Hallazgos (22)
Grave Desembolsos sin documentación soporte
Pagos sin soporte · RD$3.3 millonesEl informe consigna desembolsos en gastos administrativos por RD$3,318,483 sin documentación que sustente las operaciones. Señala además que este hallazgo presenta indicios de responsabilidad penal.
«En la verificación efectuada al rubro gastos administrativos del Colegio Dominicano de Notarios, durante el período auditado 2017-2018, observamos desembolsos por un monto de RD$3,318,483., sin evidenciarse la documentación soporte.»
Grave Cuentas por pagar y pagos sin soportes de préstamos y compromisos
Cuentas por pagar · RD$770,000Se identificaron pagos por RD$770,000 y una cuenta por pagar de RD$369,000 a nombre de exempleados, directivos y particulares, sin evidencia de que los fondos ingresaran a las cuentas de la entidad ni de su destino. El informe consigna indicios de responsabilidad penal para este hallazgo.
«Durante el período auditado, se identificó que la entidad realizó pagos por RD$770,000., y mantenía al 31 de diciembre de 2018 una cuenta por pagar ascendente a RD$369,000 a nombres de exempleado, directivos y particulares de la institución, correspondiente a abonos y compromisos derivados de préstamos otorgados a favor de esta.»
Grave Diferencia en el saldo de equipo de transporte
Estados financieros y registros contables · RD$1.9 millonesLa cuenta de equipo de transporte reflejaba RD$4,523,618, aunque la entidad contaba con una unidad vehicular con inversión de RD$2,587,484. El informe consigna una diferencia neta de RD$1,936,134 que afecta la razonabilidad del activo registrado.
«Constatamos que la entidad solo cuenta con una unidad vehicular, corroborado con póliza de seguro e inventario suministrado, con una inversión de RD$2,587,484, para una diferencia neta de RD$1,936,134.»
Grave Desembolsos realizados sin factura
Publicación y expedientes · RD$574,295La revisión de expedientes de pagos identificó desembolsos por RD$574,295 sin las facturas que avalaran la inversión. El informe señala que la respuesta de la entidad no aportó todas las facturas requeridas.
«Mediante el análisis y evaluación de la documentación soportes de los registros del rubro de Mobiliario, Planta y Equipos y gastos generales, correspondiente a los períodos auditados 2017-2018, evidenciamos expedientes de pagos sin las facturas que avalen la inversión, por un monto de RD$574,295., ver detalle en el anexo 4.»
Grave Impuesto sobre la renta dejado de retener
Impuestos y retenciones · RD$501,528El informe observó pagos a personal administrativo y proveedores a los que no se les retuvo ISR por RD$501,528, en incumplimiento de las disposiciones tributarias sobre agentes de retención.
«Mediante el análisis de los pagos realizados, evidenciamos desembolsos al personal administrativo y proveedores de bienes y servicios a los cuales la entidad dejó de retener por concepto de impuesto sobre la renta el monto de RD$501,528., Ver detalle en el anexo 5.»
Grave Aportes al Sistema de Seguridad Social dejados de retener
Impuestos y retenciones · RD$226,994El informe observó que no se retuvieron aportes a la seguridad social correspondientes al personal administrativo. El cuerpo del hallazgo consigna RD$226,994, aunque el resumen y el anexo presentan RD$226,944.
«Mediante el análisis del gasto por remuneraciones al personal, en lo referente a los aportes a la Tesorería de la Seguridad Social, observamos que la entidad dejo de retener un monto de RD$226,994., al personal administrativo de la entidad.»
A revisar Pagos con facturas sin Número de Comprobante Fiscal
Otros temas · RD$2.1 millonesSe identificaron desembolsos y compromisos por RD$2,115,420 sustentados con facturas sin Número de Comprobante Fiscal, en incumplimiento de las disposiciones fiscales aplicables.
«Mediante la verificación de los pagos posteriores a las cuentas pendientes de pago al 31 de diciembre de los años 2017-2018, evidenciamos desembolsos y compromisos contraídos con facturas sin Numero de Comprobante Fiscal (NCF), por un monto de RD$2,115,420.»
A revisar Sobregiros en cuentas de disponibilidad
Otros temasLas cuentas operativas presentaban sobregiros en libros de RD$4,152,413 y RD$1,429,877 al cierre de 2017 y 2018, respectivamente. Esto impedía que la disponibilidad presentada reflejara la realidad y representaba compromisos corrientes.
«Mediante la revisión de las conciliaciones bancarias, observamos que las cuentas operativas, al cierre de los períodos auditados 2017-2018, presentan sobregiro en libro, por montos de RD$4,152,413., y RD$1,429,877., lo que impide que la disponibilidad presentada se corresponda con la realidad, ya que el mismo representa un compromiso corriente para esta.»
A revisar Diferencias entre cuentas por pagar y saldos confirmados
Cuentas por pagarEl informe identificó diferencias entre los saldos registrados y las confirmaciones de proveedores por RD$179,296 en 2017 y RD$52,908 en 2018. Las diferencias afectan la integridad de los compromisos registrados.
«Mediante revisión de las confirmaciones de saldos recibidas de los suplidores de la entidad, verificamos que existe diferencia entre los compromisos asumidos por la institución al cierre de los años auditados 2017-2018, y los derechos exigibles de sus proveedores, por montos de RD$179,296., y RD$52,908., respectivamente.»
A revisar Depósitos en tránsito no revelados
Estados financieros y registros contables · RD$237,725Al cierre de 2018 había 26 depósitos en tránsito, con antigüedad de entre ocho y 51 días, por RD$237,725, que no se revelaron en notas a los estados financieros.
«Al 31 de diciembre de 2018, la entidad presenta en la conciliación bancaria de la cuenta n.º [cédula], del Banco del Reservas veintiséis (26) depósitos en tránsito con antigüedad entre ocho y hasta cincuenta y un días, por un monto de RD$237,725., los cuales no fueron revelados mediante notas en el balance general, ver detalle en el anexo 8.»
A revisar Deficiencias de control interno en el área de ingresos
Ingresos y recaudacionesEl informe observó recibos con la misma numeración asignados a distintas personas y montos, inconsistencias entre fechas y numeración, y recibos nulos y vigentes con igual número. Estas deficiencias debilitan el control y la trazabilidad de las recaudaciones.
«Mediante la revisión de las recaudaciones de los años 2017 y 2018, se observó la emisión de recibos de ingresos con la misma numeración a nombre de distintas personas y diferentes montos recaudados, estos son elaborados en formato digital mediante una aplicación sin los parámetros necesarios para mitigar estos riesgos, ver el siguiente detalle:»
A revisar Ayudas médicas con expedientes incompletos
Ayudas, subsidios y donacionesEn una muestra de 50 expedientes de notarios que recibieron ayudas médicas, faltaban documentos de respaldo; en todos faltaban la carta de remisión de la filial y el acta de aprobación de la comisión. La carencia documental limita la verificación de requisitos y aprobaciones.
«Evidenciamos mediante el análisis de una muestra de cincuenta (50) expedientes de notarios que reciben ayudas médicas, correspondientes al período de la auditoría, que estos adolecen de documentos soporte, tales como se resume a continuación:»
A revisar Expedientes de pagos con documentación incompleta
Publicación y expedientesSe encontraron expedientes de pagos por adquisiciones de bienes y servicios sin documentos de soporte como solicitudes de compra, órdenes de compra, cotizaciones o solicitudes de pago. Esto debilita la evidencia y el control de las erogaciones.
«Mediante el análisis de los desembolsos por adquisición de bienes y servicios, correspondientes a los períodos auditados 2017-2018, evidenciamos expedientes de pagos sin tener anexas la documentación soporte tales como solicitud de compras, órdenes de compra, cotizaciones, solicitud de pago, ver detalle en el anexo 10.»
A revisar Activos fijos no verificados o con datos inconsistentes
Activos e inventarioEn la inspección no se verificó un monitor amplificado asignado a Tesorería y se encontró que las especificaciones de un equipo de aire acondicionado del inventario no coincidían con la inspección física. Esto reduce la confiabilidad del registro y control de los bienes.
«Durante la inspección física de los activos de la entidad, no fue verificado el activo indicado a continuación:»
A revisar Inadecuada determinación de la depreciación de activos fijos
Activos e inventarioEl cálculo de depreciación se basaba en los saldos de cuentas de control, sin considerar las fechas de entrada y salida de cada activo, y el inventario no contenía datos necesarios para determinar el deterioro. Esto puede afectar la medición contable de los activos.
«En verificación efectuada al rubro mobiliario, planta y equipos del período auditado 2017-2018, evidenciamos que el cálculo de la depreciación se realiza desde los montos que presentan las cuentas controles, sin considerar la fecha de entrada y salida de cada activo, dada la carencia de auxiliares.»
A revisar Activos fijos sin código de identificación física
Activos e inventarioLa inspección física evidenció que los activos adquiridos en el período auditado no estaban codificados físicamente, pese a que el manual institucional establece códigos y tarjetas de control. Esto dificulta su identificación y seguimiento.
«Mediante inspección física realizada a las adquisiciones de activos del período auditado 2017-2018, evidenciamos que los mismos no están codificados físicamente.»
A revisar Debilidades en el módulo de activos fijos
Activos e inventarioEl módulo del sistema financiero no generaba auxiliares con el detalle de los bienes registrados ni el cálculo de la depreciación acumulada por cada activo. La deficiencia limita el seguimiento contable de los bienes.
«El módulo de propiedad, mobiliario, planta y equipo del sistema financiero de la entidad presenta debilidades de funcionamiento debido a que no genera los auxiliares de las cuentas de activos fijos que incluyan los detalles pormenorizados de los bienes registrados ni el cálculo de la depreciación acumulada para cada uno de los ítems registrados en el citado módulo de la aplicación.»
A revisar Cheque en tránsito por más de seis meses
Bancos y caja · RD$7,472Un cheque emitido en febrero de 2017 por RD$7,472 seguía en tránsito al cierre de ese año, con más de seis meses de antigüedad, pese al plazo establecido para su presentación al pago.
«Mediante la revisión de la conciliación bancaria al 31 de diciembre de 2017 de la cuenta n.º [cédula], del Banco Popular, se observó que el cheque n.º 2489 emitido el 20 de febrero de 2017, por un monto de RD$7,472., permanecía con más de seis meses en tránsito al cierre del período evaluado.»
A revisar Diferencia en la prima de cuenta de ahorro en dólares
Estados financieros y registros contables · RD$4,857El saldo de la cuenta de ahorro en dólares no se ajustó a la tasa oficial de cierre; el recálculo arrojó una diferencia total de RD$4,857. Esto afecta la valoración contable de la cuenta.
«Mediante la revisión a las cuentas de disponibilidad observamos que la cuenta de ahorro en dólares n.º [cédula], presenta diferencia en prima al cierre del período de la auditoría, producto de no ajustar el balance a la tasa oficial de los años 2017-2018, Ver el siguiente cuadro:»
A revisar Facturas de 2019 registradas previamente en 2018
Estados financieros y registros contables · RD$5,599Se identificaron facturas emitidas en 2019 que se habían registrado en 2018, por RD$5,599. La diferencia temporal afecta la delimitación de los períodos de la información financiera.
«Al comparar la fecha de los registros con la fecha de los documentos que los sustentan, comprobamos facturas emitidas en el año 2019, previamente registradas en el 2018, por un monto RD$5,599., según detalles a continuación:»
Contexto Cheques de bienes y servicios sin codificación contable
Bancos y cajaLa revisión identificó cheques por adquisición de bienes y servicios sin codificación contable. La falta de codificación reduce la trazabilidad y dificulta la clasificación de las transacciones.
«Al verificar los pagos por conceptos de adquisición de mobiliario, planta y equipos de los períodos 2017-2018, evidenciamos la emisión de cheques sin codificar contable, ver detalle en el anexo 11.»
Contexto Ayudas médicas categorizadas como pensiones
Ayudas, subsidios y donacionesEl informe consideró incorrecto que el reglamento clasifique como pensiones las ayudas médicas otorgadas a notarios, pues estos no son empleados del Colegio. Recomendó adecuar el nombre del reglamento a la naturaleza del beneficio.
«Durante el período auditado 2017-2018, observamos que el Reglamento del Fondo de Pensiones y Jubilaciones del Colegio Dominicano de Notarios categoriza como pensiones las ayudas médicas otorgadas a los notarios colegiados que cumplen con las condiciones requeridas para optar por dicho auxilio.»
Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona