Hallazgos (30)
Grave Desembolso sin facturas de soporte
Otros temas · RD$1.7 millonesEl informe consigna un pago por servicio de alimentación para el que la entidad no suministró facturas por RD$1,653,740. La observación se mantuvo tras revisar la documentación remitida en réplica.
«Durante la recepción de los documentos solicitados para el análisis de la cuenta de alimentos y bebidas pudimos comprobar que el libramiento n.° 156 de fecha 28 de enero de 2016 a favor de Conceptos Caribeños SRL, RNC 130-42874-3, por un monto de RD$2,196,971., adolece de facturas soporte del gasto por un monto de RD$1,653,740.»
Grave Partidas volumétricas pagadas superiores a lo ejecutado
Presupuesto · RD$3.6 millonesLa Cámara de Cuentas comparó cubicaciones pagadas con trabajos observados en campo y mantuvo diferencias por RD$3,588,417, luego de excluir una obra de la condición tras la réplica. La discrepancia afecta pagos de obras públicas.
«Obras que presentan partidas volumétricas mayor a lo ejecutado en campo, ascendente a un valor de RD$3,588,417.»
Grave Gastos indirectos de obras que no correspondían
Obras · RD$843,403Se incluyó en presupuestos y cubicaciones una partida por liquidación y prestaciones laborales que, según el informe, no correspondía pagar a los contratistas. El monto observado fue RD$843,403.
«En los análisis realizados a los presupuestos y cubicaciones de las obras, evidenciamos que los gastos indirectos incluyen cifras por concepto de liquidación y prestaciones laborales, partida que no corresponde ser pagada a los contratistas por la entidad, ascendente a un monto de RD$843,403.»
A revisar Diferencias en el cálculo de retenciones de ISR
Impuestos y retenciones · RD$567,094El recálculo de las retenciones encontró diferencias por RD$567,094 porque no se incluyeron en el cálculo colaboradores cuyas bonificaciones de diciembre hicieron que superaran la exención mensual. Los auditores mantuvieron la observación al no considerar suficiente la evidencia aportada en réplica.
«Mediante el recalculo de las retenciones de impuestos sobre la renta (ISR), realizadas a los empleados durante el período auditado, se determinó diferencia por un monto de RD$567,094., como resultado no haber considerado en el cálculo aquellos colaboradores que en el mes de diciembre con las bonificaciones agregadas al sueldo sobrepasan la exención mensual, ver el siguiente resumen:»
A revisar Combustible asignado a una persona que no figuraba en nómina
Viáticos y combustibleEl informe consigna asignaciones de combustible a un beneficiario que no aparecía en las nóminas cotejadas. La entidad explicó que el combustible se destinaba a labores de mantenimiento, pero los auditores indicaron que no recibió evidencia que refutara la observación.
«Mediante la revisión a los documentos soporté de los pagos por adquisición de combustible, comprobamos la asignación al Sr. Wilson Díaz Valdez, CIE n.° [cédula], beneficiario que no laboran en la entidad, verificándose, esta situación mediante el cruce de las nóminas de la Institución con el detalle de los colaboradores anexa a los desembolsos.»
A revisar Compra de urgencia sin cumplir los procedimientos establecidos
Compras y contrataciones · RD$2 millonesLa compra urgente de cables eléctricos, por RD$1,962,484, no contó con evidencia de invitación a varios oferentes ni de remisión y recepción de informes por los organismos de control. La respuesta de la entidad no aportó los documentos que acreditaran esos trámites.
«La entidad adquirió cables eléctricos con carácter de urgencia, en la que no se observó la invitación a varios oferentes, ni la constancia de remisión y recibo de informes a la Contraloría General de la República y a la Cámara de Cuentas de la República Dominicana.»
A revisar Expedientes de pagos de bienes y servicios incompletos
Publicación y expedientesLa revisión encontró expedientes sin documentos como solicitudes, cotizaciones, certificados de disponibilidad, constancias de recepción, certificaciones tributarias y de seguridad social, contratos o registro de proveedor. Tras revisar la réplica, los auditores mantuvieron los expedientes que seguían incompletos.
«Mediante la revisión de los documentos que sustentan los expedientes de pagos por la adquisición de bienes y servicios, correspondiente al período auditado, observamos que existen legajos que adolecen de: Requisición o solicitud por parte del departamento requirente, cotizaciones y certificados de disponibilidad de cuota, recepción de quien recibe, certificaciones de compromisos tributarios (DGII)»
A revisar Bienes registrados en lotes en el sistema de activos
Activos e inventarioSe registraron varios bienes bajo un solo código en el Sistema de Administración de Bienes, en vez de registrar individualmente cada activo. Esto debilita la identificación y el control de los bienes asignados.
«En revisión a los registros de activos en lotes en el Sistema de Administración de Bienes de Estado (SIAB), se observó entradas de un solo código con varios bienes, a continuación, un detalle de los mismos:»
A revisar Equipos del inventario que no pudieron verificarse físicamente
Activos e inventarioDurante la inspección física, la entidad no pudo validar la existencia de ciertos equipos incluidos en el reporte de inventario. La observación compromete la confiabilidad del registro y el control de esos activos.
«Durante la inspección física de la muestra de los activos fijos, comprobamos que el reporte de inventario contiene equipos que la entidad, no pudo validar su existencia.»
A revisar Activos donados registrados como activos fijos
Activos e inventarioEl informe observó bicicletas adquiridas para donación registradas en el SIAB como activos fijos de la entidad, aunque la norma citada establece que ciertos bienes destinados a programas de asistencia social deben controlarse mediante registros de entrada y salida, no como inventario de activos.
«La entidad adquirió bicicletas para ser donadas, al revisar los registros de los activos fijos en el Sistema de Administración de Bienes (SIAB), observamos la inclusión de estas en el reporte de activos que genera el Sistema.»
A revisar Contratos de compras fechados después de facturas y entregas
Compras y contratacionesEn varios expedientes, las facturas y la recepción de mercancías precedían a la fecha del contrato. La secuencia documental observada debilita los controles sobre la formalización de las compras; el informe presenta casos, pero no un monto total consolidado para este hallazgo.
«En la revisión a los expedientes de pagos, se observó la realización de contratos con fecha posterior a la fecha de la factura y recepción de mercancía.»
Grave Partidas de obras no verificadas en campo
ObrasLa Cámara de Cuentas observó diferencias entre partidas cubicadas y verificadas en una muestra de obras y mantuvo la observación tras revisar la réplica, con excepción de una obra excluida por su nivel de ejecución al momento del levantamiento. El monto final de la condición se consigna en el hallazgo principal de obras volumétricas.
«Al comparar los trabajos ejecutados en campo de la muestra de (42) obras seleccionadas para nuestro análisis con las cubicaciones pagadas, se detectaron partidas mayores a las realizadas, por un monto de RD$10,432,483., tal como se resume a continuación:»
Contexto Ausencia del sello de “pagado” en soportes de desembolsos
Otros temasLos soportes de desembolsos seleccionados carecían del sello de “pagado”, que permite prevenir la duplicidad de pagos o la reutilización de documentos. La entidad informó que adoptó medidas correctivas posteriores.
«Al revisar los soportes que sustentan los desembolsos seleccionados para el análisis de las diferentes cuentas del gasto, observamos que los mismos carecen del sello de “pagado” al momento de concluir el proceso de pago.»
A revisar Inconsistencias en la clasificación y registro del gasto
Estados financieros y registros contablesDos transacciones de transferencias corrientes fueron imputadas a una subcuenta distinta de la que correspondía por su naturaleza. La clasificación errónea afecta la uniformidad y presentación de los registros presupuestarios.
«A través del análisis de los diferentes objetos del gasto, identificamos inconsistencias de clasificación y registro, que de acuerdo con su naturaleza corresponden a otras subcuentas, conforme al siguiente detalle:»
A revisar Deficiencias en la administración y control de activos fijos
Activos e inventarioNo se encontró inventario general de mobiliarios y equipos de oficina para 2015-2017; el inventario físico de 2018 carecía de firmas y no se evidenciaron acciones sobre observaciones detectadas. Estas debilidades reducen la capacidad de comprobar y custodiar los bienes públicos.
«a. Ausencia de inventario general de mobiliarios y equipos de oficina correspondiente a los años 2015-2017. b. Toma física de inventario de mobiliarios y equipos de oficina del año 2018, sin las firmas del personal involucrado en su realización; además, no se evidenció las acciones realizadas con observaciones identificadas durante el levantamiento de los activos.»
Contexto Inconsistencia en fechas de adquisición y asignación de un activo
Activos e inventarioEl registro del SIAB reflejó para un secador de manos una fecha de asignación anterior a la fecha de adquisición. La inconsistencia afecta la exactitud del registro patrimonial.
«En revisión al registro de la entrada de los mobiliarios y equipos reflejada en el reporte general de activo del Sistema de Administración de Bienes (SIAB), del año 2017, se observó inconsistencia en las fechas de adquisición y asignación de activo.»
Contexto Asignación de códigos de activos no coincide con el etiquetado físico
Activos e inventarioLa inspección encontró activos cuyos códigos en el sistema diferían de los códigos colocados físicamente. La discrepancia dificulta identificar y rastrear correctamente los bienes.
«Durante la inspección de los activos se observó, equipos que sus códigos asignados en el SIAB difieren del etiquetado físicamente.»
Contexto Vehículos sin rótulo institucional
Activos e inventarioLa institución tenía vehículos de transporte interno sin rótulo institucional. La falta de identificación limita el control visual de los vehículos públicos; la entidad indicó que posteriormente adquirió rótulos.
«En la inspección física de los activos fijos, se observó que la Institución posee vehículos de transporte interno, sin rotulo institucional.»
A revisar Ubicación de activos fijos desactualizada
Activos e inventarioLa ubicación física de mobiliarios y vehículos no coincidía con la asignada en el SIAB. El registro desactualizado dificulta establecer la custodia y ubicación de los activos.
«En la inspección física de activos fijos, se observó que existen mobiliarios y vehículos que su ubicación física no coincide con la asignada según el Sistema de Administración de Bienes (SIAB).»
A revisar Registros del SIAB con fechas distintas de los documentos de adquisición
Compras y contratacionesLa fecha de factura y de entrada a almacén no coincidía con la información registrada en el SIAB; además, se identificaron 744 artículos ingresados al sistema entre uno y tres meses después de su adquisición. Esto debilita la trazabilidad de los activos.
«a. En la revisión a la documentación física de los activos fijos, se observó que en los documentos soporte de las adquisiciones la fecha de factura y entrada de almacén no coincide con la información digitada en el Sistema de Administración de Bienes (SIAB). Ver detalle en el anexo 5. b. Además, al revisar al listado de compras de bienes 2015-2018, generado por el Sistema de Administración de Bien»
A revisar Expedientes de obras con documentos incompletos
ObrasEn los expedientes de obras no se evidenciaron análisis de costos, estudios básicos, planos de cada proyecto ni bitácoras de obra. La entidad suministró información en un dispositivo que, según los auditores, no pudieron verificar por problemas técnicos.
«En los expedientes de obras entregados por el Ministerio de Deportes y Recreación (MIDEREC), no se evidenció los siguientes documentos: Análisis de costos, estudios básicos, planos de cada proyecto y bitácora de obras, ver detalle en el anexo 6.»
Contexto Partidas no contempladas en gastos indirectos de obras
ObrasEn presupuestos y cubicaciones de obras no se incluyeron gastos indirectos establecidos, aunque se identificaron retenciones por tributación al CODIA y la Ley n.° 6-86. La entidad explicó que se trataba de sorteos de obras y los auditores señalaron que no aportó evidencia que respaldara esa explicación.
«En el análisis realizado a los presupuestos y cubicaciones de las obras, se evidenció que, no se incluyeron los gastos indirectos establecidos, sin embargo, identificamos retenciones referentes a la Tributación al CODIA y la Ley n.° 6-86, como se detallan a continuación:»
A revisar Debilidades en la política de seguridad de Windows Server
Control interno, sistemas y organizaciónEl bloqueo ante intentos fallidos de inicio de sesión no estaba activado, la longitud mínima de contraseña era de cinco caracteres y los parámetros de auditoría estaban desactivados. Estas configuraciones reducen la protección y el monitoreo de accesos.
«a. El control de bloqueo ante intentos fallidos de inicio de sesión "No account lockout" se encuentra en estado "no activado". b. La longitud mínima de contraseña "Min password Len" está establecido en cinco (5) caracteres. c. Observamos que se encuentran en estado "No auditing" todos los parámetros de las Políticas de Auditorías de Windows Server situación que impediría auditar el acceso no autor»
A revisar Perfiles y cuentas de usuarios de red con controles deficientes
Control interno, sistemas y organizaciónSe encontraron 380 cuentas activas cuyas contraseñas no caducaban, cuentas sin inicios de sesión aún activas, usuarios con privilegios de administrador no acordes con sus cargos y cuentas activas de exempleados. Estas debilidades aumentan el riesgo de accesos no autorizados.
«Comprobamos la existencia de un total de 380 cuentas de usuarios activas, no desactivadas y no bloqueadas a las que sus contraseñas no caduca.»
Contexto Estructura organizativa de la Dirección de TI no acorde con sus funciones
Control interno, sistemas y organizaciónLa distribución de cargos del organigrama remitido no correspondía con las funciones que efectivamente se realizaban en el área de TI; tareas de seguridad, respaldos y bases de datos recaían en cargos distintos de los previstos. El responsable indicó que la estructura estaba pendiente de aprobación.
«En indagaciones realizadas en la dirección de tecnologías de la entidad, observamos que si bien esta presenta una estructura organizativa de acuerdo a la complejidad de los procesos que se gestionan en la institución, la distribución de los cargos definidos en el organigrama remitido por la Dirección de TI, no se corresponde con la realidad del área, donde por ejemplo las funciones de encargado de»
A revisar Debilidades en la gestión de respaldos de información
Control interno, sistemas y organizaciónLos respaldos se realizaban manualmente, no se habían probado procesos de restauración y los archivos de empleados permanecían en un disco duro USB en la Dirección de TI, mientras que la copia externa solo cubría el sistema financiero. Esto expone la disponibilidad y recuperación de información institucional.
«a. Observamos que el área de backup no cuenta con rutinas automatizadas para la realización de los respaldos, en este sentido este proceso es realizado manualmente por el personal responsable. b. Si bien el Manual de Políticas Tecnología ADM-PL-004 de fecha 6 de junio 2012, contempla la realización de pruebas de restauración de los respaldos de información, observamos que la dirección de TIC no la»
A revisar Deficiencias físicas y de seguridad en el centro de datos
Control interno, sistemas y organizaciónEl centro de datos presentaba fallas de control de acceso, ausencia de bitácora, materiales inflamables, carencias de vigilancia y sensores, y falta de sistemas adecuados de climatización y supresión de incendios. Las condiciones afectan la seguridad física y continuidad de los sistemas.
«En la inspección realizada al centro de datos (Data center) en compañía del personal de la dirección de TIC, verificamos las siguientes debilidades relacionadas con el diseño y los controles de este:»
A revisar Controles insuficientes en las cuentas del sistema financiero
Control interno, sistemas y organizaciónEl sistema aceptaba contraseñas de un carácter, no bloqueaba cuentas ante intentos fallidos y no aplicaba vencimiento de contraseñas; además, se observaron perfiles con privilegios para administrar usuarios en áreas que no debían tenerlos. La ausencia de diccionario de datos también limitó el análisis de la tabla de cheques.
«En inspección técnica realizada al módulo de gestión de cuentas de usuarios del sistema financiero del Ministerio de Deportes, detectamos las debilidades que se detallan a continuación:»
Contexto Cargo no contemplado en la estructura organizacional
Ingresos y recaudacionesSe verificó que una empleada realizaba funciones de encargada de la Unidad de Gestión de Cobros, cargo que no estaba incluido en el manual de cargos ni en el organigrama. La entidad asumió la debilidad y no evidenció la comunicación de aprobación de la estructura enviada al MAP.
«En la aplicación del cuestionario de los controles internos del área del efectivo, se verificó personal con funciones u ocupaciones que no están incluidas en el manual de cargos ni el organigrama de la entidad.»
Contexto Expedientes de personal incompletos
Nómina y personalEn una muestra de 40 expedientes de nuevo ingreso faltaban documentos, incluidos certificados médicos en todos los casos, certificados de antecedentes penales en el 13 %, evaluaciones de desempeño en el 23 % y certificados de estudios en el 5 %. Los auditores mantuvieron la observación tras la réplica.
«En la revisión efectuada a una muestra de cuarenta (40) expedientes de personal de nuevo ingreso, durante el período 2015-2018, verificamos que no contienen los documentos descritos a continuación: Ver detalle en el anexo 1.»
Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona