Hallazgos (28)
Grave Entradas de diario de activos fijos sin documentos de soporte
Activos e inventario · RD$23.9 millonesEl informe consigna cinco entradas de diario para reclasificar activos por RD$23,903,782 sin documentación que permita identificar el detalle de los bienes. Esto afecta la confiabilidad y trazabilidad de los registros contables.
«En revisión a la cuenta de Activos fijos, verificamos entradas de diario por concepto de registros de reclasificación por un monto que asciende a RD$23,903,782, sin evidenciar la documentación soporte donde se visualice el detalle de los activos a reclasificar.»
Grave Retención en exceso del impuesto sobre la renta
Impuestos y retenciones · RD$10.4 millonesLa aplicación del análisis a la data de nóminas determinó retenciones de ISR en exceso a funcionarios y empleados. El informe indica que no se aportó evidencia que desvirtúe el cálculo ni la gestión de reembolso.
«Mediante la aplicación del software de ACL a la data de nóminas de funcionarios y empleados se determinó que la entidad, retuvo en exceso a funcionarios y empleados, el monto de RD$10,423,873 en la retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR).»
A revisar Pagos sin formulario de recepción de los bienes
Pagos sin soporte · RD$16 millonesSe identificaron desembolsos por activos sin el formulario de recepción como soporte; los auditores verificaron físicamente la existencia de los bienes. La ausencia del documento debilita la comprobación formal de la recepción.
«En la revisión efectuada a la cuenta de Activos Fijos, en el período auditado, verificamos que la entidad efectuó desembolsos por un monto de RD$16,018,498., sin evidenciar formulario de recepción del bien como documentación soporte, los bienes fueron entregados y fue verificada su existencia por los auditores en inspección física de activos.»
Grave Activos no localizados en el levantamiento físico
Activos e inventario · RD$140,790El levantamiento físico no permitió localizar activos por RD$140,790. La observación se mantuvo por ese valor luego de que la Cámara de Cuentas excluyera otros bienes que sí fueron localizados.
«En levantamiento físico realizado a los Activos Fijos adquiridos durante el período auditado 2012-2018, observamos activos que no fueron localizados, el monto de esos activos asciende a RD$140,790.»
A revisar Desembolsos con documentación soporte incompleta
Pagos sin soporte · RD$1.3 millonesEl informe consigna pagos por bienes y servicios con soporte incompleto, incluidos un pago para una capacitación sin listado de asistentes y la compra de canastas navideñas sin listado firmado de beneficiarios. Tras validar documentación adicional, la observación quedó en RD$1,267,071.
«En el período auditado la entidad, realizó desembolsos por adquisición de bienes y servicios, por un monto de RD$1,267,071, con documentación soporte incompleta.»
A revisar Pagos a proveedores sin evidencia fiscal y de seguridad social
Impuestos y retenciones · RD$11.4 millonesSe efectuaron pagos a proveedores sin documentación que acreditara que estaban al día en sus obligaciones fiscales y de seguridad social. La Cámara de Cuentas indicó que no recibió la evidencia documental correspondiente.
«Durante la revisión de los expedientes de pago correspondientes al período 2012-2018, se determinó que la entidad realizó pagos a proveedores por un monto de RD$11,398,492, sin que se encontrara evidencia documental que permitiera comprobar que estos se encontraban al día en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de seguridad social, conforme a las certificaciones emitidas por la Dirección»
A revisar Órdenes de compra sin las firmas correspondientes
Compras y contrataciones · RD$21.3 millonesEl informe consigna desembolsos asociados a órdenes de compra que no estaban firmadas por la máxima autoridad. La falta de firmas limita la evidencia de autorización de las compras.
«Comprobamos que la entidad, durante el período auditado 2012-2018, efectuó desembolsos por valor de RD$21,323,161., sin que las órdenes de compras estén firmadas por la máxima autoridad.»
A revisar Desembolsos sin sello de «PAGADO» en los soportes
Pagos sin soporte · RD$36.4 millonesLos documentos justificativos de pagos por RD$36,428,604 no fueron cancelados con el sello «PAGADO». El informe señala que este control previene la duplicidad de pagos o el uso irregular de la documentación.
«Verificamos que la entidad, durante el período auditado, efectuó pagos por un monto de RD$36,428,604, sin que las documentaciones que respalden y/o justifiquen la erogación efectuada, sean canceladas con un sello de inscripción “PAGADO”.»
A revisar Recepción de mercancías sin segregación de funciones comprobada
Control interno, sistemas y organización · RD$39.4 millonesEn expedientes de desembolsos por RD$39,407,858 no se evidenció que la recepción fuera firmada y sellada por personal independiente de quien compra y custodia las existencias. La falta de evidencia impide comprobar que se aplicó la segregación de funciones prevista como control.
«En la revisión efectuada a los desembolsos realizados en el período auditado, los cuales ascienden al monto de RD$39,407,858, verificamos que, en el proceso de compras, no existe segregación de funciones en la recepción de las mercancías, observándose que no están firmadas ni selladas por un personal independiente del que realiza la compra y el encargado de custodia de las existencias.»
A revisar Solicitudes de pago sin la firma de aprobación
Pagos sin soporte · RD$1.3 millonesEn 2015 se verificaron desembolsos por RD$1,281,340 sin evidencia de la firma de la directora nacional en las solicitudes de aprobación. Esa firma constituye evidencia formal de autorización y revisión del pago.
«En la verificación efectuada de los pagos emitidos por la entidad, correspondientes al año 2015, verificamos desembolsos por un monto de RD$1,281,340, sin evidenciar las firmas de la directora nacional, en la solicitud de aprobación de pago.»
A revisar Bienes adquiridos no incluidos en la póliza de seguro
Activos e inventario · RD$175,551La póliza no estaba actualizada para incluir mobiliarios y equipos adquiridos entre 2016 y 2018. Además, contenía activos descargados del sistema de bienes por RD$175,551, lo que evidencia deficiencias en la actualización de la cobertura y sus registros.
«En revisión de la póliza de seguro n.º 2-2-201-48434 de los Activos Fijos de la entidad, verificamos que la misma no está actualizada, ya que los mobiliarios y equipos de oficinas adquiridos durante el período 2016-2018, no están incluidos en el reporte general de los activos asegurados. Igualmente, identificamos activos descargados del Sistema de Administración de Bienes de Estado (SIAB) incluido»
A revisar Activos fijos sin asignación de custodia documentada
Activos e inventario · RD$1.7 millonesSe identificaron activos por RD$1,708,665 en varias oficinas sin asignación a un departamento ni a una persona responsable de su custodia. Esto debilita el control sobre la ubicación y resguardo de los bienes públicos.
«En la inspección física realizada a los Activos Fijos adquiridos durante el período auditado 2012-2018, verificamos adquisiciones de activos por un monto de RD$1,708,665, ubicados en las oficinas del Distrito Nacional, Santo Domingo Este y las Caobas, sin que estos hayan sido asignados a un Departamento y personal responsable de la custodia de los mismos.»
A revisar Activos trasladados sin autorización escrita
Activos e inventario · RD$1.4 millonesSe encontraron activos en departamentos distintos de los registrados, sin autorización escrita que justificara los traslados. El anexo detalla bienes por RD$1,402,698; la entidad no aportó las autorizaciones correspondientes.
«Durante el levantamiento físico de los Activos Fijos de la entidad, verificamos activos localizados en departamentos distintos al indicado en el listado o auxiliar, sin autorización escrita que justifique su traslado.»
A revisar Activos dañados sin descargo en el sistema de bienes
Activos e inventario · RD$51,744El informe consigna activos dañados por RD$51,744 que no habían sido descargados del SIAB. No se aportó evidencia de que se formalizara su descargo ante la autoridad competente.
«Mediante levantamiento físico realizado a los Activos Fijos, observamos activos dañados y no descargados en el SIAB, cuyo monto asciende a RD$51,744.»
A revisar Adquisiciones de activos sin evidencia de recepción independiente
Activos e inventario · RD$39.4 millonesEn los expedientes revisados no se pudo comprobar la aplicación efectiva de la segregación de funciones en la recepción de mercancías correspondiente a desembolsos por RD$39,407,858. La condición se mantiene porque no hubo evidencia de que una persona independiente verificara y documentara la recepción.
«En los manuales de procedimientos de la institución se contempla la segregación de funciones como un mecanismo de control interno; sin embargo, durante la revisión de los expedientes citados no se pudo verificar la aplicación efectiva de dicho control en la práctica.»
A revisar Discrepancias en la codificación de gastos y registros contables
Estados financieros y registros contables · RD$5.2 millonesSe observaron transacciones por RD$5,194,351 cuya codificación física no correspondía con la cuenta contable presentada en el estado de resultados. Esto afecta la consistencia y comparabilidad de la información financiera.
«En nuestra revisión a los Servicios no personales, verificamos discrepancia entre la codificación física y el registro de las transacciones de pago según el Estado de Resultados, el detalle lo mostramos en el siguiente recuadro:»
A revisar Expedientes de personal con documentación incompleta
Nómina y personalEn una muestra de 61 expedientes de empleados ingresados entre 2012 y 2018 faltaban documentos, incluidos certificados médicos en todos los expedientes revisados y, en distintos porcentajes, títulos, certificados de buena conducta, evaluaciones de desempeño y evidencia de capacitación. La falta de documentación limita la verificación de requisitos y antecedentes laborales.
«Mediante revisión de una muestra de 61 expedientes de empleados que ingresaron en el período 2012-2018 a la Oficina Nacional de Defensa Pública, observamos que estos carecen de la documentación que se detalla a continuación:»
A revisar Novedades de licencias y vacaciones no actualizadas en expedientes
Nómina y personalEn una muestra de 159 empleados se encontraron 22 casos de licencia médica o vacaciones sin evidencia documental que certificara la ausencia. La falta de actualización debilita el control y seguimiento de los expedientes de personal.
«Seleccionamos una muestra de ciento cincuenta y nueve (159) empleados que labora en las diferentes oficinas distritales y provinciales, realizamos un levantamiento y verificamos que existen veintidós (22) empleados de licencia médica y vacaciones sin evidencia de la documentación que certifique su ausencia en la entidad, comprobando que las novedades no son actualizadas en los expedientes del pers»
A revisar Debilidades en el control de asistencia del personal
Nómina y personalLos reportes diarios de las oficinas provinciales no se remitían mensualmente a la sede principal, la oficina principal no llevaba registro de asistencia y no se revisaban regularmente los reportes de tardanzas. Esto limita la supervisión del cumplimiento de la jornada laboral.
«La Oficina Principal de la Oficina Nacional de Defensa Pública no lleva registro de Asistencia de su personal.»
A revisar Conciliaciones bancarias sin firmas ni sellos de revisión
Bancos y cajaLas conciliaciones bancarias de determinados meses de 2018 para dos cuentas carecían de firmas y sellos de responsables. La ausencia de constancia de revisión limita la verificación de aprobación y supervisión de las operaciones.
«Las conciliaciones bancarias, correspondientes a los meses de: enero, junio y diciembre 2018, de la cuenta n.º [cédula] Anticipos Financieros y la cuenta n.º [cédula] Operaciones, sin firmas ni sellos de la persona responsable.»
A revisar Activos no identificados físicamente con código
Activos e inventario · RD$126,803El levantamiento identificó cuatro activos sin códigos de identificación física, valorados en RD$126,803. La falta de identificación dificulta su inventario, ubicación y control patrimonial.
«En levantamiento físico realizado a los Activos Fijos adquiridos por la entidad, durante el período auditado 2012-2018, determinamos cuatro (4) activos carentes de códigos de identificación en físico.»
A revisar Estructura de tecnologías de la información insuficiente
Control interno, sistemas y organizaciónEl área de TIC tenía cuatro colaboradores y no contaba con posiciones o personal designado para seguridad de la información y operaciones de tecnologías de la información. La estructura observada no correspondía a la complejidad de los procesos que gestionaba.
«En indagaciones realizadas en la Oficina Nacional de Defensa Pública (ONDP) comprobamos que el área de Tecnologías de la Información carece de una estructura organizacional de acuerdo con la complejidad de los procesos que esta gestiona, que incluyen conexiones a una red privada que conecta a la sede de la Institución con las demás oficinas Departamentales a nivel nacional, al respecto observamos »
A revisar Falta de monitoreo y políticas de auditoría desactivadas
Control interno, sistemas y organizaciónLa División de TIC carecía de herramientas de monitoreo para alertar sobre cambios en los controles y políticas del dominio de red. Además, los parámetros de auditoría de Windows Server presentaban estatus «No Auditing», debilitando la detección y revisión de cambios.
«En la inspección técnica realizada al Windows Server donde se encuentra configurado el Controlador de Dominio de la red de la entidad, comprobamos que la División de TIC, carece de las herramientas de monitoreo que alerte de forma oportuna sobre la modificación de los controles y políticas implementadas en su dominio ONDP.LOCAL. Lo anterior cobra más relevancia al observar que se encuentran defini»
A revisar Debilidades en la política de seguridad de Windows Server
Control interno, sistemas y organizaciónLa política permitía contraseñas de siete caracteres, establecía su vencimiento en 42 días, exigía cierre de sesión pese a existir límites de horario y no implementaba bloqueo automático tras intentos fallidos. Estas condiciones debilitan la seguridad de acceso a la red institucional.
«El mínimo de caracteres para las contraseñas de las cuentas de usuarios está establecido en siete (7),»
A revisar Política de contraseñas débil en el sistema financiero Soluflex
Control interno, sistemas y organizaciónEl sistema aceptaba claves de hasta un carácter, no aplicaba requisitos de complejidad ni caducidad y carecía de bloqueo tras intentos fallidos. Esto exponía la información financiera a riesgos de acceso no autorizado.
«El sistema no tiene implementado una longitud máxima ni mínima para las contraseñas de los usuarios, en este sentido se comprobamos mediante pruebas que la aplicación acepta hasta un (1) carácter como clave de acceso para sus cuentas de usuarios.»
A revisar Ausencia de matriz de roles y aceptación de uso de usuarios
Control interno, sistemas y organizaciónNo había una matriz que asignara perfiles a las funciones que requerían acceso al sistema financiero, ni documentos de aceptación de uso para usuarios de la red y Soluflex. Esto dificulta delimitar responsabilidades y aplicar adecuadamente los accesos.
«En indagaciones realizadas en la División de Informática de la entidad, observamos que no existe una matriz donde se establezca el rol o perfil para cada uno de los puestos que según sus funciones requieren de una cuenta de usuario del Sistema Financiero Soluflex.»
A revisar Deficiencias en la gestión de cuentas de usuarios de Soluflex
Control interno, sistemas y organizaciónSe observaron 10 cuentas activas de empleados desvinculados, privilegios del módulo de administración otorgados a personal asistente o auxiliar y nombres de usuario genéricos. Estas condiciones debilitan el control de acceso y la segregación de funciones.
«Observamos que permanecen activas y no bloqueadas cuentas de usuarios (10) de la aplicación que pertenecen a empleados desvinculados de la entidad.»
A revisar Bases de datos departamentales no integradas con la sede principal
Bancos y cajaLas bases de datos de Soluflex en las oficinas departamentales operaban de manera independiente y las actualizaciones contables de caja chica se hacían manualmente con reportes remitidos a la sede central. Esto reduce la integración y oportunidad de la información institucional.
«En indagaciones realizadas en la División de Informática y Área Financiera verificamos que no se encuentran integradas las bases de datos del Sistema Soluflex instalado en las Oficinas Departamentales de las Provincias de País, en este sentido la actualización de los registros contables pertenecientes a la caja chica se realiza de forma manual según un reporte enviado por cada oficina a la Sede Ce»
Revisión con datos públicosSin datos «Anticipos financieros pendientes de regularizar»: No tenemos datos de la institución posteriores al informe para saberlo.
Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona