Resumen
La Cámara de Cuentas auditó las informaciones financieras incluidas en los estados de ejecución presupuestaria de la Junta de Distrito Municipal Juan Adrián, así como aspectos de su control interno, durante 2013-2015. Emitió una opinión con salvedades y cuantificó, entre otros asuntos, RD$1,921,553 en adquisiciones sin las cotizaciones requeridas, RD$295,870 en retenciones de impuestos no efectuadas y RD$1,183,875 en pagos a jornaleros sin documentación justificativa. La Carta a la Gerencia consigna además debilidades de control y observaciones adicionales sobre ingresos, nóminas, presupuesto, compras y activos.
Hallazgos (33)
Grave Nóminas a jornaleros sin documentos justificativos
Nómina y personal · RD$1.2 millonesEl informe consigna pagos del proyecto de Caficultores sin documentación íntegra que justifique el gasto, por RD$1,183,875. También señala indicios de responsabilidad penal y que los resultados deben remitirse al Ministerio Público.
«Observamos pagos por concepto de nómina al personal que laboró en el proyecto de Caficultores, provienen de las donaciones otorgadas por la Barrick “Pueblo Viejo”, realizados a través de la cuenta bancaria del Proyecto Inversión Comunitaria, en BanReservas n.° [cédula], determinándose que en dichos pagos no se presenta la documentación íntegra que justifique el gasto, el monto desembolsado asciend»
Grave Ingresos propios no depositados íntegramente
Ingresos y recaudaciones · RD$7,387La revisión de ingresos propios por RD$49,800 determinó una diferencia de RD$7,387 no depositada en la cuenta bancaria.
«Del análisis realizado a los recibos correspondientes a ingresos generados por actividades propias de la entidad durante el período auditado, por el monto ascendente a RD$49,800, se determinó una diferencia no depositada en la cuenta bancaria por valor de RD$7,387.»
Grave Empleados pagados sin evidencia de asistencia o labor
Nómina y personal · RD$461,364El informe identifica cuatro empleados que, según la revisión, no asistían a sus puestos ni registraban la labor realizada; los desembolsos de los años auditados sumaron RD$461,364.
«En revisión a los pagos realizados por concepto de nóminas, determinamos cuatro (4) empleados, de los cuales, tres (3) son asignados al Cuerpo de Bomberos, se evidenció que no asisten a sus puestos de trabajo, ni registran la labor realizada por éstos, así como tampoco la asesora contable, por un monto desembolsado por los años auditados asciende a RD$461,364, de los cuales se describe a continuac»
A revisar Adquisiciones sin las cotizaciones requeridas
Compras y contrataciones · RD$1.9 millonesSe identificaron compras de bienes y servicios por RD$1,921,553 sin las cotizaciones exigidas para el procedimiento de compras menores.
«En nuestra revisión a los pagos analizados por concepto de gastos en activos no financieros durante los años 2013-2015, determinamos la adquisición de bienes y servicios, por un monto de RD$1,921,553, sin las cotizaciones requeridas por el reglamento para compras menores, según describimos a continuación:»
A revisar Impuesto sobre la renta no retenido ni enviado a la DGII
Impuestos y retenciones · RD$295,870La entidad dejó de retener y remitir a la Dirección General de Impuestos Internos RD$295,870 por adquisiciones de bienes y servicios.
«Durante el período auditado, determinamos que la entidad dejó de retener y enviar a la Dirección General de Impuestos Internos (DGII), la suma ascendente a RD$295,870, por concepto de adquisición de bienes y servicios.»
A revisar Gastos ejecutados por encima del presupuesto autorizado
Presupuesto · RD$777,087En 2015 se desembolsaron cuantías superiores a los créditos presupuestarios autorizados; las diferencias señaladas ascienden a RD$777,087.
«En análisis realizados a los gastos, se observaron partidas en las cuales se desembolsó cuantías superiores al importe de los créditos autorizados en el presupuesto asignado para el año 2015, reflejando diferencias en lo concerniente a este estos gastos, por valor de RD$777,087, según describimos a continuación:»
A revisar Gastos de inversión inferiores a lo presupuestado
Presupuesto · RD$1.7 millonesLa entidad ejecutó en inversión RD$1,711,384 menos de lo previsto en el presupuesto durante 2013-2015; el informe relaciona la observación con el destino legal de los fondos.
«En revisión realizada a la ejecución presupuestaria en el renglón de gasto de inversión, durante los años 2013-2015, verificamos que la entidad erogó un monto inferior a lo presentado en presupuesto ascendente a RD$1,711,384, según describimos a continuación:»
A revisar Diferencias entre ejecución presupuestaria y nóminas pagadas
Nómina y personal · RD$263,790La comparación de las erogaciones por servicios personales con las nóminas físicas arrojó diferencias acumuladas por RD$263,790.
«En análisis realizado a las erogaciones por concepto de servicios personales y según las nóminas físicas pagadas en los años auditados 2015-2013, se comprobaron diferencias en el referido renglón, como se muestra a continuación:»
A revisar Ingresos no registrados ni depositados oportunamente
Ingresos y recaudaciones · RD$2.8 millonesEl informe observó que los ingresos propios o extrapresupuestarios no se registraban en el período de su ocurrencia ni se depositaban a más tardar el siguiente día laborable. Como ejemplo, consigna un ingreso de RD$2,800,000 recibido en diciembre de 2012 y depositado en febrero de 2013.
«La entidad no registra en el sistema contable, los ingresos percibidos por actividades propias o extrapresupuestarios en el período de su ocurrencia, ni son depositados oportunamente en las cuentas correspondientes a más tardar el siguiente día laborable.»
A revisar Compras sin certificaciones de cumplimiento fiscal
Compras y contrataciones · RD$5.4 millonesSe erogaron RD$5,421,495 en adquisiciones sin requerir a los suplidores certificaciones de cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social.
«Comprobamos que la institución erogó la suma de RD$5,421,495 por concepto de adquisición de bienes y servicios, sin que la entidad le requiera a los suplidores las certificaciones que demuestren estar al día en el pago de sus obligaciones fiscales con la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) y la Tesorería de la Seguridad Social (TSS).»
A revisar Compras a suplidores sin inscripción en el RPE
Compras y contrataciones · RD$1.5 millonesSe emitieron cheques por RD$1,506,493 para materiales de construcción a suplidores que carecían del Registro de Proveedores del Estado.
«En el análisis realizado a los pagos por la compra de materiales de construcción, verificamos que la entidad emitió cheques por un valor RD$1,506,493, de los cuales fueron utilizados para la construcción de la Funeraria Municipal un monto RD$675,691, construcción del Local del Cuerpo de Bomberos por valor de RD$736,802 y un monto de RD$94,000 para el Palacio Municipal, en donde verificamos que los»
A revisar Diferencias entre recibos del sistema y recibos físicos
Ingresos y recaudaciones · RD$3 millonesLos recibos de ingresos generados por el sistema computarizado por RD$2,986,201 no coincidían con la secuencia numérica de los recibos físicos, lo que dificultaba cotejarlos con los depósitos bancarios.
«En verificación a los recibos de ingresos que emitió en los años 2015, 2014 y 2013 el sistema computarizado de la institución, determinamos que un total de RD$2,986,201, no se corresponden con la secuencia numérica de los recibos físicos.»
A revisar Compra de terreno sin título de propiedad
Compras y contrataciones · RD$255,000La entidad adquirió por RD$255,000 un terreno para construir la funeraria municipal sin que el terreno tuviera título de propiedad, lo que afecta la acreditación del patrimonio institucional.
«En revisión realizada a la compra de activos no financieros (Terreno), determinamos que la entidad, adquirió un terreno para la construcción de la funeraria municipal, el cual no posee título de propiedad, por un monto ascendente a RD$255,000, según describimos a continuación:»
A revisar Clasificadores presupuestarios aplicados incorrectamente
Presupuesto · RD$170,421Durante 2013-2015 se registraron gastos por RD$170,421 en clasificadores distintos de los que correspondían, afectando la consistencia de los registros presupuestarios.
«Durante el período 2013-2015, se comprobó que la entidad realizó gastos por concepto de Ayudas y Donaciones Ocasionales a Hogares y Personas, Llantas y Neumáticos, Ayudas y Donaciones a Instituciones sin fines de Lucro y Servicios Técnicos Profesiones, objeto (2412, 2353, 426 y 296), por un monto de RD$170,421, en donde se observó que dichos gastos fueron registrados en los objetos (2727, 2657, 61»
A revisar Conciliaciones bancarias sin soporte ni aprobación
Bancos y cajaNo fue posible realizar las conciliaciones bancarias de las cuentas de 2013-2015 por falta de documentación soporte; los formularios entregados tampoco estaban firmados, revisados ni aprobados por funcionarios competentes.
«En la entidad no fue posible realizar las reconciliaciones bancarias de las diferentes cuentas que tiene la entidad, en los años 2013-2015, debido a que las mismas carecen de todos los documentos que sustenta tales registros, como detallamos a continuación:»
A revisar Desembolsos de caja chica sin documentos justificativos
Bancos y cajaEl arqueo determinó que los volantes definitivos de caja chica carecían de documentación que respaldara la salida del efectivo.
«Pudimos determinar en nuestro arqueo al fondo de caja chica de la institución, que los volantes definitivos de los desembolsos carecen de los documentos justificativos que dan origen a la salida del efectivo.»
Revisión con datos públicosSin datos «Anticipos financieros pendientes de regularizar»: No tenemos datos de la institución posteriores al informe para saberlo.
A revisar Nóminas sin firmas de funcionarios y beneficiarios
Ayudas, subsidios y donacionesAlgunas nóminas carecían de las firmas de los funcionarios competentes y de sus beneficiarios como constancia de recepción del sueldo.
«En nuestra verificación e inspección física a las diferentes nóminas que son pagadas por el Distrito Municipal, pudimos determinar que algunas de estas, carecen de las firmas de los funcionarios competentes y de sus beneficiarios como constancia de haber recibido el sueldo.»
A revisar Vehículos de transporte sin matrícula
Activos e inventarioLa Junta contaba con dos vehículos de motor sin matrícula, incumpliendo los requisitos de registro y circulación señalados en el informe.
«En verificación realizada a los equipos de transporte, se determinó que la Junta de Distrito Municipal Juan Adrián, cuenta con dos (2) vehículo de motor carente de matrícula, según detalle a continuación:»
A revisar Falta de control de asistencia del personal
Nómina y personalLa entidad no llevaba un registro diario de asistencia de sus empleados, por lo que el informe señala que no podía controlar su presencia y cumplimiento de funciones.
«La entidad no lleva registro de asistencia diaria de sus empleados, a los fines de poder tener control de los mismos en cumplimiento de sus funciones.»
A revisar Fondo de caja chica sin arqueos periódicos
Bancos y cajaEl fondo de caja chica no era arqueado periódicamente por el departamento responsable del control financiero, debilitando la verificación de su saldo y uso.
«El fondo de caja chica no es arqueado periódicamente por el departamento que sirve de control financiero (Tesorero Municipal).»
Revisión con datos públicosSin datos «Anticipos financieros pendientes de regularizar»: No tenemos datos de la institución posteriores al informe para saberlo.
A revisar Comprobantes de caja chica sin autorización competente
Bancos y cajaLos volantes definitivos contenían únicamente la firma del custodio y carecían de otras firmas requeridas para autorizar y validar el desembolso.
«En el arqueo realizado, se observó que los volantes definitivos utilizados para el control del efectivo contienen únicamente la firma del custodio del fondo, careciendo de las demás firmas requeridas como evidencia de autorización y validación.»
Revisión con datos públicosSin datos «Anticipos financieros pendientes de regularizar»: No tenemos datos de la institución posteriores al informe para saberlo.
A revisar Desembolsos de caja chica sin sello de pagado
Bancos y cajaLos desembolsos definitivos carecían de sello fechado de pagado, control que el informe señala que sirve para evitar pagos duplicados.
«Mediante el arqueo realizado al fondo de caja chica de la entidad, se determinó que los desembolsos definitivos y pagados carecen de un sello fechado con la inscripción de pagado, para evitar pagos duplicado.»
Revisión con datos públicosSin datos «Anticipos financieros pendientes de regularizar»: No tenemos datos de la institución posteriores al informe para saberlo.
A revisar Ingresos registrados en recibos sin correspondencia física
Ingresos y recaudacionesLa falta de correspondencia entre los recibos del sistema y los físicos dificultaba el cruce con los depósitos bancarios y distorsionaba el procesamiento contable.
«Esta situación provoca distorsiones en el procesamiento contable y en la información producida, dificultando realizar el cruce de los recibos de ingresos físicos con los recibos generados por el sistema computarizado y los depósitos bancarios.»
A revisar Registros de ingresos y depósitos realizados fuera de período
Ingresos y recaudacionesEl informe señala que los ingresos se registraban en el sistema al momento del depósito y no en el período en que se recibían, además de la falta de depósito oportuno.
«Los ingresos percibidos, son registrados en el Sistema Financiero Municipal (MUNICIPIA) al momento en que se realiza el depósito bancario y no en el período de su ocurrencia.»
A revisar Desembolsos de caja chica sin sello de cancelación
Bancos y cajaLa documentación justificativa de pagos por caja chica no se cancelaba con sello fechado de pagado, lo que debilitaba el control para prevenir duplicidades.
«Mediante el arqueo realizado al fondo de caja chica de la entidad, se determinó que los desembolsos definitivos y pagados carecen de un sello fechado con la inscripción de pagado, para evitar pagos duplicado.»
Revisión con datos públicosSin datos «Anticipos financieros pendientes de regularizar»: No tenemos datos de la institución posteriores al informe para saberlo.
Contexto Falta de manual para regular al personal
Control interno, sistemas y organizaciónEl Concejo no había elaborado un manual o reglamento que definiera las responsabilidades de los cargos del área de personal y nóminas.
«El Concejo de la Junta de Distrito Municipal Juan Adrián, al momento de la auditoría no había elaborado un manual o reglamento, para regular las responsabilidades de los cargos del área de personal y nóminas, que permita el buen funcionamiento de los recursos humanos.»
Contexto Expedientes de personal incompletos
Nómina y personalEn una muestra de 40 expedientes del personal activo faltaban documentos fundamentales, entre ellos certificados académicos, evaluaciones de desempeño y cédulas.
«Al verificar una muestra de cuarenta (40) expedientes, correspondientes a las nóminas del personal activo, se evidenció falta de documentaciones fundamentales, tales como:»
Contexto Falta de manual para el manejo de caja chica
Bancos y cajaLa institución no contaba con reglamentación interna para el manejo de la caja chica, lo que limitaba la formalización de controles y responsabilidades.
«La institución no cuenta con una reglamentación interna para el manejo de la caja chica.»
Revisión con datos públicosSin datos «Anticipos financieros pendientes de regularizar»: No tenemos datos de la institución posteriores al informe para saberlo.
Contexto Ausencia de volantes provisionales de caja chica
Bancos y cajaLa entidad no elaboraba volantes provisionales para controlar la entrega de efectivo antes del desembolso definitivo.
«La entidad no elabora volantes provisionales para controlar la entrega de efectivo, previo al desembolso definitivo de caja chica, para tener un mejor Control seguro.»
Revisión con datos públicosSin datos «Anticipos financieros pendientes de regularizar»: No tenemos datos de la institución posteriores al informe para saberlo.
Contexto Reposición de caja chica al agotarse completamente
Bancos y cajaEl fondo, asignado por RD$10,000, se reponía una vez agotado en su totalidad, en vez de solicitarse la reposición al alcanzar el nivel establecido por la normativa.
«En el arqueo realizado en fecha 23/01/2017 al fondo de caja chica de la entidad, el cual tiene un monto asignado de RD$10,000.00, se determinó que la entidad realiza la reposición del fondo, una vez agotado en su totalidad, en contravención a la normativa establecida.»
Revisión con datos públicosSin datos «Anticipos financieros pendientes de regularizar»: No tenemos datos de la institución posteriores al informe para saberlo.
A revisar Gastos de inversión por debajo de lo presupuestado
PresupuestoEl informe consigna una ejecución de inversión inferior a lo presupuestado y señala que la entidad no ejecutó todo lo previsto. Esta observación se cuantifica en RD$1,711,384 en el hallazgo presupuestario correspondiente.
«“Porque no se ejecutó todo lo presupuestado”.»
A revisar Vehículos sin oficio de asignación o custodia
Activos e inventarioLos vehículos de transporte de la entidad no contaban con un oficio que asignara responsables de su uso o custodia.
«Determinamos que los vehículos de transporte de la entidad, no cuentan con un oficio de asignación a los responsables de su uso o custodia, según la relación que citamos a continuación:»
A revisar Falta de encargado y registro de activos fijos
Activos e inventarioLa evaluación encontró que no existía un encargado de activos fijos y que estos carecían de tarjeteros para llevar su control.
«En nuestra evaluación y supervisión a los activos de la entidad, se comprobó que no existe un encargado de los activos fijos y por tal razón los mismos carecen de tarjeteros para llevar el control de estos.»
Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona