Hallazgos (25)
Grave ISR no retenido en pagos por combustibles
Viáticos y combustible · RD$62,983El informe consigna que en 2014 el ayuntamiento no retuvo el 5 % de ISR en pagos por adquisición de combustibles. La Cámara de Cuentas cuantificó en RD$62,983 el importe dejado de retener.
«Se comprobó, en los desembolsos realizados a los proveedores por concepto de adquisición de combustibles, en el período 2014, que la entidad no retuvo el 5 % sobre los pagos efectuados, el cual ascendió a un monto de RD$62,983.»
Grave ITBIS no retenido a contratistas
Impuestos y retenciones · RD$586,011El informe consigna que se realizaron pagos por obras sin aplicar las retenciones de ITBIS reportadas en las cubicaciones. El monto de las retenciones no aplicadas fue RD$586,011.
«En la revisión a los pagos de las obras ejecutadas verificamos que la entidad realizó desembolsos a favor de los contratistas, sin las retenciones correspondientes al Impuesto Sobre la Transferencias de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS), reportado en las cubicaciones, por un monto ascendente de RD$586,011, durante la gestión 2010-2016.»
Grave Compras de combustibles sin orden de compra ni contrato
Viáticos y combustible · RD$26.8 millonesPara 2014 y 2015 se consignan compras de combustibles y lubricantes sin orden de compra ni contrato. La falta de documentación formal debilita el control y la trazabilidad de adquisiciones por RD$26,795,388.
«Observamos que la entidad realizó compras de combustibles y lubricantes para los años 2014-2015, sin la realización de la orden de compra, ni contrato, la cual ascendió a un monto de RD$26,795,388, según se muestra en siguiente cuadro:»
Grave Pagos de combustibles sin relación de tickets de despacho
Viáticos y combustible · RD$5.9 millonesLos expedientes de pagos a Sigma Petroleum Corp, SRL, por combustibles en 2016 no incluían la relación de los tickets despachados al ayuntamiento. El importe de esos pagos fue RD$5,850,000, lo que limita la comprobación de la entrega y destino del combustible.
«Igualmente, verificamos que en los pagos realizados a la empresa Sigma Petroleum Corp, SRL, RNC 130-68916-4, por la adquisición de combustibles en el año 2016, los expedientes no presentan la relación de los tickets de combustibles despachados al ayuntamiento, por un monto de RD$5,850,000, según se muestra en el siguiente cuadro:»
Grave Ayudas y donaciones que no corresponden al auxilio social
Ayudas, subsidios y donaciones · RD$527,586La revisión de una muestra encontró desembolsos cuya documentación de soporte no correspondía al auxilio social previsto para esa cuenta. El informe cuantifica estos desembolsos en RD$527,586.
«Mediante la revisión a una muestra de la cuenta ayudas y donaciones del ayuntamiento, se comprobó que la institución desembolsó el monto de RD$527,586, observándose que la documentación soporte no se corresponde al auxilio social de esta cuenta.»
A revisar Errores de clasificación en gastos por servicios no personales
Ayudas, subsidios y donaciones · RD$378.9 millonesEl informe consigna gastos registrados en cuentas presupuestarias que no correspondían a su naturaleza, incluyendo partidas de residuos sólidos y ayudas clasificadas en otros objetos del gasto. Los errores alcanzaron RD$378,879,448 y afectaron la presentación de las cifras de ejecución presupuestaria.
«Verificamos errores en registros de gastos de la cuenta servicios no personales, por un monto de RD$378,879,448, según se muestra en el siguiente detalle:»
A revisar Contratación de almuerzos sin evidenciar procedimiento de selección
Pagos sin soporte · RD$1 millonesSe contrató el suministro de almuerzos variados durante un año sin evidenciar el procedimiento de selección que, según el informe, correspondía a comparación de precios. El contrato ascendía a RD$1,026,000.
«El ayuntamiento, realizó contrataciones de servicios para el suministro de almuerzos variados durante un año, sin evidenciar los procedimientos de selección, los cuales les correspondía Comparación de Precios, acorde a los umbrales del año 2015.»
A revisar Pagos por servicios temporeros sin contratos formalizados
Compras y contrataciones · RD$1.2 millonesEn una muestra de 98 expedientes de personal contratado, 24 empleados no tenían contrato de prestación de servicios. El ayuntamiento desembolsó RD$1,195,400 por este concepto, lo que limita la formalización de derechos, deberes y condiciones del servicio.
«Mediante el análisis a una muestra de noventa y ocho (98) expedientes de personal en nómina de contratado en el período 2014-2016, se determinó que veinticuatro (24) empleados, no cuentan con la elaboración de contrato entre las partes, para la presentación de servicios.»
A revisar Tasa del CODIA no retenida en pagos de obras
Obras · RD$32,226En pagos por cubicaciones de obras, el ayuntamiento no retuvo el 1 por 1,000 correspondiente a la tasa profesional del CODIA. El importe no retenido fue RD$32,226.
«Al analizar los expedientes de las obras evaluadas del ayuntamiento, se evidenció que la entidad no retuvo el monto de RD$32,226, correspondiente al 1 x 1,000 de la tasa profesional a las instituciones que realicen pagos por concepto de obras de ingeniería.»
A revisar Libros bancarios con registros manuales irregulares
Bancos y cajaSe observaron anotaciones a lápiz, correcciones, borrones, tachaduras, transacciones sin fecha y falta de balance en los libros de cuentas bancarias. Estas debilidades afectan la confiabilidad y el seguimiento de los registros financieros.
«Observamos debilidades en los libros de las cuentas bancarias, como son: escritos realizados a lápiz, correcciones, borrones, tachaduras, transacciones sin fechas y falta de balance.»
A revisar Estructura organizacional desactualizada
Control interno, sistemas y organizaciónLa estructura organizativa y funcional databa de 2002 y presentaba unidades no identificadas o ubicadas de forma inadecuada, incluida la Contraloría Municipal, que no aparecía en el organigrama ni en el Manual de Funciones. La entidad aportó evidencia de una estructura nueva aprobada después del período auditado.
«El ayuntamiento presenta una estructura organizativa y funcional desactualizada, la cual data del año 2002, observamos que la misma está desarrollada en función de la Ley Municipal n.º 3455, verificamos que existen departamentos no identificados y divisiones ubicadas como unidad asesora en vez de operativa y/o auxiliares»
A revisar Ausencia de Plan Estratégico Institucional
Control interno, sistemas y organizaciónPara el período auditado, el ayuntamiento no contaba con un Plan Estratégico Institucional de corto, mediano y largo plazo ni con acciones para alcanzar sus objetivos. La réplica aportó un borrador sin aprobación.
«Se comprobó que el ayuntamiento, para el período auditado, no dispuso de un Plan Estratégico Institucional de corto, mediano y largo plazo y las acciones para sus logros, como herramienta de implementación del Plan Municipal de Desarrollo de Santo Domingo Oeste 2016-2020.»
A revisar Sin reglamentación para ayudas, donaciones y combustibles
Viáticos y combustibleLa revisión de controles internos encontró que no había reglamentaciones o manuales de procedimiento para asignar combustibles y lubricantes ni para otorgar ayudas y donaciones. La ausencia de reglas documentadas reduce la capacidad de control sobre estas asignaciones.
«Mediante la revisión a los controles internos de las diferentes áreas de la entidad, verificamos que no tienen elaborados las reglamentaciones y/o manuales de procedimientos relativos a la asignación de combustibles y lubricantes y para las ayudas y donaciones.»
A revisar Sin metodología para identificar y prevenir riesgos
Control interno, sistemas y organizaciónEl ayuntamiento no tenía una metodología establecida para verificar, evaluar y prevenir riesgos que pudieran afectar el logro de sus objetivos. Los auditores concluyeron que la debilidad permanecía porque la entidad no aportó evidencia de tal metodología.
«El ayuntamiento no cuenta con metodología establecida para verificar, evaluar y prevenir los riesgos institucionales, que pudieran afectar de manera negativa el logro de los objetivos institucionales.»
Contexto Expedientes de personal incompletos o desactualizados
Nómina y personalEn una muestra de 34 expedientes, ocho carecían de información como informes de cambios o traslados, certificaciones de títulos o capacitaciones y evaluaciones de desempeño. La entidad posteriormente presentó expedientes completos y actualizados como medida correctiva.
«En la muestra de treinta y cuatro (34) expedientes de personal comprobamos que la Dirección de Recursos Humanos no mantiene documentos completos y actualizados en ocho (8) de los expedientes revisados, evidenciando que los mismos carecen de las siguientes informaciones:»
A revisar Falta de políticas y procedimientos de tecnología
Control interno, sistemas y organizaciónDurante el período auditado faltaban políticas para seguridad de la información, contraseñas, accesos de usuarios, cambios y desarrollo de programas, respaldos y gestión de incidentes. La ausencia de estas reglas documentadas expone los procesos y recursos tecnológicos a riesgos de control.
«En el proceso del levantamiento de las informaciones comprobamos la inexistencia en el período auditado, de las siguientes políticas y/o procedimientos para la gestión de los recursos tecnológicos sobre los que se soportan los procesos de la entidad:»
A revisar Sin matriz de roles y perfiles del sistema financiero
Control interno, sistemas y organizaciónNo existía una matriz estandarizada que asignara roles y perfiles de usuarios conforme a sus funciones para los módulos del sistema financiero y contable Tributo. Esto dificulta la segregación de funciones y la atribución de responsabilidades de acceso.
«En indagaciones realizadas en la Dirección de TI de la entidad, comprobamos la ausencia en el período auditado de una matriz estandarizada, donde se establezcan los roles y perfiles de usuarios de acuerdo con las funciones o descripciones de puesto para cada uno de los módulos que compone el Sistema Informático de Administración Financiera y Contable "Tributo".»
A revisar Debilidades en la gestión de cambios del sistema financiero
Control interno, sistemas y organizaciónLos auditores observaron solicitudes informales, ausencia de ambiente de pruebas, pruebas directamente en la base de datos de producción y falta de documentación de los cambios. Estas prácticas elevan el riesgo de errores o afectaciones a la información financiera.
«En las indagaciones realizadas en la Dirección de TI, comprobamos debilidades en el proceso de gestión de cambios en el sistema financiero de la entidad, práctica que ha tenido presencia en el período auditado:»
A revisar Falta de segregación de funciones del director de TI
Control interno, sistemas y organizaciónEl director de TI tenía, además de las tareas propias de su puesto, responsabilidades sobre seguridad, respaldos, conexiones VPN, cuentas de usuarios y cambios en aplicaciones. La concentración de funciones aumenta la dependencia de una persona y debilita los controles.
«En el proceso de levantamiento de las informaciones, confirmamos que, en el período auditado, el director de Tecnología de la Información y Comunicación del ayuntamiento tiene delegada además de las tareas propias de su puesto, responsabilidades que evidencian falta de segregación de funciones como son:»
A revisar Servidores sin condiciones adecuadas de protección
Control interno, sistemas y organizaciónLa inspección encontró que los servidores del sistema financiero y su base de datos no estaban aislados ni en condiciones ambientales adecuadas, y que no había extintores. Esto expone los sistemas y la información a riesgos físicos y ambientales.
«Mediante inspección física observamos durante el período auditado, que los servidores que albergan el sistema informático de administración financiera y contable “Tributo” y su base de datos, no se encontraban aislados y en condiciones ambientales adecuadas para alojar equipos electrónicos, de igual manera evidenciamos la ausencia de extintores para casos de incendio.»
A revisar Deficiencias en la gestión de copias de seguridad
Activos e inventarioSe consignaron respaldos sin rutina automatizada, pruebas sin documentación y falta de acuerdos para almacenar copias fuera de las instalaciones. Esto reduce la capacidad de recuperar la información financiera ante incidentes.
«En el proceso de levantamiento de las informaciones para realización de nuestro examen de auditoría, comprobamos durante el período auditado, que se han incurrido en las siguientes prácticas relacionadas a las copias de seguridad del Sistema Financiero y su Base de Datos:»
A revisar Debilidades en cuentas y contraseñas del sistema financiero
Control interno, sistemas y organizaciónEl sistema presentaba cuentas con vencimientos inusualmente lejanos, contraseñas que no se renovaban, de pocos caracteres, sin posibilidad de cambio y almacenadas sin encriptación. Esto debilitaba el control de acceso a la información financiera.
«En validaciones de cuentas de usuarios realizados en los Departamentos de Contabilidad y Tesorería de la entidad, observamos las siguientes debilidades relacionadas al sistema informático de administración financiera y contable “Tributo”, confirmamos que las mismas han estado presente en el período auditado:»
A revisar Falta de controles de seguridad en la red
Control interno, sistemas y organizaciónEn equipos con acceso al sistema financiero, una estación heredaba la sesión de otra sin requerir usuario y contraseña; además, las estaciones tenían privilegios para crear, borrar y modificar archivos en el directorio de la aplicación y su base de datos. Esto comprometía los controles de acceso a los sistemas y datos.
«En inspección técnica realizada con el objetivo de evaluar los parámetros de seguridad implementados en la red de la entidad en el período auditado, observamos las siguientes situaciones en equipos con acceso al sistema financiero:»
A revisar Uso paralelo de una copia local del sistema financiero
Control interno, sistemas y organizaciónSe comprobó la existencia y uso de una copia local de Tributo en una estación de trabajo de Tesorería. La entidad afirmó que la había eliminado, pero los auditores no recibieron evidencia de la eliminación.
«El sistema informático de administración financiera y contable “Tributo” desde su adquisición en agosto de 2010, ha estado configurado en un ambiente cliente servidor, permitiendo así el acceso a través de la red a los distintos departamentos y direcciones de la entidad, la misma ha sido administrada y custodiada por la Dirección de TI, sin embargo comprobamos la existencia y uso de una copia loca»
A revisar Debilidades en la gestión de cuentas de usuarios de la red
Control interno, sistemas y organizaciónSe detectaron cuentas no centralizadas, asociadas a cargos o departamentos en vez de personas, algunas sin contraseña o con contraseñas de dos dígitos, privilegios de administrador generalizados y uso compartido de una contraseña en un equipo de Tesorería. Estas condiciones debilitan la identificación y control de accesos.
«Mediante inspección técnica detectamos debilidades en la gestión de cuentas de usuarios de la red local de la entidad, en equipos con conexión establecida hacia el sistema financiero de la entidad:»
Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona