control sobre la planificación de personal.
«Observamos que la planificación de Recursos Humanos no presenta evidencia de aprobación por parte de la máxima autoridad de la entidad desde el período 2020 al 2023.»
Contexto Expedientes de empleados incompletos
Nómina y personalEn una muestra de 46 expedientes, el informe encontró que los 46 carecían de certificado médico y que uno de chofer no tenía evidencia de licencia de conducir. Estas faltas limitan la verificación documental de los requisitos del personal.
«Cuarenta y seis (46) expediente sin certificado médico. Un (1) expediente de Chofer I, sin evidencia de licencia de conducir.»
Contexto Personal de la oficina central sin carnet institucional
Nómina y personalLa Contraloría observó que el personal de la oficina central no tenía carnet institucional que acreditara su condición de empleado autorizado. Esto debilita los controles de identificación y acceso.
«Observamos que el personal de la oficina central del Consejo Nacional de Población y Familia (CONAPOFA) no posee carnet institucional que les acredite como empleados autorizados para desempeñar sus labores en la institución.»
Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona