Hallazgos (38)
Grave Ajustes de inventario sin autorización ni soporte
Activos e inventarioEl informe consigna ajustes al inventario de medicamentos en débito por RD$91,193,823 y en crédito por RD$135,318,168 sin documentos de respaldo ni autorización. La ausencia de soporte afecta la confiabilidad de los registros contables.
«Durante el período de la auditoría 2016-2017, la entidad realizó ajustes en la cuenta inventario de medicamentos, en débito por RD$91,193,823., y en crédito por RD$135,318,168., verificando que los mismos no fueron sustentados con los documentos soporte, ni autorizados.»
Grave Pagos de obras superiores a lo ejecutado en campo
Obras · RD$384,864La evaluación de obras identificó pagos en exceso frente a los trabajos verificados en campo. El informe cuantifica las diferencias en RD$384,864.
«En la evaluación de las diferentes obras que fueron contratadas por la entidad al comparar los presupuestos y las cubicaciones pagadas con los trabajos ejecutados en campo, se verificaron pagos en excesos por un monto de RD$384,864, según cuadro siguiente.»
Grave Pago de ITBIS superior al monto correspondiente
Impuestos y retenciones · RD$864,762La entidad calculó el ITBIS sobre el 100 % del subtotal facturado, cuando correspondía aplicarlo sobre el 10 %. La Cámara de Cuentas mantuvo la observación y cuantificó el pago en exceso en RD$864,762.
«Las autoridades del PROMESE/CAL aplicaron el porcentaje del ITBIS en el pago de las cubicaciones del contratista IMPERTECHO, S.R.L., RNC n.º 101-16895-1, superior a lo correspondiente, por un monto de RD$864,762, ya que están calculando el ITBIS al 100 % del subtotal facturado cuya aplicación de este, debe ser en base al 10 %.»
A revisar Diferencias entre inventario físico y movimientos del sistema
Activos e inventario · RD$7.7 millonesEl conteo físico de muestras de medicamentos encontró diferencias frente a los registros del sistema por RD$7,693,183. La entidad reconoció dificultades porque entradas, salidas y transferencias no se contabilizaban automáticamente.
«De los auxiliares del inventario de medicamentos ciudad salud, (centro de distribución hacia los demás Almacenes), se seleccionaron tres inventarios, cortados al 30 de junio de 2018, cuyos saldos en conjunto ascienden a RD$721,768,628, sobre dichos inventarios se realizó un levantamiento físico, mediante conteo de muestras aleatorias de medicamentos, y se determinó diferencia por valor de RD$7,693»
A revisar Contratación de publicidad mediante intermediarios
Compras y contrataciones · RD$6.9 millonesEl informe observó 45 contratos de publicidad tramitados mediante empresas intermediarias bajo la modalidad de excepción, sin documentos probatorios de que se cumpliera el objeto contractual. La contratación directa con los medios era una condición de esa excepción.
«Se observó que durante el período auditado la entidad suscribió 45 contratos de publicidad a través de empresas intermediarias, bajo la modalidad de excepción de la ley de compras, los cuales ascienden a un monto de RD$6,940,000., además no se encontraron documentos probatorios que indique que las empresas cumplieran con el objeto contrato.»
A revisar Registros de inventario con soportes no correspondientes
Activos e inventarioEn la muestra revisada se hallaron entradas de diario respaldadas con documentos que no correspondían a los registros: RD$24,529,224 en débitos y RD$68,805,445 en créditos. Esto limita la trazabilidad y confiabilidad de las operaciones.
«En la muestra analizada de las transacciones de las cuentas de inventario de medicamentos, se identificaron entradas de diario respaldadas con soportes que no corresponden con los registros por un monto de RD$24,529,224.., en débito y crédito por RD$68,805,445.., según anexo 3.»
A revisar Deficiencias en supervisión y gestión de obras
ObrasLa evaluación documental y física observó falta de seguimiento a la supervisión externa, cubicaciones con cantidades proyectadas a favor de contratistas y ausencia de bitácoras de obra. El informe señala que estas debilidades pueden propiciar pagos en exceso y afectar la calidad de las obras.
«Esta situación quedó evidenciada por la cantidad de vicios ocultos y deficiente terminación de los trabajos que se pueden confirmar en las fotos que se hicieron en las diferentes obras evaluadas, así como también procedimientos aplicados de manera incorrecta por los supervisores, entre los cuales podemos destacar los siguientes:»
A revisar Pólizas de vicios ocultos por debajo del porcentaje legal
Obras · RD$632,830Las pólizas de las obras examinadas no cubrieron el 10 % del monto contractual previsto en la Ley n.º 5560. El informe cuantificó en RD$632,830 el monto que quedó sin afianzar.
«Mediante el análisis realizado a los contratos y pólizas de vicios ocultos de cada expediente de obra, observamos que las pólizas entregadas por los contratistas no cumplen con el porcentaje establecido en la Ley 5560 sobre Póliza de Garantía de Vicios Ocultos, dejando de afianzar el monto de RD$632,830, como se muestra a continuación:»
Grave Suministro de combustible por encima de asignaciones autorizadas
Viáticos y combustible · RD$442,800Se identificaron entregas de combustible por encima de las asignaciones aprobadas, sin evidencia de autorización del funcionario competente. El exceso total fue de RD$442,800.
«En revisión realizada a una muestra de la asignación de combustible de la entidad, se identificaron suministros otorgados a empleados por encima de los montos autorizados, sin evidencia de aprobación del funcionario competente, por un exceso total de RD$442,800.»
A revisar Retención de ITBIS no realizada en pago de obra
Obras · RD$28,825En el pago al contratista de una obra no se retuvo el ITBIS correspondiente a RD$28,825. La entidad reconoció que omitió la retención del 30 % aplicable a personas jurídicas.
«Las autoridades del PROMESE/CAL al efectuar pagos al contratista de la obra de IMPERTECHO, S.R.L., RNC. n.º 101-168951, no realizó las retenciones por concepto del ITBIS por un monto de RD$28,825., como se detalla en el cuadro siguiente:»
A revisar Cuentas por cobrar antiguas sin gestión efectiva
Estados financieros y registros contables · RD$819.3 millonesAl cierre de 2017 existían RD$819,292,185 en cuentas por cobrar a hospitales y clínicas rurales arrastradas de años anteriores. La entidad no presentó evidencia de gestiones de cobro y reconoció que no tenía documentos físicos que certificaran parte de las deudas.
«Durante la revisión de las cuentas por Cobrar de PROMESE/CAL, se evidenció que la entidad presenta saldos significativos sin una de una gestión de cobro efectiva, que garantice el retorno de la inversión realizada, al 31 de diciembre de 2017, los estados financieros presentan cuentas por cobrar hospitales y cuentas por cobrar clínicas rurales ascendente a RD$819,292,185, correspondientes arrastres»
A revisar Facturas de cuentas por cobrar sin NCF
Estados financieros y registros contables · RD$18.7 millonesEn una muestra de cuentas por cobrar por RD$18,659,478 se verificó que la entidad no emitía facturas con Número de Comprobante Fiscal, incumpliendo las disposiciones fiscales aplicables.
«En revisión realizada a una muestra de las cuentas por cobrar del Programa de Medicamentos Esenciales/Central de Apoyo Logístico (PROMESE/CAL), período auditado 2017-2016, por un monto de RD$18,659,478, se verificó que la entidad no realiza facturación con el Número de Comprobante Fiscal (NCF).»
A revisar Cuentas por cobrar sin actualizar los abonos
Estados financieros y registros contables · RD$1.2 millonesEl saldo registrado a nombre de Impertecho, SRL, no reflejaba abonos por RD$1,027,249; el informe indicó que el saldo pendiente correcto era RD$126,963. La entidad reconoció el error y posteriormente realizó un asiento para corregirlo.
«Se verificó que al 31 de diciembre de 2017, los estados financieros de la entidad presentan una cuenta por cobrar a nombre de Impertecho, SRL, RNC 101-16895-1, por un monto de RD$1,154,213, por concepto de amortización del 20% del avance al contrato por la Reparación y Evaluación de Filtraciones en los Techos y desagüe, Almacenes Ciudad Salud y Región Norte Santiago, observamos que a este balance »
A revisar Cobro por pliegos como derecho de participación
Otros temas · RD$60,000Entre enero y julio de 2016 se cobraron RD$10,000 a cada oferente por pliegos, para un total de RD$60,000. El informe concluyó que la práctica afectaba los principios de participación y libre competencia.
«Se observó que, durante el período comprendido entre los meses de enero a julio de 2016, la entidad cobró como derecho de participación a los oferentes interesados en concursar en los procesos de licitación la suma de RD$10,000 ascendente a monto total de RD$60,000., inobservando los principios de participación y libre competencia establecidos en la Ley 340-06.»
A revisar Activos fijos registrados después de su adquisición
Activos e inventario · RD$3.4 millonesSe solicitaron soportes de compras por RD$3,364,280 que no fueron suministrados; las adquisiciones eran de períodos anteriores y los registros se hicieron posteriormente. La entidad explicó que el sistema registra los activos al darles salida del almacén, no al recibirlos.
«Durante la revisión de los activos fijos, correspondiente al período 2016-2017, se solicitaron los soportes de compras por valor RD$3,364,280 y no fueron suministrados, debido a que las adquisiciones corresponden a períodos anteriores y los registros se realizaron posterior.»
A revisar Diferencias entre auxiliares y mayor general de cuentas por pagar
Cuentas por pagarLos saldos auxiliares de cuentas por pagar no coincidían con el mayor general en los años 2016 y 2017. Las diferencias totales consignadas fueron RD$32,811,519 en 2017 y RD$20,693,455 en 2016.
«Al comparar los saldos presentados en los auxiliares de las cuentas por pagar con los registros del mayor general, se identificaron diferencias, según se muestra en el cuadro siguiente:»
A revisar Diferencias entre confirmaciones de proveedores y registros
Compras y contrataciones · RD$6.4 millonesSe encontraron diferencias entre las confirmaciones de proveedores y los saldos registrados por PROMESE/CAL; luego de considerar pagos posteriores, el cuadro reporta una diferencia total de RD$6,436,148. Parte de las diferencias no contó con documentación que justificara su causa.
«Durante el período auditado 2016-2017, verificamos diferencias entre las confirmaciones recibidas de las Cuentas por pagar proveedores de bienes y servicios, y los saldos de cuentas suministrados por la entidad por un monto de RD$6,436,148, según detalle a continuación:»
A revisar Cuentas por pagar sin auxiliares de respaldo
Cuentas por pagarVarias cuentas por pagar carecían de auxiliares que detallaran facturas, vencimientos y abonos, y algunas presentaban balances negativos. Esto impedía conciliarlas y dar trazabilidad a las obligaciones.
«Durante la verificación de las cuentas por pagar correspondientes al período 2016-2017, se identificó que varias cuentas carecen de auxiliares que detallen la composición del saldo (factura, fecha de vencimiento y abonos), presentando incluso balances negativos.»
A revisar Cuenta por pagar con saldo antiguo
Cuentas por pagar · RD$2.4 millonesAl 31 de diciembre de 2017 permanecía una factura de Montero & Asociados, fechada el 26 de diciembre de 2016, por RD$2,446,928. La observación señaló falta de seguimiento y priorización conforme a la antigüedad de la deuda.
«Al 31 de diciembre de 2017, se identificó que en las cuentas por pagar de PROMESE/CAL se mantiene con antigüedad de saldo la factura n.º [cédula], de fecha 26 de diciembre de 2016, correspondiente a la Compañía Montero & Asociados, RNC. n.º 101687592, por un monto de RD$2,446,928.»
A revisar Ingresos registrados con atrasos de hasta nueve meses
Ingresos y recaudaciones · RD$465.4 millonesUna muestra de recibos de ingresos mostró registros contables tardíos, hasta por nueve meses, por un monto acumulado de RD$465,394,560. La demora limitaba la presentación oportuna de la información financiera.
«Durante la revisión de una muestra de los recibos de ingresos generados en el período 2016-2017, se identificaron registros contables efectuados con atrasos de hasta nueve (9) meses, por un monto acumulado de RD$465,394,560.»
A revisar Facturas aplicadas por error a recibos de ingresos
Ingresos y recaudaciones · RD$1.2 millonesFacturas por RD$1,249,915 fueron aplicadas erróneamente a recibos de ingresos, generando diferencias entre las facturas aplicadas y los recibos del sistema. La Cámara de Cuentas mantuvo observados 25 recibos por falta de medidas correctivas.
«Verificamos facturas por un monto de RD$1,249,915, dichas facturas fueron aplicadas por error a los recibos de ingresos, situación que conlleva a generarse diferencias entre las facturas aplicadas y los recibos de ingresos según el sistema.»
A revisar Inconsistencias en las nóminas frente a estados financieros
Nómina y personal · RD$12 millonesLa comparación de nóminas digitales y estados financieros arrojó inconsistencias por RD$12,003,914, relacionadas principalmente con falta de archivos TXT y registros de gastos de períodos anteriores. La situación afecta la confiabilidad de la información financiera.
«Al comparar las nóminas digitales suministradas y certificadas por el departamento de nóminas con los registros de los estados financieros correspondiente a los años 2016 y 2017, se identificaron inconsistencias por RD$12,003,914, originadas principalmente por la falta de archivos TXT y registro de gastos de nóminas de períodos anteriores.»
A revisar Registro de nóminas de períodos anteriores
Nómina y personal · RD$8.7 millonesSe registraron en 2016 y 2017 transacciones de nóminas correspondientes a períodos anteriores por RD$8,681,332, distorsionando la presentación de los balances. También se indicó que doce nóminas de personal en período probatorio se registraron en diciembre de 2017 en vez de oportunamente.
«En el análisis realizado a las nóminas de PROMESE/CAL, para el período 2016-2017, se identificaron registros por un monto de RD$8,681,332, correspondientes a transacciones de período anteriores, lo que distorsiona la presentación del balance.»
A revisar Errores en el cálculo de prestaciones laborales
Nómina y personalEn una muestra de empleados desvinculados, las prestaciones se calcularon con años de servicio incorrectos, generando pagos en exceso de RD$56,200 y pagos inferiores por RD$84,300. La entidad reconoció cálculos incorrectos y dijo que tomaría medidas correctivas.
«En la revisión realizada a una muestra de expedientes de empleados desvinculados, durante el período de auditoría 2016-2017, se verificó que las prestaciones laborales fueron calculadas tomando como base años distintos a los que correspondían. Esta situación generó pagos en exceso por RD$56,200 y pagos inferiores por RD$84,300.»
A revisar Empleados en período probatorio por más de seis meses
Nómina y personal · RD$141,000Se identificaron empleados en nómina de período probatorio por plazos superiores a los seis meses previstos en la Ley n.º 41-08. El monto asociado señalado por el informe fue RD$141,000.
«En el análisis realizado a las nóminas de PROMESE/CAL para el periodo 2016-2017, se identificaron empleados registrados en la nómina de personal contratado en prueba, en un período probatorio que supera los seis (6) meses que establece la Ley n.º 41-08; por un monto de RD$141,000, ver detalle en el cuadro siguiente:»
A revisar Diferencias entre notificaciones de TSS y registros contables
Impuestos y retencionesSe encontraron diferencias entre los aportes patronales consignados en notificaciones de la TSS y los registros contables: RD$130,715 en ARS, RD$110,312 en AFP y RD$11,600 en ARL. La falta de conciliación afecta la consistencia de los registros.
«En el análisis de las notificaciones de pago de la Tesorería de la Seguridad Social (TSS) y sus respectivos registros contables, correspondientes a los años 2016 y 2017, se identificaron diferencias en los aportes del empleador a las ARS por montos de RD$130,715, AFP por RD$110,312 y ARL por RD$11,600, como se muestra en el cuadro siguiente:»
A revisar Clasificación incorrecta de ingresos y gastos
Ingresos y recaudaciones · RD$8.7 millonesLa entidad clasificó incorrectamente cuentas de ingresos y gastos por RD$8,660,120 durante 2016-2017. La deficiencia puede distorsionar la información presupuestaria y financiera.
«La entidad para el período 2016-2017, clasificó de forma incorrecta cuentas de ingresos y gastos, por monto ascendente a RD$8,660,120., como se detalla en el anexo 8.»
A revisar Diferencias salariales en cargos equivalentes
Nómina y personalEn la nómina de diciembre de 2017 se observaron diferencias salariales entre empleados que desempeñaban las mismas funciones de auxiliar, supervisor y encargado de Farmacias del Pueblo. La entidad reconoció la debilidad y señaló que procuraría corregirla según disponibilidad presupuestaria.
«Mediante revisión realizada a la nómina fija de PROMESE/CAL, correspondiente al mes de diciembre 2017, se identificaron diferencias en los sueldos de empleados que desempeñan la misma función en el Departamento de División Técnica Farmacéutica en los cargos de Encargada de Farmacias del Pueblo, Supervisor y Auxiliar de Farmacias del Pueblo, ver detalle en el cuadro siguiente:»
A revisar Contratos sin certificaciones vigentes de DGII y TSS
Impuestos y retencionesTreinta expedientes de contratación de 2016 y 2017 no contenían certificaciones al día de la TSS y la DGII de los proveedores. La entidad sostuvo que existían validaciones en otros sistemas, pero no suministró las certificaciones en los expedientes ni en la réplica.
«Mediante el análisis a los contratos realizados por la entidad correspondientes a los años 2016 y 2017, dentro del proceso de contratación se identificó que 30 expediente no contenían la certificación al día de la TSS y DGII de los proveedores.»
A revisar Diferencias entre pólizas y registros de cuentas por cobrar
Estados financieros y registros contables · RD$60,000La entidad cobró RD$10,000 por pliego de condiciones a los oferentes durante parte de 2016, con un total de RD$60,000. El informe indicó que esta práctica inobservaba los principios de participación y libre competencia de la Ley n.º 340-06.
«Se observó que, durante el período comprendido entre los meses de enero a julio de 2016, la entidad cobró como derecho de participación a los oferentes interesados en concursar en los procesos de licitación la suma de RD$10,000 ascendente a monto total de RD$60,000., inobservando los principios de participación y libre competencia establecidos en la Ley 340-06.»
A revisar Pagos de ITBIS superiores y retención omitida
Impuestos y retenciones · RD$28,825En la revisión de pagos de una obra se observó que el ITBIS se calculó sobre el 100 % del subtotal y no sobre el 10 %, y que tampoco se aplicó la retención del 30 % a la persona jurídica. El informe cuantificó en RD$28,825 el monto de retención no realizada.
«La entidad reconoce la omisión señalada sobre la retención del 30 % del ITBIS, adicional, confirmamos que el cálculo del ITBIS se efectuó sobre la base del 100 % del subtotal facturado, cuya aplicación correcta es en base al 10 %.»
Contexto Deficiencias en expedientes de personal
Nómina y personalEn una muestra de 41 expedientes de personal ingresado en 2016 y 2017, en el 44 % no constaba el requerimiento o necesidad del cargo y en el 37 % faltaban pruebas evaluativas del proceso de selección. La entidad aceptó la debilidad y señaló que actualizaría los expedientes.
«En la prueba de cumplimiento efectuada a una muestra de cuarenta y uno (41) expedientes del personal que ingresaron a la entidad durante los años 2016 y 2017, se identificó que carecen de las documentaciones soporte correspondientes, según detalle siguiente:»
Contexto Falta de justificación de diferencias salariales por funciones
Nómina y personalLa revisión encontró remuneraciones distintas para empleados que desempeñaban funciones equivalentes. La entidad indicó que muchas diferencias se arrastraban porque anteriormente no existía una escala salarial aprobada.
«Muchas de estas diferencias salariales se arrastran debido a que anteriormente no existía una escala salarial aprobada.»
A revisar Debilidad en el diseño y seguridad física del centro de datos
Control interno, sistemas y organizaciónEl centro de datos carecía, entre otros elementos, de sistema automatizado contra incendios, control de visitas y sensor de humedad; también tenía paredes de material inflamable y climatización convencional. Estas condiciones exponen la infraestructura tecnológica a riesgos físicos y ambientales.
«En inspección física al Centro de Datos (Datacenter) del Departamento de TI de la entidad, observamos los aspectos relacionados con el diseño y los controles físicos y lógicos del área, los mismos se detallan a continuación:»
A revisar Políticas y procedimientos de TIC sin aprobación formal
Control interno, sistemas y organizaciónLas políticas y procedimientos para gestionar los recursos tecnológicos no estaban aprobados por la máxima autoridad durante el período auditado. La falta de aprobación debilita la gobernanza y aplicación de controles tecnológicos.
«En las revisiones realizadas a la documentación suministrada por el Departamento de TIC relacionada con las políticas y procedimientos para la gestión de los recursos sobre los que se soportan los procesos tecnológicos de la institución, verificamos que estas no se encontraban aprobadas por la máxima autoridad de la entidad en el periodo auditado (2016-2017).»
A revisar Gestión inadecuada de accesos de usuarios y sistemas
Control interno, sistemas y organizaciónLas funciones de seguridad de información no estaban segregadas y la gestión de cuentas del sistema financiero y su base de datos recaía en el área de desarrollo de sistemas. La concentración de funciones incrementa el riesgo de accesos no controlados.
«Si bien el organigrama del Departamento de TI de fecha 5 de agosto de 2016 muestra las posiciones de Administrador de Seguridad de la Información y Oficial de Monitoreo TIC, comprobamos que no existe en la entidad el personal que cumpla de manera exclusiva con estas funciones, en este sentido las funciones de Seguridad de la Información relacionadas con controles de acceso están bajo la responsabi»
A revisar Ausencia de plan de continuidad y recuperación de desastres
Control interno, sistemas y organizaciónLa entidad no contaba, durante el período auditado, con un plan de continuidad y recuperación de desastres que permitiera restablecer servicios críticos ante contingencias. El plan de respaldo y restauración citado por la entidad no suplía esa carencia.
«Durante el proceso de relevamiento de información del Departamento de Tecnologías de la Información de PROMESE/CAL, comprobamos que esta no cuenta en la actualidad ni en el período auditado (2016-2017) con la definición e implementación de un Plan de continuidad y de recuperación de desastres que le permita reanudar los servicios críticos identificados previo análisis, ante la presencia de conting»
A revisar Debilidades en políticas de contraseñas y auditoría de Windows
Control interno, sistemas y organizaciónLa caducidad de contraseñas estaba fijada en 90 días, pese a la referencia normativa de 45 días, y las políticas de auditoría no registraban ciertos eventos de seguridad. Esto reduce la capacidad para detectar y revisar accesos o actividades anormales.
«La caducidad para las contraseñas de la red de la institución se encuentra establecida en noventa (90), considerándose alto para este tipo de control. Las Políticas de Auditorias "Audit Policies" implementadas en el dominio PROMESECAL solo auditan los eventos "Success" o de "Éxito" y no se ha estado auditando el campo "User of User Rigth".»
Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona