Resumen
La Cámara de Cuentas realizó una investigación especial sobre la ejecución presupuestaria, los ingresos, los gastos y los controles del CODIA entre el 15 de agosto de 2014 y el 14 de agosto de 2018. Consignó, entre otras observaciones, desembolsos por RD$29,631,088 sin soportes justificativos, diferencias entre los estados presupuestarios y el sistema contable por RD$89,861,245, y depósitos tardíos de ingresos por RD$9,007,778. El informe también describe deficiencias en nóminas, retenciones tributarias, contratos y controles internos; la Cámara advirtió que el derrumbe de parte de la sede limitó los análisis por pérdida de documentos y equipos.
Hallazgos (27)
Grave Desembolsos sin soportes justificativos
Pagos sin soporte · RD$25.3 millonesEl informe consigna desembolsos por RD$25,269,876 a proveedores, donaciones, transferencias y actividades institucionales sin evidencia de la totalidad de los documentos soporte. La falta de respaldo limita la verificación de la justificación y correcta aplicación de esos gastos.
«Se verificó que la entidad realizó desembolsos durante el período 2014-2018, sin evidenciarse la totalidad de la documentación soporte del gasto, por monto ascendente a RD$25,269,876, según se detalla:»
Grave Diferencias entre estados presupuestarios y consultas contables
Presupuesto · RD$89.9 millonesLa Cámara determinó diferencias entre los estados de ejecución presupuestaria y las consultas de cuentas, además de registros sin cuenta presupuestaria identificada, por RD$89,861,245. El informe señala que esto refleja subvaluación de los registros del sistema contable.
«Se determinó diferencia entre los saldos presentados en los estados de ejecución presupuestaria versus las consultas de cuentas generadas del sistema contable, durante el período 2014-2018; así como registros del sistema sin que la entidad identificara a la cuenta de gasto de la ejecución que corresponde, por monto ascendente a RD$89,861,245, situación que refleja una subvaluación en los registros»
A revisar Registros de gastos sin respaldo en el sistema contable
Pagos sin soporte · RD$13.6 millonesSe consignaron gastos por RD$13,636,421 en los estados de ejecución presupuestaria sin que el CODIA suministrara las consultas del sistema contable. Esto impidió identificar los cheques que sustentaban esos registros.
«Se observó que el CODIA presenta registros en cuentas de gastos en los estados de ejecución presupuestaria, por el monto de RD$13,636,421, sin que la entidad suministrara las consultas de cuentas contenidas en el sistema, durante el período 2014-2018, lo que impidió poder identificar los cheques que sustentan dichos registros, cuentas descritas a continuación:»
Grave Pagos sin retención del impuesto sobre la renta
Impuestos y retenciones · RD$1.5 millonesEl informe registra pagos a personas físicas sin aplicar las retenciones correspondientes y estima en RD$1,539,188 el ISR no retenido. Esto implica incumplimiento de las obligaciones tributarias de retención.
«Se verificó que se realizaron pagos a personas físicas por concepto de peritaje y experticias, suscripciones y revistas, comisiones, igualas, honorarios profesionales y gastos legales y administrativos sin aplicar las retenciones del impuesto sobre la renta, dejándose de retener el monto de RD$1,539,188, según cuadro a continuación:»
Grave Comisiones de cobro fuera del procedimiento aprobado
Control interno, sistemas y organización · RD$1.7 millonesSe pagaron RD$1,741,590 en comisiones por gestión de cobro de la tasa 2 x 1000 sin evidencia de autorización para inspecciones y en condiciones distintas a las aprobadas. El informe indica que tres personas recibieron pagos por el mismo proyecto.
«Se verificaron pagos por concepto de comisiones por gestión de cobros de la tasa 2 x 1000, en el año 2017, por un monto de RD$1,741,590, sin evidencia de autorización para realizar labores de inspección y que no se corresponden con lo aprobado por la Asamblea de Representantes, situación que muestra pagos a tres personas por el mismo proyecto, como se describe a continuación:»
A revisar Préstamos a entidades no bancarias sin reglamentación
Bancos y caja · RD$9.2 millonesDurante 2016-2018, el CODIA suscribió préstamos con entidades no bancarias por RD$9,225,000 sin que estuvieran previstos en las reglamentaciones de la entidad. La falta de reglas para endeudarse reduce los controles sobre estas operaciones.
«Durante el período 2016-2018, se verificó que la entidad suscribió contratos de préstamos con entidades no bancarias, recibiendo un monto total de RD$9,225,000, así como también préstamos empleados RD$281,000, sin estar instituido en las reglamentaciones que rigen la entidad, como se detallada a continuación:»
Grave Desembolsos sin soportes de consumos con tarjeta corporativa
Pagos sin soporte · RD$622,516Se observaron consumos de tarjetas corporativas por RD$622,516 sin documentos justificativos. La ausencia de soporte impide comprobar la naturaleza y pertinencia de esos gastos.
«Se observaron pagos por consumo de tarjeta de crédito corporativa por el monto de RD$622,516, sin evidenciarse los soportes justificativos del consumo, desembolsos registrados en la cuenta 500-02-09-Atención y representación, según se detalla:»
Grave Entradas de diario sin soportes
Pagos sin soporte · RD$3.7 millonesSe registraron gastos por RD$3,738,696 en atención y representación mediante entradas de diario sin los soportes que sustentaran la base contable de los registros.
«Se confirmaron registros de gastos mediante entradas de diarios con cargo a cuenta de atención y representación por el monto de RD$3,738,696, sin evidenciarse los soportes correspondientes que muestren la base del registro contable, según los detalles a continuación:»
A revisar Depósitos de ingresos con retrasos significativos
Ingresos y recaudaciones · RD$9 millonesEl CODIA depositó ingresos entre 3 y 67 días después de recibidos; los casos analizados sumaron RD$9,007,778. El informe vincula esta práctica con debilidades en el control y manejo oportuno de los ingresos.
«Según el análisis realizado a los ingresos por actividades propias se comprobó que durante el período 2014-2018, la entidad realizó depósitos con retrasos significativos, con días que oscilan entre tres (3) y sesenta y siete (67) días, los cuales ascienden al monto de RD$9,007,778.»
Grave Nóminas pagadas sin evidencia de inscripción en la TSS
Nómina y personal · RD$18.1 millonesSe registraron y pagaron por cheque nóminas por RD$18,075,900 que incluían personal cuya inscripción en la TSS no se evidenció; solo se identificaron nóminas físicas por RD$5,967,609. Esto supone incumplimiento de las obligaciones de inscripción y cotización que el informe relaciona con la Ley 87-01.
«Se verificó en la ejecución presupuestaria nóminas registradas y pagadas mediante cheques, las mismas afectaron la cuenta de salarios a directivos por valor RD$18,075,900, que incluye personal no inscrito en la Tesorería de la Seguridad Social (TSS), de las cuales solo se identificaron nóminas fisicas por el monto de RD$5,967,609._Según se detalla:»
A revisar Diferencia entre registros contables y nóminas físicas
Nómina y personal · RD$7.1 millonesLa Cámara confirmó una diferencia de RD$7,112,839 entre las consultas de cuentas y las nóminas físicas pagadas por transferencia y cheque. El informe consigna que la entidad no aportó evidencia que permitiera corregir la discrepancia.
«Se confirmó diferencia entre los registros de las consultas de cuentas y las nóminas fisicas suministrada pagada por transferencia y cheque, por el monto de RD$7,112,839, correspondiente al periodo 2014-2018, según se muestra a continuación:»
A revisar Desembolsos con solicitudes de cheque sin firmas competentes
Bancos y caja · RD$8.2 millonesSe desembolsaron RD$8,186,826 con solicitudes de cheque que carecían de firmas de los funcionarios competentes. Esto debilitó la autorización y trazabilidad de los pagos.
«Se comprobó durante el período 2014-2018 que la institución realizó desembolsos por el monto de RD$8,186,826, con las solicitudes de cheques carentes de las firmas de los funcionarios competentes, correspondientes al Contador, Tesorero, secretario general y/o Presidente, a continuación el resumen:»
A revisar Facturas sin número de comprobante fiscal
Otros temas · RD$2.3 millonesEl CODIA realizó pagos por RD$2,271,030 en actividades institucionales con facturas sin número de comprobante fiscal. Esto incumple los requisitos para la documentación fiscal de los gastos.
«Como resultado de los análisis realizados, se comprobó durante el período 2014-2018, que el CODIA realizó pagos a través del rubro de actividades institucionales, por el monto de RD$2,271,030, con facturas sin número de comprobante fiscal (NCF), según los detalles a continuación:»
A revisar Error en la clasificación y registro de gastos
Estados financieros y registros contables · RD$9.1 millonesSe identificaron gastos por RD$9,143,306 registrados en cuentas que no correspondían a su naturaleza. El informe también encontró cheques registrados por RD$16,000 cuyo monto correcto era RD$116,000, una diferencia de RD$100,000.
«Se comprobó durante los años 2014-2018, en diferentes cuentas, error en la clasificación y los registros contables, por monto ascendente a RD$9, 143,306, las cuales de acuerdo con la naturaleza fueron registradas en cuentas que no correspondía, a continuación, resumen:»
A revisar Cheques registrados por un monto menor al pagado
Bancos y caja · RD$100,000En dos operaciones, el informe observó registros por RD$16,000 frente a pagos correctos por RD$116,000, con una diferencia de RD$100,000. La discrepancia afecta la exactitud de los registros contables.
«En adición, se verificó que se registraron cheques por un monto de RD$ l 6,000 siendo el monto correcto RD$ l l 6,000, para una diferencia de RD$100,000.»
A revisar Préstamos a empleados sin reglamentación
Nómina y personal · RD$281,000El informe identificó préstamos a empleados por RD$281,000 sin que estuvieran establecidos en las reglamentaciones de la entidad. La ausencia de normas limita el control de las condiciones y recuperación de esos préstamos.
«Durante el período 2016-2018, se verificó que la entidad suscribió contratos de préstamos con entidades no bancarias, recibiendo un monto total de RD$9,225,000, así como también préstamos empleados RD$281,000, sin estar instituido en las reglamentaciones que rigen la entidad, como se detallada a continuación:»
A revisar Contratos sin firma o sello notarial
Compras y contrataciones · RD$4 millonesSe observaron contratos sin firma y sin el sello del notario, por un monto consignado de RD$4,033,365. La falta de formalidades afecta la certeza y respaldo legal de los acuerdos.
«Se verificó durante los años 2015-2016, que los contratos suscritos por la entidad carecen de las siguientes formalidades legales, y representan el monto de RD$4,033,365, según se detalla:»
A revisar Contratos sin firma del presidente
Compras y contrataciones · RD$225,000El informe también identificó contratos que carecían de la firma del presidente de la entidad, por RD$225,000. Esto debilita la formalización y autorización de los compromisos.
«Asimismo, se detallan los contratos que carecen de la firma del presidente, por un monto ascendente a RD$225,000.»
A revisar Presupuestos no elaborados para cada período
Presupuesto · RD$179.2 millonesPara 2015-2016 y 2016-2017 se presentaron presupuestos con los mismos montos para cada rubro, en lugar de elaborar proyecciones específicas para cada período. El informe muestra presupuestos de ingresos por RD$187,843,906 y gastos por RD$179,213,139.
«Se comprobó que el CODIA no prepara presupuesto de ingresos y gastos para cada período, acorde a lo establecido, evidenciado en los períodos 2015-2016 y 2016-2017, ya que muestran los mismos presupuestos para cada rubro del gasto.»
A revisar Estados presupuestarios sin consolidar regionales y delegaciones
PresupuestoLos estados de ejecución presupuestaria suministrados solo incluían la sede central, sin consolidar la información financiera de las regionales y delegaciones. Así, las cuentas presentadas no ofrecían una visión consolidada de la entidad.
«Se confirmó que el Colegio Dominicano de Ingenieros, Arquitectos y Agrimensores (CODIA), presenta sus informaciones financieras sin consolidar con las regionales y delegaciones, los estados de ejecución presupuestaria suministrados sólo incluyen a la sede central.»
A revisar Ausencia de manual de políticas y procedimientos
Control interno, sistemas y organizaciónLa entidad no presentó evidencia de un manual para los procesos administrativos y financieros. Sin criterios formales, se dificulta la ejecución, el control y la supervisión de las operaciones.
«La entidad no mostró evidencia de un manual de políticas y procedimientos para los procesos administrativos y financieros, que permita disponer de criterios claros y definidos para la ejecución, control y supervisión de las operaciones y/o actividades que realiza a través de las diferentes áreas.»
Contexto Ausencia de memoria anual de gestión
Otros temasLa Junta Directiva no evidenció la elaboración de la memoria anual exigida por el Reglamento Interno Estatutario. Esto afecta la rendición de cuentas de cada gestión administrativa.
«La Junta Directiva no evidenció la elaboración de la memoria anual, la cual debe dar a conocer como rendición de cuentas de cada gestión administrativa, acorde lo establecido en el Reglamento Interno Estatutario.»
A revisar Ausencia de registro adecuado de contratos
Compras y contratacionesEl departamento jurídico no llevaba un registro adecuado de los contratos, que además fueron entregados de forma disgregada. La deficiencia dificulta su seguimiento y verificación.
«En la realización de entrevista al consultor jurídico del CODIA y por la forma de entrega de los contratos y documentaciones soportes disgregadas, se verificó que el departamento jurídico no lleva un registro adecuado de los mismos.»
Contexto Libros de resoluciones sin validación de firmas
Control interno, sistemas y organizaciónLos libros de resoluciones de la Junta Directiva no estaban firmados por el presidente y el secretario de actas, como disponía el Reglamento Interno Estatutario. Esto debilita la autenticidad y control de las resoluciones.
«Se evidenció que los libros de resoluciones emanado de la Junta Directiva no están firmados por el presidente y el secretario de actas conforme lo establece el Reglamento Interno Estatutario de la entidad.»
A revisar Inconsistencias en la secuencia de recibos generados por el sistema
Ingresos y recaudacionesLos recibos de ingresos generados por el sistema presentaban una secuencia numérica fuera de orden cronológico. Esto impidió contar con controles confiables para revisar la generación y uso de los recibos.
«Se verificó durante el período 2014-2018, inconsistencia en la secuencia numérica generada del sistema de los recibos de ingresos, los cuales no tienen la numeración en un orden cronológico, situación que no muestra controles efectivos en la generación y uso de los recibos, que permita a los usuarios realizar los análisis de manera adecuada sobre una fuente de información creíble.»
A revisar Saltos en la secuencia de recibos físicos
Ingresos y recaudacionesDurante 2016 se observaron saltos en la secuencia numérica de los recibos físicos. Esto impidió seguir adecuadamente su orden cronológico y comprobar la cantidad de recibos procesados.
«Se observó durante el año 2016, que existe salto en el uso de la secuencia numérica de los recibos de ingresos fisico, impidiendo poder seguir en los análisis de manera adecuada el orden cronológico de los mismos y poder comprobar con exactitud la cantidad de recibos procesados por la entidad, según los detalles presentados en el anexo 5.»
Contexto Inconsistencias en fechas de recibos impresos
Ingresos y recaudacionesEn 2014 se observaron saltos entre las fechas de los recibos generados por el sistema e impresos. Esto impidió comprobar la efectividad de los controles sobre los recibos de ingresos.
«Se verificó en el año 2014, inconsistencia en las fechas de los recibos de ingresos generados del sistema e impresos, presentan saltos entre un día y otro, lo que impidió comprobar que los controles sean efectivos en el manejo de los recibos de ingresos generados por la entidad, según se muestra:»
Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona