Hallazgos (33)
Grave Diferencias entre ejecuciones presupuestarias y nóminas físicas
Nómina y personal · RD$7.4 millonesEl informe consigna diferencias acumuladas de RD$7,439,206 al comparar los pagos registrados en las ejecuciones presupuestarias con las nóminas físicas de sueldos fijos, personal nominal y jornales. Los auditores señalaron que esto genera incertidumbre sobre la razonabilidad e integridad de los registros de servicios personales.
«En el análisis realizado a las cuentas de remuneraciones y contribuciones al personal para los períodos 2013 al 2016, se identificó que los pagos al personal presentan diferencias ascendentes al monto de RD$7,439,206., evidenciado al comparar los saldos de las ejecuciones presupuestarias con las nóminas físicas de sueldos fijos, personal nominal y jornales, detallados por períodos a continuación:»
Grave Desembolsos con expedientes y soportes incompletos
Publicación y expedientes · RD$530,508En 2013-2015 se emitieron cheques por RD$530,508 para operativos y compras de medicamentos sin constancia suficiente de la distribución a beneficiarios o de la recepción de los bienes. La administración aportó explicaciones y materiales que los auditores consideraron insuficientes para acreditar las entregas.
«En el período 2013-2015, el Ayuntamiento Municipal de Boca Chica emitió cheques ascendentes a RD$530,508., a nombre de personas físicas y entidades sin fines de lucros, con documentaciones incompletas, como se describe a continuación:»
Grave Contrato de obras sin comparación de precios
Obras · RD$13.4 millonesSe contrató por RD$13,376,040 la construcción de aceras y contenes sin aplicar el procedimiento de comparación de precios. La conclusión jurídica del informe señala indicios de responsabilidad penal y sustenta la remisión de los resultados al Ministerio Público.
«En el ayuntamiento realizaron el contrato para construcciones de obras con la Constructora IM, S.R.L., RNC 130-81281-2, en fecha 5 de septiembre de 2016, por valor de RD$13,376,040., para las construcciones de aceras y contenes de las calles de los sectores: Altos de Chavón, Mi Hogar del Este y Brisas del Norte del Municipio Boca Chica, aprobada por el Concejo de Regidores, mediante la Resolución »
Grave Avance de obra superior al límite permitido
Obras · RD$2.7 millonesLa entidad pagó un avance del 40 % del contrato, aunque el límite señalado por el informe era 20 %. El exceso cuantificado fue de RD$2,675,208.06.
«La entidad realizó un primer pago por el monto de RD$5,350,416., correspondiente a un 40 % del total del contrato, como avance para el inicio de los trabajos en las referidas construcciones debiendo aplicar el 20 %, equivalente a RD$2,675,208., que establecen las normativas aplicables al caso, como se expresa a continuación:»
A revisar Falta de garantías y pólizas para el contrato de obras
ObrasEl informe consigna que no se evidenció que el contratista constituyera y depositara las pólizas de garantía por el avance, el fiel cumplimiento y los vicios ocultos. Esto dejó sin acreditar garantías exigidas para proteger los recursos y la ejecución de las obras.
«No evidenciaron que las autoridades del ayuntamiento exigieran al contratista constituir y depositar las pólizas de seguros, como garantía al avance, al fiel cumplimiento y a vicios ocultos en las obras posterior a sus entregas y recepciones.»
A revisar Pagos de obras sin cubicaciones ni reportes de avance
ObrasLos pagos a la contratista no estaban respaldados por cubicaciones de los trabajos realizados ni por informes de ingeniería que mostraran el avance de cada obra. La falta de estos controles impide comprobar la ejecución que justificaba los pagos.
«Los pagos realizados a la Constructora IM, S.R.L, RNC 130-81281-2, no evidenciaron que fueran aplicados en base a las cubicaciones de los trabajos realizados, además, no presentaron reportes de ingeniería que evidenciaran el estatus o porcentaje de ejecución de cada obra.»
A revisar Compra de vehículos registrada en cuentas incorrectas
Activos e inventario · RD$541,262Desembolsos por RD$541,262 para adquirir vehículos se registraron en las cuentas de llantas y neumáticos y otros equipos, en vez de automóviles y camiones. El informe indica que esto distorsionó los objetos y las cuentas de las ejecuciones presupuestarias.
«En los períodos 2013 y 2015, la entidad realizó desembolsos por el monto de RD$541,262., por compras de vehículos, los cuales fueron registrados y clasificados en las cuentas, llantas y neumáticos, y otros equipos, debiendo ser registrados en la cuenta Automóviles y Camiones, como se detalla a continuación:»
Grave Retenciones del 5 % de ISR no aplicadas
Impuestos y retenciones · RD$368,500En pagos a proveedores por camiones, contenedores y compactadores de residuos sólidos no se aplicaron retenciones de ISR por RD$368,500. El informe consigna que la omisión incumplió las normas impositivas e impactó las recaudaciones de ingresos.
«En el Ayuntamiento Municipal de Boca Chica, en los períodos 2013 y 2014, no aplicaron retenciones por el monto de RD$368,500., correspondiente al 5 % del impuesto sobre la renta a los pagos realizados a proveedores por adquisiciones de camiones contenedores y compactadores de residuos sólidos, detallados a continuación:»
Contexto Código de ética institucional no implementado
Control interno, sistemas y organizaciónLa entidad no contaba con un código de ética institucional para orientar al personal y promover valores éticos y morales en la administración pública. El informe lo presenta como una debilidad del ambiente de control.
«El Ayuntamiento Municipal de Boca Chica, no dispone de un Código de Ética institucional que contribuya a orientar al personal en el desempeño de sus funciones y a promover los valores éticos y morales en la administración pública.»
A revisar Ausencia de manuales de funciones y procedimientos
Control interno, sistemas y organizaciónEl ayuntamiento carecía de manuales de funciones y de políticas y procedimientos para organizar las actividades administrativas, operativas y financieras; tampoco tenía políticas formales específicas de remuneraciones e incentivos. Esto debilita la orientación y estandarización de las tareas y controles.
«El ayuntamiento no posee manuales de funciones ni políticas y procedimientos para la organización interna que facilite y oriente al personal para realizar las distintas actividades que se ejecutan en las áreas administrativas, operativas y financieras.»
Contexto Organigrama con unidades inactivas
Estados financieros y registros contablesEl organigrama institucional no correspondía con la estructura operativa, pues incluía unidades que no estaban activas, entre ellas las relacionadas con tecnología, capacitación y cuentas por cobrar y por pagar. La discrepancia reduce la claridad sobre las responsabilidades y funciones efectivamente asignadas.
«El Ayuntamiento Municipal de Boca Chica, dispone de un organigrama institucional que no se corresponde con la estructura orgánica de la entidad, debido a que dispone de una cantidad de puestos para unidades que no están activas, que deben ejecutar las actividades y funciones relacionadas con la tecnología de la información, capacitación del personal, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, las cua»
A revisar Falta de identificación y administración de riesgos
Control interno, sistemas y organizaciónEl ayuntamiento no tenía mecanismos para identificar, valorar y administrar riesgos que pudieran afectar el logro de sus objetivos. El informe relaciona esta carencia con riesgos derivados, entre otros, de errores humanos, uso incorrecto de recursos y deficiencias de supervisión.
«El ayuntamiento no ha establecido un mecanismo de identificación, valoración y administración de riesgos, que refleje los eventos potenciales o situaciones que pudieran afectar de manera negativa el logro de los objetivos institucionales; ya sea por causa de omisión de las normativas o errores humanos, uso incorrecto de recursos, falta de capacitación, desactualización de los controles y deficienc»
A revisar Debilidades en sistemas financieros e informáticos
Control interno, sistemas y organizaciónLa Carta a la Gerencia consigna falta de capacitación de usuarios en el SIAFIN, eliminación por error de registros del sistema contable Dac-Easy de 2013-2016 sin respaldo previo, falta de plan de desarrollo tecnológico y de políticas de copias de seguridad y conservación. También señala falta de reuniones recurrentes y de informes periódicos de las áreas a la máxima autoridad.
«El ayuntamiento tiene el Sistema Contable Dac-Easy, utilizado para la facturación y administración de las cuentas por cobrar a los contribuyentes, el cual no contiene los registros y transacciones de los períodos 2013 al 2016, debido a que fueron eliminadas por error por parte de un empleado de nuevo ingreso que es técnico de Informático, el cual procedió a reiniciar los archivos sin antes realiza»
A revisar Cheques con beneficiarios conjuntos persona física y empresa
Ayudas, subsidios y donacionesSe emitieron cheques con modalidad «y/o» a nombre de una persona física y de la empresa proveedora como beneficiarios conjuntos. El informe observa que cualquiera de los beneficiarios podía realizar el cambio u otra transacción bancaria, aunque la empresa era titular de la contratación y responsable de las obligaciones.
«El ayuntamiento emitió cheques con la modalidad (y/o), a nombre de persona física y de la empresa proveedora como beneficiario conjunto, situación que permite a cualquiera de los dos beneficiarios realizar el cambio u otra transacción bancaria, siendo la empresa proveedora la titular de la contratación y la responsable de las obligaciones contractuales.»
A revisar Normativa tarifaria de impuestos y arbitrios no aplicada
Impuestos y retencionesLa entidad no aplicaba rigurosamente la normativa tarifaria para recaudar ingresos por conceptos como parqueos, mesas de billar, espectáculos públicos, vehículos pesados y explotación minera. El informe consigna que esta falta de gestión dejaba de generar ingresos municipales, sin cuantificar un monto total.
«El ayuntamiento posee una normativa tarifaria aprobada por el Concejo Municipal de Regidores, con el fin de regular y realizar la cobranza de los impuestos y arbitrios municipales, sin embargo, dicha normativa no es aplicada en forma rigurosa, de modo que permita la generación y captación de recursos económicas proveniente de: espectáculos públicos, explotación de recursos mineros, mesas de billar»
A revisar Falta de control de archivos documentales y electrónicos
Control interno, sistemas y organizaciónLa entidad carecía de políticas y procedimientos para organizar archivos físicos y electrónicos, lo que dificultaba localizar información financiera, administrativa y operativa en varias áreas. Esto limitaba el suministro oportuno de información a autoridades y terceros autorizados.
«Se observó que la entidad, carece de política y procedimiento para la organización en los archivos y registros de las documentaciones físicas y electrónicas, evidenciado en las imposibilidades para localizar las informaciones financieras, administrativas y operativas por el personal responsable de la administración, en las áreas de Tesorería, Impuestos, Transportación, Jurídica, Recursos Humanos, »
A revisar Documentos sin asentar en los libros de registros
Estados financieros y registros contablesEn Registro y Conservaduría de Hipotecas había documentos de 2011 a 2016 sin inscribir en los libros correspondientes, incluyendo pagarés, embargos, declaraciones juradas, testamentos y actos de venta. La falta de registro afecta la trazabilidad y actualización de los actos y operaciones municipales.
«Se observó que, en la Dirección de Registro y Conservaduría de Hipotecas, existen documentos que no están inscritos (asentados) en los libros de registros correspondientes, algunos datan del año 2011 al 2016, tales documentaciones corresponden a: pagarés notariales, embargos de hipotecas, declaraciones juradas, determinación de herederos, testamentos públicos o auténticos, actos de ventas definiti»
A revisar Cuentas por cobrar sin políticas ni gestión de cobro
Estados financieros y registros contables · RD$11.6 millonesAl cierre de 2016 se presentaban cuentas por cobrar a contribuyentes por RD$11,629,145 sin políticas formales ni evidencia de gestiones de cobro, análisis de antigüedad o notificaciones a los contribuyentes. El informe advierte un alto riesgo de recuperación de esos ingresos municipales.
«Al 31 de diciembre de 2016, la entidad presenta cuentas por cobrar a contribuyentes de impuestos y arbitrios municipales, por el monto de RD$11,629,145., sin evidencia de políticas y procedimientos formales, ni evidenciaron documentaciones de las gestiones de cobros realizadas,»
A revisar Administración de personal y nómina sin normativa adecuada
Nómina y personalLa entidad no contaba con políticas formales de remuneraciones, incentivos y selección, manual de inducción, plan de capacitación, controles tecnológicos de asistencia, plan anual de vacaciones ni evidencia de evaluaciones de desempeño. Estas carencias debilitan la administración del personal y la rendición de cuentas sobre sus resultados.
«El ayuntamiento para la administración y manejo de las nóminas del personal presenta debilidades detalladas a continuación:»
Contexto Expedientes de personal con documentación incompleta
Nómina y personalLa revisión de los expedientes de personal encontró ausentes documentos como certificaciones académicas, identificación, fotografías, antecedentes penales, solicitudes de empleo y currículums. El informe señala que estos documentos son necesarios para verificar las competencias y los datos del personal designado.
«En la evaluación realizada a los archivos de la Dirección de Recursos Humanos, se verificaron expedientes del personal, que carecen de documentaciones pertinentes, tales como: certificaciones de preparaciones académicas, copia de cédula de identidad, fotografía, certificación de antecedentes penales, solicitud de empleo y curriculum vitae, vitales para identificar la competencia, destreza y datos »
A revisar Incompatibilidad por dualidad de funciones
Otros temasEl informe observó que la vicealcaldesa también fue designada directora del Departamento de Ornato, lo que consignó como incompatibilidad por dualidad de funciones conforme a la normativa municipal citada.
«En la evaluación realizada al objeto del gasto remuneraciones y contribuciones al personal, correspondientes a los períodos 2013 al 2016, se observó que mediante la resolución n.° 48-2016, de fecha 10 de diciembre de 2016, la sala capitular designa a la Lcda. Dismeris Carolina Denis Natera, cédula de identidad y electoral n.º [cédula], en la función de directora del Departamento de Ornato, la cua»
A revisar Indemnizaciones laborales pendientes de pago
Otros temas · RD$5.4 millonesEl informe consigna que se adeudaban RD$5,410,952 en indemnizaciones laborales aprobadas por el Ministerio de Administración Pública a 172 exempleados. También señala que de 338 personas desvinculadas faltaba tabular y entregar las indemnizaciones correspondientes a esos 172 exempleados.
«En los análisis e indagaciones realizadas al objeto de remuneraciones al personal, se observó que el ayuntamiento presenta un personal desvinculado de ciento setenta y dos (172) exempleados, a los cuales les adeudan la suma de RD$5,410,952., correspondiente a las indemnizaciones laborales, determinadas y aprobadas por el MAP.»
A revisar Codificaciones incorrectas de gastos
Bancos y caja · RD$505,000Se observaron cheques por RD$505,000 registrados en cuentas que no correspondían a la naturaleza de los gastos, entre ellos aportes, publicidad y compra de refrigerios. El informe indica que esto distorsionó los registros de las ejecuciones presupuestarias.
«En el análisis realizado al objeto del gasto de Servicios No Personales, se observaron cheques con las codificaciones incorrectas en cuentas de gastos, por el monto de RD$505,000., los cuales, no corresponden a la naturaleza ni a los conceptos descriptos en los referidos cheques, como se detalla a continuación:»
A revisar Debilidades en la administración de activos y propiedades
Activos e inventarioEl inventario de activos fijos no estaba actualizado ni detallaba características relevantes; faltaba un archivo catastral suficiente y había bienes cuya titularidad no podía confirmarse. Además, no existían controles adecuados de mantenimiento y traslado, ni respaldo mediante pólizas de seguro suficiente para los bienes.
«El reporte de inventario de activos fijos no está actualizado, no describe de manera detallada informaciones características de cada propiedad, como son: código, ubicación, color, modelo, serie, fecha, costo de adquisición y depreciaciones.»
A revisar Vehículos sin matrículas a nombre del ayuntamiento
Activos e inventarioEn el inventario se verificaron trece vehículos que carecían de las matrículas correspondientes a nombre del ayuntamiento. La falta de registro dificulta acreditar la titularidad de los bienes públicos.
«En el reporte de inventario de activos fijos suministrado, fueron verificados trece (13) vehículos de transportes, que carecen de las correspondientes matrículas a nombre del ayuntamiento.»
A revisar Vehículos registrados a nombre de terceros
Activos e inventarioSe observaron tres vehículos que no habían sido traspasados al ayuntamiento y cuyas matrículas figuraban a nombre de proveedores o terceros. El informe señala que esto genera riesgos para el reclamo legal de los bienes ante pérdida u otros eventos.
«Se observaron la existencia de tres (3) vehículos que no han sido traspasados a nombre del ayuntamiento, evidenciado en las respectivas matrículas que están a nombre de los proveedores o terceros, como se detalla a continuación:»
Contexto Mobiliarios y equipos de oficina sin código de identificación
Activos e inventarioLa inspección física identificó mobiliarios y equipos de oficina sin etiquetas o códigos de identificación de la propiedad. La falta de identificación limita el control administrativo y la localización de los bienes.
«En la inspección física realizada, se identificaron mobiliarios y equipos de oficina que no están etiquetados ni codificados con el número de identificación de la propiedad.»
A revisar Compras y reparaciones sin las cotizaciones requeridas
Compras y contrataciones · RD$1.3 millonesEn 2013, 2014 y 2016 se efectuaron compras y reparaciones de equipos pesados por RD$1,311,715 sin que los expedientes evidenciaran las cotizaciones requeridas. La falta de cotizaciones reduce la evidencia de competencia entre proveedores y de selección conforme al procedimiento aplicable.
«En los períodos 2013, 2014 y 2016, realizaron contrataciones y compras por el monto de RD$1,311,715., por concepto de reparaciones de equipos pesados, compras de repuestos y servicios de manos de obras, sin que los expedientes soporte evidenciaran las cotizaciones requeridas, como se detalla a continuación:»
Grave Cheques sin soportes de servicios y adquisiciones
Bancos y caja · RD$1.4 millonesEn 2014 se emitieron cheques por RD$28,000 en honorarios sin informes que sustentaran los trabajos, y por RD$1,416,000 para adquirir un rodillo y un camión grúa sin las facturas correspondientes en los expedientes. Los auditores mantuvieron la observación tras evaluar la respuesta de la entidad.
«El ayuntamiento en el período 2014, emitió cheques por el monto de RD$28,000., por concepto de honorarios profesionales y técnicos, sin que los respectivos expedientes, contenga informe del levantamiento de rampas y letreros, como soporte de los trabajos realizados.»
A revisar Desmantelamiento de vehículos sin autorización acreditada
Activos e inventarioSe verificaron vehículos en desuso que fueron movilizados y desmantelados sin evidencia de conocimiento y aprobación del alcalde, y sin determinar su cantidad ni valor en el inventario. La administración comunicó que presentó una querella ante el Ministerio Público; el informe no cuantifica el valor de los equipos.
«En la inspección realizada a los equipos de transporte, se verificaron vehículos en desusos que fueron movilizados del centro de acopio de la Dirección de Ornato y Embellecimiento, y desmantelados, sin el conocimiento y aprobación del alcalde municipal, sin que fuera determinada la cantidad de unidades ni el valor de dichos equipos en el inventario.»
A revisar Vehículos chatarras sin evaluación para descargo
Activos e inventarioSe observaron vehículos y equipos pesados en condiciones de chatarra sin evidencia de evaluación para descargo ante la Dirección General de Bienes Nacionales. Esto supone una debilidad en el control y disposición formal de los bienes municipales.
«En la revisión física a los equipos de transportes, se observó la existencia de vehículos livianos y equipos pesados, como son: greda, pala mecánica, rodillo y camiones compactos, que se encuentran en condiciones de chatarra, sin la evidencia de evaluaciones para descargos a la Dirección General de Bienes Nacionales.»
A revisar Doce vehículos no localizados físicamente
Activos e inventarioEn la inspección física de los equipos del inventario no se localizaron doce vehículos y no se evidenciaron documentos que indicaran su traslado y uso. El informe lo vincula con falta de salvaguarda y control administrativo de los bienes patrimoniales.
«En la inspección física realizada a los equipos de transporte, contenido en el reporte de inventario, se observó que doce (12) vehículos no fueron localizados, sin que se evidenciara documento que indiquen el traslado y uso de los mismos, ver detalle anexo 4.»
A revisar Debilidades en cuentas por pagar a proveedores
Cuentas por pagarEl ayuntamiento no disponía de registros, controles y políticas adecuados para administrar las cuentas por pagar y conciliar saldos. Aunque los sistemas incluían módulos para esas cuentas, no se utilizaban para contabilizar las deudas acumuladas y los pagos realizados.
«El Ayuntamiento no dispone de registro, ni aplica controles y políticas adecuadas para la administración de las cuentas por pagar a proveedores, que permita conciliar los saldos a fin de evitar atrasos en los pagos.»
Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona