Hallazgos (76)
Grave Cuentas por pagar sin auxiliares ni documentos soporte
Cuentas por pagar · RD$6.7 mil millonesEl informe consigna que la sede central y el Economato carecían de reportes auxiliares y documentos justificativos para cuentas por pagar. A diciembre de 2017, los saldos señalados eran RD$6,719,073,902 y RD$53,000,418, respectivamente.
«En el proceso de evaluación y análisis a los pasivos corrientes y a largo plazo de la sede central, así como a las cuentas por pagar por las compras a crédito (corto plazo) del Economato Universitario, en los períodos 2014 al 2017, no disponen de módulos auxiliares y/o reportes que evidencien las composiciones en detalle de cada cuenta control y subcuenta, con sus respectivos saldos al cierre de l»
Grave Retenciones de ISR no remitidas a la DGII
Impuestos y retenciones · RD$1.4 mil millonesLa Cámara de Cuentas observó que se retuvieron impuestos en pagos a proveedores y servidores, pero no se remitieron a la DGII. El informe cuantifica las retenciones no pagadas en RD$1,430,985,682.
«Verificamos desembolsos por compras, contrataciones y pagos de sueldos realizados por la sede central y el Economato Universitario, en los períodos del 2014 al 2017, a las cuales la entidad aplicó retenciones de impuesto sobre la renta (ISR), conforme a lo establecido en las leyes vigentes, por valor de RD$I,430,985,682., los cuales no fueron remitidos a la Dirección General de Impuestos Internos »
Grave Cuentas por cobrar sin auxiliares ni documentos soporte
Estados financieros y registros contables · RD$6.2 mil millonesLa entidad no disponía de auxiliares detallados para las cuentas por cobrar de la sede central y el Economato. Además, el informe consigna que no se encontraron documentos soporte para las cuentas interinstitucionales de la sede central.
«La UASD sede central presenta cuentas por cobrar y el Economato Universitario, cuentas y documentos por cobrar al cierre de los períodos 2014 al 2017, que al 31 de diciembre de 2017, totalizaron RD$6,230,167,414., y RD$39,033,967,, para las que no disponen de los libros o módulos auxiliares que detallen las composiciones de los saldos revelados por tipo de cuentas»
Grave Préstamos a empleados registrados como obligaciones de la UASD
Nómina y personal · RD$6.3 mil millonesLa UASD registró como obligaciones propias préstamos bancarios otorgados a servidores y avalados por la institución. El informe señala que no había convenios internos que definieran las obligaciones del servidor y que algunos tenían atrasos en sus pagos.
«La Universidad tiene como política avalar o garantizar facilidades de crédito bancario a sus servidores, para las adquisiciones de viviendas, vehículos y para otros destinos, con el compromiso de asumir el pago en caso de que el servidor no pague, debiendo aplicar las retenciones mensuales a cada servidor beneficiado, para los respectivos pagos al banco, los cuales, al 31 de diciembre de 2017, pre»
Grave Pagos de energía eléctrica sin abonos registrados a la deuda
Cuentas por pagar · RD$730.7 millonesSe registraron obligaciones por facturas eléctricas de 2014 a 2016, pero no se evidenciaron pagos ni abonos para amortizarlas. El monto consignado por el informe asciende a RD$730,656,005.
«La Universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD), presenta cuentas por pagar a instituciones públicas, en las que incluye facturaciones por concepto de servicios de energía eléctrica, que en los períodos 2014 al 2016, registraron obligaciones por el monto de RD$730,656,005., sin que evidenciaran registros de pagos para amortizar las deudas con los respectivos proveedores, conforme al convenido inst»
Grave ISR no retenido sobre remuneraciones de servidores
Impuestos y retenciones · RD$335.5 millonesEl recálculo de las retenciones detectó que no se incorporaron otros ingresos percibidos por empleados al sueldo base para calcular el ISR. La diferencia observada fue RD$335,463,935.
«Al comparar el recálculo realizado para las retenciones de impuestos sobre la renta aplicados a los sueldos devengados en los períodos 2014 al 2017, por los servidores de la universidad, se observó diferencia por el monto de RD$335,463,935., debido a que la entidad no adicionó al sueldo base, otros ingresos percibidos por los empleados, a fin de realizar los cálculos de impuestos sobre las rentas,»
Grave Contratos de investigación sin informes de seguimiento y conclusiones
Compras y contrataciones · RD$332.1 millonesEn una muestra de 20 contratos para proyectos de investigación, no se encontraron documentos que acreditaran el seguimiento, desarrollo y conclusiones conforme a los objetos contractuales. El monto de los contratos examinados fue RD$332,059,419.
«La Universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD) realizó contratos para proyectos de investigaciones científicas, en los períodos del 2014 al 2017, de los cuales en una muestra de veinte (20) contratos, por el monto de RD$332,059,419., no evidenciaron documentaciones de seguimientos a esos proyectos para el aseguramiento del desarrollo, realizaciones y las conclusiones de conformidad a los objetos »
Grave Costos de mercancías sin reportes de compras
Compras y contrataciones · RD$343.4 millonesEl Economato presentó costos de ventas sin inventarios ni reportes de compras que permitieran validar los valores registrados por establecimientos y centros de servicio. El informe cuantificó esos costos en RD$343,439,693.
«El Economato Universitario para los períodos comprendido entre el 2014 al 2017, presenta costos de ventas por el monto de RD$343,439,693., sin que evidenciaran los inventarios y/o reportes de las compras de mercancías al cierre de cada período, que permitan validar los valores presentados por estaciones de ventas y centro de servicios, detallados a continuación;»
Grave Expediente de pago de Oracle con incumplimientos contractuales
Publicación y expedientes · RD$52.7 millonesEl expediente de renovación de la plataforma Oracle tenía factura proforma sin comprobante fiscal, falta de disponibilidad presupuestaria acreditada, ausencia de evidencia de exoneración del ITBIS y pagos fuera del calendario contractual. El valor total del contrato consignado fue RD$52,662,993.
«En fecha 26 de febrero de 2015, la sede central de la UASD contrató la empresa Multicómputos SRL, RNC n.° 1-01-63880-1, para la renovación y regulación de la plataforma de productos Oracle, por valor de RD$44,629,655., más RD$8,033,338., correspondiente al ITBIS, para un valor total de RD$52,662,993., en las documentaciones suministradas se observaron las siguientes situaciones:»
A revisar Diferencias en retenciones de seguridad social
Impuestos y retenciones · RD$19.7 millonesEl recálculo de las retenciones detectó diferencias en los aportes al Seguro Familiar de Salud y al Plan de Retiro. El informe cuantifica por separado RD$19,702,910 y RD$30,301,376.
«En el recalculo aplicado a las retenciones aplicadas a los servidores de la universidad, en los períodos 2014 al 2017, se evidenciaron diferencias por el monto de RD$19,702,910., en las contribuciones para el Seguro Familiar de Salud (ARS UASD), superior al monto obtenido en el recalculo de la CC.»
A revisar Contrataciones sin evidencia de procedimientos de selección
Pagos sin soporte · RD$19.1 millonesEn expedientes de obras y servicios de la sede central no se encontraron documentos que acreditaran los procedimientos de selección y adjudicación. El informe también observó expedientes adicionales y una contratación de obra en la Estación Experimental.
«En el análisis y evaluaciones a las contrataciones de servicios para las construcciones y reconstrucciones de obras realizadas por la sede central de la universidad, en los períodos del 2014 al 2017, en trece (13) expedientes evaluados por un monto de RD$19,069,363., no se evidenciaron las documentaciones que muestren los procedimientos aplicados para las selecciones y adjudicaciones a los contrat»
A revisar Compras con procedimiento de selección incorrecto
Compras y contratacionesLa sede central y la Inmobiliaria Universitaria realizaron adquisiciones bajo compra directa cuando correspondían modalidades de comparación de precios o licitación pública. El informe consigna compras de vehículos y actualización de licencias.
«La sede central e Inmobiliaria Universitaria (InmobiUASD) realizaron compras y contrataciones en los períodos del 2014 al 2017, por adquisiciones de vehículos y actualizaciones de licencias de informática, adjudicadas bajo la modalidad de compra directa, debiendo aplicar las modalidades de Comparación de Precios y Licitación Pública, un resumen de los casos de referencia por período se presenta a »
Grave Adelantos de obra superiores a los porcentajes permitidos
Obras · RD$1 millonesSe observaron anticipos que excedían el 20% permitido y una adenda superior al porcentaje establecido. También se identificaron pagos hechos antes de la firma de los contratos.
«Avances otorgados a contratistas para las construcciones de tres (3) cabinas de baños y el punto de expendio III, que excedieron al 20% de los valores contratados, por el monto de RD$1,037,736., como se presenta en el cuadro detallado más abajo.»
Revisión con datos públicosYa no se ve «Contratos ampliados»: Después del informe no registramos hechos nuevos del mismo tipo con los datos que tenemos cargados.
A revisar Retenciones de ISR aplicadas a pasivos con saldos deudores
Impuestos y retenciones · RD$10.5 millonesEl informe consigna pasivos del Economato con saldos deudores por descuentos indebidos e ITBIS en compras, lo que disminuía el saldo total del rubro y requería ajustes contables.
«El Economato Universitario al 31 de diciembre de 2014, presentó cuentas por pagar de descuentos indebidos y en retenciones de impuestos por pagar de ITBIS en compras a proveedores, con saldos deudores (negativo), por el monto de RD$10,453,781., disminuyendo el saldo total de ese rubro, como se detalla a continuación:»
A revisar Diferencia en cuentas del patrimonio
Estados financieros y registros contables · RD$96.1 millonesLa cuenta de reservas para eventualidades se presentó en patrimonio, aunque la Cámara de Cuentas consideró que por su naturaleza debía presentarse en pasivos. El saldo observado fue RD$96,075,705.
«La UASD sede central, al 31 de diciembre de 2017, presenta la cuenta reservas para eventualidades en el rubro del patrimonio, con saldo de RD$96,075,705., debiendo ser registrada en el rubro cuentas por pagar fondo de reservas para eventualidades,»
A revisar Inventarios sin levantamientos físicos ni auxiliares
Activos e inventario · RD$39 millonesNo se evidenciaron conteos físicos ni reportes auxiliares detallados de los materiales de la sede central y las mercancías del Economato. Los saldos al cierre de 2017 fueron RD$39,006,288 y RD$63,096,017.
«La sede central de la Universidad, presenta la cuenta control inventarios de materiales en almacén, con saldos de cuentas auxiliares por área o dependencia, así mismo el Economato Universitario presenta la cuenta de inventarios de mercancías al cierre de los períodos 2014 al 2017, en ambos casos no se evidenciaron la toma o levantamiento físico de la existencia en almacén, ni presentan reportes au»
A revisar Diferencias entre confirmaciones bancarias y saldos contables
Bancos y cajaSe observaron saldos en cuentas bancarias cerradas, diferencias en depósitos en moneda extranjera, una cuenta no confirmada por el banco y partidas conciliatorias sin soporte ni aprobación. El informe detalla varias diferencias, por lo que no se atribuye un monto único.
«Para el período 2017, se observó que en el Balance General la cuenta bancaria Red Sísmica, n° [cédula], presenta el saldo de RD$90,200., la cual no fue confirmada con saldo por el Banco.»
A revisar Certificados financieros sin soporte y mal clasificados
Pagos sin soporte · RD$951,494Se registraron certificados financieros sin documentos soporte y cuya existencia no fue confirmada por el Banco de Reservas. Además, se presentaron como efectivo en vez de inversiones.
«Registro de certificado financiero sin que evidenciara el documento soporte en los archivos, presentados en los anexos o notas del Balance General de los períodos 2014 al 2016, en adición, no fue confirmado por el Banco de Reservas la existencia de esas inversiones, compuesta como se muestra a continuación:»
Grave Pagos de vacaciones del Economato sin soporte justificativo
Nómina y personal · RD$7.5 millonesNo se encontraron evidencias ni bases de cálculo individuales que respaldaran los pagos por vacaciones registrados en el Economato durante 2014-2017.
«El Economato Universitario en los Estados de Resultados correspondientes a los períodos 2014 al 2017, presenta gastos por vacaciones por el monto de RD$7,510,605., sin las evidencias ni base de cálculos individuales de cada beneficiario, ni las composiciones de los saldos y registros en cada período, que avalen el pago,»
Grave Horas extras sin evidencia de las labores realizadas
Nómina y personal · RD$3.1 millonesEl Economato pagó compensaciones por horas extras sin documentos que acreditaran las labores realizadas ni el tiempo adicional trabajado por cada beneficiario.
«En el Economato Universitario para los períodos del 2014 al 2017, realizaron pagó a un personal por el monto de RD$3,142,586., por concepto de compensaciones complementarias por horas extras, sin evidencia de las labores realizadas y el tiempo adicional laborado por cada servidor o beneficiado.»
Grave Bienes de uso no identificados físicamente en el Economato
Otros temas · RD$9.1 millonesEn la inspección física no se localizaron bienes de uso registrados en las ubicaciones indicadas; además, carecían de códigos que permitieran identificar cada unidad.
«En la inspección física realizada a las propiedades, planta y equipos del Economato Universitario, presentado en el Balance General, correspondiente al período 2017, no fueron identificados bienes de uso, por el monto de RD$9,133,453., en las ubicaciones definidas y detalladas en el reporte anexo al referido balance, debido a que carecen de codificaciones que especifiquen con certeza la identidad »
A revisar Propiedades inmuebles sin títulos a nombre de la UASD
Estados financieros y registros contables · RD$890.1 millonesNo se evidenciaron títulos de propiedad a nombre de la universidad que respaldaran terrenos y edificaciones registrados en sus balances.
«La sede central de la universidad presenta en los Balances Generales correspondientes a los períodos del 2014 al 2017, propiedades en terrenos y edificaciones, que al 31 de diciembre de 2017 refleja el monto de RD$890,108,367., sin que se evidenciaran los respectivos títulos de propiedad a nombre de la UASD como respaldo de esa partida y que le otorgue los derechos sobre esas propiedades.»
A revisar Diferencias entre anexos del balance y auxiliares de cuentas por cobrar
Estados financieros y registros contablesLos saldos de los anexos del Balance General no coincidían con los reportes consolidados de auxiliares en 2014, 2015 y 2016, afectando la verificabilidad de las cifras.
«En las evaluaciones y análisis aplicados a las cuentas por cobrar de la sede central UASD, al cierre de los períodos del 2014 al 2016, se verificaron diferencias entre los saldos de los anexos del Balance General y los saldos de los reportes de cuentas auxiliares consolidados,»
A revisar Activos fijos sin auxiliares ni reportes de inventario
Activos e inventario · RD$2.7 mil millonesLa sede central carecía de auxiliares e inventarios que permitieran identificar, valuar y verificar los activos. El Economato tampoco tenía inventarios de sus equipos y mobiliarios.
«La sede central de la Universidad presenta en el rubro de activos no corrientes, las cuentas: activos fijos, activos diferidos, construcciones en procesos e inversiones, que al 31 de diciembre de 2017, presentan el monto de RDS2,680,621,818., los cuales carecen de los auxiliares e inventarios por tipo de activo, debidamente valuados y que muestren fechas de adquisiciones, codificaciones, ubicacion»
A revisar Activos fijos sin depreciaciones aplicadas
Activos e inventarioLa universidad no evidenció cálculos ni registros de depreciación por tipo de activo durante los años auditados, lo que afecta la presentación de los valores contables.
«La universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD), para los períodos del 2014 al 2017, no evidenció el cálculo ni registro de las depreciaciones correspondientes a cada unidad por tipo de activo, a fin de amortizar los costos de adquisiciones en relación con la vida útil de uso conforme a las normativas vigentes.»
A revisar Adquisiciones de bienes de uso presentadas como gastos de inversión
Compras y contrataciones · RD$143.9 millonesEn 2015, adquisiciones de bienes de uso fueron presentadas bajo el concepto global de gastos de inversión, sin detalle de reclasificaciones por tipo de activo.
«En el rubro de bienes de uso de la sede central de la universidad, para el año 2015, presenta el saldo de RD$143,925,351., con el concepto "gastos de inversión", por adquisiciones de bienes de uso, sin que evidenciaran en los registros contables un detalle de las reclasificaciones para reconocerlo por tipo de activo en las cuentas correspondientes.»
Grave Cuentas por cobrar interinstitucionales sin documentos soporte
Pagos sin soporte · RD$5.1 mil millonesLa sede central no presentó documentos que respaldaran la composición de las cuentas por cobrar a organismos y dependencias internas.
«La sede central de la Universidad presenta otras cuentas por cobrar interinstitucionales en los períodos 2014 al 2017 que, al 31 de diciembre de 2017, totalizan RD$5,146,892,938., de las cuales no se evidenciaron los documentos soporte correspondientes a los deudores que las componen,»
A revisar Compra en tránsito con recepción ya registrada en almacén
Activos e inventario · RD$1.1 millonesEl Economato mantenía en compras en tránsito artículos que ya habían sido recibidos según las entradas de almacén, por lo que el saldo contable no reflejaba correctamente la situación de los bienes.
«El Economato Universitario presenta como parte de los balances de compras en tránsito artículos por el monto de RD$1,134,037,, los cuales ya fueron recibidos, según las entradas de recepción en almacén que reposan en los expedientes de compras, desde agosto 2009 hasta agosto 2016,»
A revisar Equipo de transporte registrado como mercancía en tránsito
Activos e inventario · RD$1.3 millonesLa adquisición de una camioneta fue registrada como mercancía en tránsito, aunque correspondía presentarla como activo fijo de transporte.
«El Economato Universitario en el período 2017 presenta la adquisición de una camioneta registrada en la cuenta mercancía en tránsito por el monto de RD$ 1,276,800., debiendo ser reconocida en el rubro de activos fijos en la cuenta equipo de transporte,»
A revisar Gastos registrados en período distinto al devengado
Otros temas · RD$11.8 millonesSe registraron gastos de ejercicios anteriores en períodos posteriores, en vez de reconocerlos cuando ocurrieron. El acumulado consignado fue RD$11,785,100.
«En el análisis realizado a la cuenta cargos y créditos años anteriores de la sede central, para los períodos del 2014 al 2017, se verificaron registros por el monto de RD$11,785,100., por gastos que no fueron reconocidos por el método del devengado en el período en que ocurrieron, debido a que las facultades reportaron cuentas por pagar en fecha posterior al cierre,»
A revisar Diferencias entre nóminas físicas y gastos de sueldos
Nómina y personal · RD$4 millonesLos gastos de sueldos del Economato no coincidían con los resúmenes de nóminas físicas y el informe indica que no se documentaron ni autorizaron las causas de las diferencias.
«En el Economato Universitario en los Estados de Resultados de los períodos de 2014 al 2017, presentaron diferencias por el monto de RD$3,952,105,, en los valores revelados en la cuenta gastos de sueldos y los resúmenes de las nóminas físicas, sin que evidenciaran las causas que dieron origen debidamente documentadas y autorizadas por los funcionarios responsables de cada proceso,»
A revisar Diferencias en auxiliares e inventarios de materiales
Activos e inventario · RD$1.7 millonesSe encontraron diferencias entre subcuentas contables de almacén y los conteos físicos, sin que se hubieran registrado los ajustes correspondientes.
«En el rubro de inventarios para los períodos del 2014 al 2016, se verificaron diferencias entre las subcuentas que componen la cuenta control Almacén de Materiales y los levantamientos o conteo físico de los mismos, al cierre de cada período, debido a que no fueron realizados los registros para los ajustes y reclasificaciones determinados por subcuenta contable,»
A revisar Registros y presentación incorrecta de gastos y activos
Activos e inventario · RD$11.7 millonesEl Economato clasificó gastos sin atender la naturaleza de las operaciones y registró transacciones de activos en cuentas improcedentes, generando inconsistencias en los estados de resultados.
«En el Economato Universitario en los períodos del 2015 al 2017, clasificaron y registraron gastos por el monto de RD$11,690,323., sin considerar la naturaleza de las actividades y operaciones financieras, situación que generó inconsistencia en las informaciones de los Estados de Resultados,»
A revisar Facturas eléctricas duplicadas y registradas fuera de período
Otros temasLa carta a la gerencia detectó duplicidad de facturas y entradas de diario de energía, además de gastos registrados antes del período de consumo correspondiente.
«En la revisión y análisis realizado a las cuentas por pagar a las Empresas Distribuidoras de Energía Eléctrica Edenorte y Edesur, se verificaron registros duplicados de facturas y entradas de diario, las cuales son detalladas en el cuadro siguiente:»
Grave Expedientes de pago con documentos soporte incompletos
Publicación y expedientes · RD$58.7 millonesEn pagos de bienes, servicios, docencia y asesoría de tesis se encontraron expedientes sin documentos justificativos, como contratos, facturas fiscales, constancias de recepción y requisitos de proveedores.
«Los desembolsos efectuados durante el período de la auditoría por concepto de compra de bienes, contrataciones de servicios, docencia impartida y asesoría de tesis en la sede central, Economato Universitario, Estación Experimental Agropecuaria Engombe e Inmobiliaria Universitaria (InmobiUASD), carecen de documentos soportes justificativos, tales como: contratos de servicios, facturas con número de»
A revisar Personal de nómina no identificado en sus puestos de trabajo
Nómina y personalDurante las inspecciones se encontraron servidores incluidos en nómina que no fueron identificados en sus puestos y para quienes no se evidenciaron autorizaciones o justificaciones de ausencia.
«En la inspección física de personal, se observaron servidores universitarios incluidos en nómina los cuales no fueron identificados en sus puestos de trabajo, ni se evidenció autorizaciones o justificaciones de las ausencias.»
A revisar Compra en tránsito con saldo negativo por pago sin recepción completa
Compras y contrataciones · RD$456,660El Economato registró un saldo negativo en mercancía en tránsito originado por un pago realizado antes de recibir la totalidad de los artículos adquiridos.
«El Economato Universitario al 31 de diciembre de 2017, presenta en el detalle de la cuenta mercancía en tránsito, del proveedor Confecciones J & M Hirland, RNC n.°l-31-028551, con saldo negativo por el monto de RD$456,660., originado por pago realizado sin la recepción de la mercancía adquirida.»
A revisar Ingresos del Economato sin reportes auxiliares por fuente
Ingresos y recaudaciones · RD$393.2 millonesEl Economato no contaba con reportes auxiliares vinculados al sistema contable para validar ingresos por ventas de bienes y servicios. El monto total de ingresos revisados fue RD$393,227,163.
«El Economato Universitario presenta ingresos por ventas de bienes y servicios en los períodos del 2014 al 2017, por el monto RD$393,227,163., sin que se evidenciaran los reportes auxiliares de los registros por las facturaciones de cada fuente de origen, asociados a las cuentas contables asignadas que faciliten las validaciones de los saldos revelados en los Estados de Resultados,»
A revisar Partidas bancarias antiguas sin investigar ni registrar
Bancos y caja · RD$198,804La carta a la gerencia consigna partidas en conciliaciones con más de seis meses sin registro o seguimiento. En Engombe, se reportaron cheques en tránsito por RD$198,804 sin evidencia de seguimiento ni reintegro.
«En las revisiones a las conciliaciones bancarias de las cuentas administradas en la sede central de la UASD, al 31 de diciembre de los períodos comprendidos entre el 2014 al 2017, se verificaron cuentas bancarias que presentan partidas en libro por cheques, depósitos y transferencias en tránsitos, con más de seis meses de sus emisiones.»
A revisar Falta de política para cuentas de dudoso cobro
Cuentas por pagarLa entidad no contaba con análisis por antigüedad de saldos ni evaluaciones de gestión de cobro, y tampoco evidenció provisiones para créditos educativos a estudiantes. Esto limita el seguimiento y la presentación razonable de los saldos por cobrar.
«La UASD carece de política aplicable a cuentas por cobrar que por su naturaleza resulten de dudoso cobro, evidenciado en que no dispone de análisis por antigüedad de saldo ni de evaluaciones basadas en gestión de cobro, de acuerdo con lo pactado entre las partes,»
A revisar Préstamos aprobados sin evaluar la capacidad de pago
Ayudas, subsidios y donaciones · RD$5.3 millonesSe aprobaron facilidades crediticias sin documentación que sustentara los requisitos ni la capacidad de repago; algunos beneficiarios tenían comprometido más del 60% de sus ingresos en retenciones. La muestra presentada suma RD$5,270,000 en préstamos aprobados.
«La universidad aprueba y garantiza facilidades de préstamos a sus servidores con el Banco de Reservas, con cargo y retenciones de cuota a las remuneraciones pagadas por la UASD, sin embargo, en los períodos del 2014 y 2017, no se evidenciaron documentaciones que sustenten las calificaciones o requisitos para ser beneficiado y la garantía de repago de las referidas facilidades crediticias en el tie»
A revisar Compras en tránsito sin documentos de soporte
Pagos sin soporte · RD$867,591El Economato registró compras en tránsito sin evidenciar documentación que respaldara los saldos por proveedor. Al cierre de 2017, el cuadro presenta un total de RD$867,591.
«El Economato Universitario en las informaciones financieras correspondientes a los períodos del 2014 al 2017, presenta compras en tránsitos sin que evidenciara las documentaciones que sustentan los saldos por proveedores, detallado a continuación:»
A revisar Reevaluaciones de inmuebles no realizadas
Estados financieros y registros contablesLa UASD no tenía una política de reevaluación de terrenos y edificaciones ni documentación de respaldo de las últimas tasaciones. Esto reduce la confiabilidad de los valores reportados en el balance general.
«Se verificó que la UASD no tiene como política aplicar reevaluaciones de los bienes inmuebles (terrenos y edificaciones), ni evidenciaron las documentaciones de respaldos de las últimas tasaciones realizadas, a fin de sustentar los saldos presentados en el Balance General.»
A revisar Bienes en desuso no descargados a Bienes Nacionales
Activos e inventarioEl informe consigna mobiliarios y equipos computacionales obsoletos o deteriorados que no habían sido descargados a la Dirección General de Bienes Nacionales. La última solicitud de descargo evidenciada era de 2011.
«La UASD posee mobiliarios y equipos computacionales en desuso por obsolescencia y deterioro, los cuales no han sido descargados a la Dirección General de Bienes Nacionales (DGBN), cabe destacar, que la última solicitud de descargo evidenciada se realizó en fecha 19 de abril de 2011, Ver detalle anexo 2.»
A revisar Vehículos sin matrícula y unidades sin placa reglamentaria
Activos e inventarioSe identificaron 89 vehículos de la UASD sin sus respectivas matrículas y dos unidades que no exhibían la placa reglamentaria. La falta de documentación y placas debilita el control de los bienes y el cumplimiento normativo.
«En el proceso de revisión y evaluación de las documentaciones que avalan la propiedad de los vehículos al servicio de la UASD, se verificaron ochenta y nueve (89) unidades que carecen de sus respectivas matrículas.»
A revisar Cuadres de ingresos sin firmas de responsables
Ingresos y recaudacionesSe observaron cuadres de cajeros y reportes de Tesorería sin las firmas del personal responsable de recepción y supervisión. La ausencia de aprobación documentada debilita el control sobre los ingresos percibidos.
«En revisión realizadas a los documentos soportes de los cuadres diarios y depósitos bancarios de los ingresos percibidos por la sede central de la universidad, verificamos que existen cuadres de cajeros que carecen de las firmas del personal responsable de las recepciones y supervisiones al cierre y cuadre de cada cajero o pimto de recepción de pago,»
Grave Vacaciones pagadas en Engombe sin justificación suficiente
Nómina y personal · RD$22,204La Estación Experimental Agropecuaria Engombe pagó vacaciones colectivas en 2016 sin evidenciar las necesidades que justificaran que los servidores no las disfrutaran oportunamente. El pago observado fue de RD$22,204.
«Se verificó que en la Estación Experimental Agropecuaria Engombe, en el período 2016, realizaron pagos por concepto de vacaciones colectivas a empleados o servidores universitarios, por el monto de RD$22,204., sin que se evidenciara las necesidades justificantes para el no disfrute oportuno,»
A revisar Entradas de diario y otros documentos sin firmas responsables
Ingresos y recaudacionesLa carta a la gerencia observó falta de firmas en documentos de autorización y revisión, incluidas algunas entradas de diario, conciliaciones bancarias de Engombe y reportes de recepción de ingresos. Esto debilita la trazabilidad y validación de las operaciones.
«Se evidenciaron falta de firmas en documentos de los funcionarios responsables en autorizaciones de operaciones, actividades y procesos, tales como son: algunas entradas de diarios; conciliaciones bancarias de la cuenta de la Estación Experimental Agropecuaria Engombe, reportes y recepciones de ingresos de la Tesorería sede central.»
Contexto Codificación contable en documento inadecuado
Estados financieros y registros contablesEn cheques de la sede central por reparaciones y conservaciones menores, la codificación contable se consignaba en un documento distinto de las copias de los cheques. Según el informe, esto no garantiza su identificación y permanencia.
«En revisiones realizadas a cheques emitidos en la sede central UASD, por concepto de reparaciones y conservaciones menores, cuenta (52-08-01-02), se verificaron codificaciones de cuenta contable, plasmada en documento diferente a las copias de cada cheque, situación que no garantiza la permanencia e identificación oportuna de las mismas.»
A revisar Ausencia de Plan Anual de Compras y Contrataciones
Compras y contratacionesLa sede central, las unidades productivas y otros organismos dependientes no disponían de planes anuales de compras alineados con presupuestos y proyectos. Esto afecta la planificación y programación de las contrataciones públicas.
«La sede central, unidades productivas y demás organismos dependientes de la UASD no disponen de un plan anual de compras y contrataciones alineados con los presupuestos y proyectos planificados a desarrollar en cada período de manera cronológica.»
A revisar Debilidades en sistemas contables de Engombe e Inmobiliaria
Estados financieros y registros contablesLa carta a la gerencia consigna deficiencias en la generación de información financiera y que la Estación Experimental Agropecuaria Engombe carecía de un sistema contable para procesar sus operaciones. La situación dificulta producir informes oportunos para la toma de decisiones.
«La Estación Experimental Agropecuaria Engombe, carece de un sistema contable para procesar y registrar sus operaciones financieras, de manera que permitan generar y proporcionar estados e informes financieros al cierre de cada período fiscal, que faciliten las tomas de decisiones por parte de las autoridades administrativas.»
Grave Saldo negativo de caja general del Economato sin soporte
Pagos sin soporte · RD$627,318El Economato presentó un saldo negativo en caja general al cierre de 2015 sin documentación que explicara su origen. El monto consignado fue de RD$627,318.
«El Economato Universitario, presenta en el Balance General la cuenta caja general al 31 de diciembre de 2015, con un balance negativo de RD$627,318., sobre el cual no evidenció las documentaciones soportes que dieron origen.»
Grave Otros ingresos del Economato sin documentación de origen
Ingresos y recaudaciones · RD$1.8 millonesEl Economato presentó otros ingresos de 2014 sin evidencia documental que acreditara las operaciones y su origen. El monto observado fue de RD$1,759,665.
«El Economato Universitario en el Estado de Resultados correspondiente al período 2014, presenta Otros Ingresos por el monto de RD$1,759,665., sin que evidenciaran las documentaciones de los registros que avalan las ocurrencias y su origen.»
A revisar Diferencias entre estados de resultados y datos de nómina
Nómina y personal · RD$51.6 millonesPara 2014-2017, el informe consigna una diferencia de RD$51,580,989 entre los gastos de servicios personales en los estados de resultados y los datos de nómina extraídos del sistema WANG. Esto afecta la consistencia de la información financiera y de nómina.
«En los análisis y evaluaciones realizadas a los gastos por servicios personales de la UASD, correspondientes a los períodos 2014 al 2017, se observó diferencia por el monto de RD$51,580,989., entre los saldos revelados en los Estados de Resultados y las nóminas extraídas de la data del sistema WANG, Red de Área Amplia, (Wide Área Network), suministradas por el Departamento de TIC por tipo de nómin»
A revisar Pagos de nómina omitidos de la data del sistema WANG
Nómina y personal · RD$185.8 millonesJornales, honorarios profesionales, servicios técnicos y otros servicios personales no se incorporaron a la data del sistema WANG. El informe cuantifica estos pagos en RD$185,846,236.
«En los períodos comprendido entre el 2014 al 2017, se observó que las nóminas pagadas por jornales, honorarios y otros servicios personales por el monto de RD$185,846,236., no fueron incorporadas a la data del sistema WANG, Red de Área Amplia, (Wide Área Network),»
A revisar Sistema WANG sin ambiente de pruebas
Control interno, sistemas y organizaciónLa auditoría no pudo observar la funcionalidad del sistema financiero y de nómina WANG en un ambiente de prueba, porque la entidad no disponía de ese entorno. Esto limita las pruebas de software y el análisis de información mediante técnicas asistidas por computadora.
«En los procedimientos de auditoría no se observó la funcionabilidad del sistema financiero y nómina Wang en un ambiente de prueba, ya que las condiciones existentes no permiten realizar pruebas de Software y análisis de la información mediante Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador (TAAC).»
A revisar Sistemas financieros sin integración con centros y unidades productivas
Control interno, sistemas y organizaciónLos sistemas WANG y Banner solo podían ser accedidos desde la sede central, dejando fuera de la integración financiera a centros regionales y unidades productivas. Esto dificulta que la información se registre íntegra y oportunamente.
«En los procedimientos de levantamientos e indagaciones realizados en la Dirección General de TI, otras direcciones y unidades productivas se comprobó que los sistemas (Wang y Banner) sólo pueden ser accedidos e interactuados desde la sede central de la UASD, quedando fuera de la integración, la parte financiera y la estructura tecnológica de los centros regionales y las unidades productivas,»
A revisar Controles débiles de usuarios y contraseñas en Active Directory
Control interno, sistemas y organizaciónEl informe describe contraseñas débiles, falta de bloqueo por intentos fallidos, usuarios con contraseñas que nunca caducaban y permisos administrativos excesivos. Estas debilidades elevan el riesgo de acceso no autorizado a los sistemas institucionales.
«Las Políticas de Seguridad del Dominio en Active Directory está definida por default permitiendo contraseñas débiles (simples), sólo de 7 caracteres (Ej. 123456, abcdefg, aaaaaaa, 1111111), no se bloquean con intentos fallidos,»
A revisar Herramientas de monitoreo tecnológico inexistentes o vencidas
Control interno, sistemas y organizaciónLas divisiones responsables carecían de herramientas para monitorear cambios y actividad en sistemas y bases de datos; algunas herramientas instaladas estaban en versiones de prueba ya vencidas. Esto reduce la detección oportuna de eventos que puedan afectar la información.
«Se detectó que las herramientas de monitoreo, instaladas en las Divisiones de Informatización y Protección de Datos y la de Seguimiento y Monitoreo, estaban en versiones de pruebas o trial las cuales caducaron o terminaron el ciclo de estas, un detalle a continuación:»
A revisar Errores en respaldos y copias sin resguardo fuera de la sede
Control interno, sistemas y organizaciónSe observaron errores en los registros de las copias de seguridad, por lo que no se garantizaba un respaldo completo; además, los respaldos permanecían en el mismo centro de datos. Esto expone la recuperación de información ante incidentes o siniestros.
«En los procedimientos de levantamiento e indagaciones en la Dirección General de TI, en las Divisiones de Informatización y Protección de Datos, y la de Seguimiento y Monitoreo, se observaron algunos errores en los Logs que genera el Backup, por lo que no se estaría garantizando un Backup completo.»
A revisar Supervisión insuficiente en procesos de seguridad informática
Control interno, sistemas y organizaciónLos responsables de seguridad de información no participaban en procesos como pases a producción, revisión de código malicioso y seguridad de equipos de comunicaciones. El informe señala una debilidad de supervisión y segregación de funciones.
«En los procedimientos de levantamiento e indagaciones realizados en las Divisiones de Informatización y Protección de Datos, y la de Seguimiento y Monitoreo, se comprobó inadecuada supervisión ya que los Encargados no participan en las siguientes actividades y procesos propios del área de Seguridad de la Información:»
A revisar Debilidades de seguridad en Banner y la base de datos Oracle
Control interno, sistemas y organizaciónLa carta a la gerencia halló sistemas de cobro no integrados, módulos de seguridad no utilizados, contraseñas débiles, pistas de auditoría desactivadas y numerosos usuarios con privilegio DBA. Estas condiciones comprometen los controles de acceso y la trazabilidad de cambios.
«En el sistema Banner no se cobran todos los servicios académicos, solo se cobran los cargos por concepto de admisión y reinscripción. Los demás servicios son cobrados por el sistema Wang.»
A revisar Centro de datos del sistema WANG con deficiencias de seguridad física
Control interno, sistemas y organizaciónEl centro de datos carecía de controles físicos y ambientales, como bitácora de accesos, sistema de supresión de incendios, detección de humo y temperatura, y cableado estructurado. El informe advierte que el local no cumplía las condiciones mínimas para alojar el sistema financiero.
«No existe una bitácora de control de accesos al centro de datos.»
A revisar Cuentas WANG de exempleados y contraseñas débiles
Control interno, sistemas y organizaciónLa revisión del gestor de usuarios encontró cuentas activas pertenecientes a exempleados y contraseñas de solo tres caracteres. La carta a la gerencia observó que no existía un procedimiento que automatizara la baja de usuarios desvinculados.
«En el análisis técnico realizado al gestor de usuario del sistema Wang se comprobaron las situaciones detalladas a continuación:»
A revisar Falta de implementación de las Normas Básicas de Control Interno
Control interno, sistemas y organizaciónLa UASD no había implementado un sistema de control interno alineado con las Normas Básicas de Control Interno. La deficiencia afecta el marco institucional para prevenir y detectar errores en las operaciones.
«La Universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD), no ha implementado un sistema de controles internos alineados con las Normas Básicas de Control Interno (Nobaci) emitida por la Contraloría General de la República (COR).»
Contexto Estructura organizativa y procedimientos requieren actualización
Control interno, sistemas y organizaciónLa carta a la gerencia señala que la estructura organizacional y las asignaciones de autoridad y responsabilidad debían actualizarse. También observó que manuales y reglamentos requerían revisión frente a las normas generales vigentes.
«La UASD cuenta con una estructura organizacional y de asignaciones en los diferentes niveles de autoridad y de responsabilidad que deben ser actualizada conforme a las adecuaciones implementadas, adicionalmente, los manuales y reglamentos de políticas y procedimientos, requieren de modificaciones y revisiones con las normativas generales vigentes en consonancia con los organismos rectores.»
A revisar Políticas de recursos humanos y programación de vacaciones insuficientes
Nómina y personalLa entidad no disponía de políticas y procedimientos de recursos humanos acordes con las normas de la administración pública, ni de un plan anual de vacaciones. Esto dificulta organizar el disfrute de vacaciones sin afectar las labores de las dependencias.
«La UASD no dispone de políticas y procedimientos aplicables a los recursos humanos acordes con las normativas de la administración pública.»
Contexto Código de ética sin divulgación oficial
Control interno, sistemas y organizaciónLa UASD contaba con un código de ética, pero no lo había divulgado oficialmente entre sus servidores. Esto limita el conocimiento y aplicación de las pautas de conducta institucionales.
«Dispone de un código de ética el cual no ha sido divulgado ni dado a conocer para el uso y aplicación de manera oficial por sus servidores.»
A revisar Expedientes de personal incompletos
Nómina y personalEn la muestra de 87 expedientes, se observaron faltantes de documentos esenciales, como evaluaciones de desempeño, certificados académicos y currículos. La ausencia de documentación limita la verificación de los perfiles y requisitos de los puestos.
«En revisión realizada a ochenta y siete (87) expedientes de empleados de la Universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD), se observó que los mismos carecen de documentaciones esenciales que permitan identificar los perfiles requeridos para el desempeño de las funciones y puestos asignados,»
A revisar Sin plan estratégico y operativo de tecnologías de información
Control interno, sistemas y organizaciónLa Dirección General de Tecnologías de la Información no disponía de un plan estratégico aprobado ni de un plan operativo para proyectos y servicios de TI. La ausencia limita la planificación de recursos y la medición de resultados tecnológicos.
«se comprobó que la Dirección General de Tecnologías de la Información no dispone de un plan estratégico de TI desarrollado, aprobado y aplicado en la entidad, acompañado de un plan operativo dirigido a los proyectos, servicios e iniciativas de TI que coadyuve al cumplimiento de forma eficaz en el tiempo y recurso estimado.»
A revisar Sin planes de continuidad y recuperación ante desastres informáticos
Control interno, sistemas y organizaciónLa Dirección General de TI no disponía de planes de contingencia, continuidad de negocio o recuperación ante desastres, ni de un sitio alterno para los sistemas Wang y Banner. Esto aumenta el riesgo de interrupción y pérdida de información.
«En el proceso de levantamiento de informaciones e indagaciones realizadas a la Dirección General de TI de la UASD, se verificó que no dispone de los siguientes planes:»
A revisar Metodología formal de desarrollo de sistemas no implementada
Control interno, sistemas y organizaciónLa División de Desarrollo de Aplicaciones no utilizaba metodologías o estándares formales para desarrollar sistemas propios. El informe indica que la dirección confirmó que no existía una metodología definida.
«En los procesos de levantamientos e indagaciones en la Dirección General de TI, se observó que la División de Desarrollo de Aplicaciones no utiliza las metodologías o estándares existentes (SCRUM, RUP, RUP AGIL, XTREM) para el desarrollo de las aplicaciones o sistemas propios de la UASD.»
A revisar Política de administración y evaluación de riesgos inadecuada
Control interno, sistemas y organizaciónLa entidad no evidenció mecanismos para valorar y administrar riesgos relacionados con sus activos. También se observaron almacenes sin climatización y control de acceso adecuados, una póliza de fidelidad vencida y ausencia de seguro para activos fijos.
«La UASD no evidenció que disponga de mecanismos para la valoración y la administración de riesgos, dirigido a la salvaguarda de sus propiedades, a la prevención y a minimizar las probabilidades de pérdidas por ocurrencias de eventos que afecten los objetivos institucionales.»
A revisar Sin herramienta para gestionar riesgos tecnológicos
Control interno, sistemas y organizaciónLa Dirección General de TI no disponía de una herramienta para analizar, identificar y gestionar riesgos tecnológicos que pudieran afectar los equipos informáticos. Esto limita la prevención y mitigación de riesgos de TI.
«se comprobó que no dispone de herramienta para analizar, identificar y gestionar riesgos tecnológicos que pudieran afectar los equipos informáticos (activos) de la entidad.»
A revisar Devoluciones de saldos de caja y partidas conciliatorias pendientes
Presupuesto · RD$81,059La revisión identificó depósitos, transferencias y cheques con más de seis meses pendientes de registro en libros o en banco, además de conciliaciones preparadas más de 30 días después del cierre. El informe también consignó diferencias de RD$78,250 y RD$81,059 en saldos conciliados de dos cuentas.
«En la sede central de la UASD, al cierre de los períodos 2014 al 2017, se verificó que existen cuentas bancarias que no fueron conciliadas oportunamente, esta situación se evidencia en la fecha de preparación que contienen las conciliaciones, donde se muestra un tiempo mayor a treinta (30) días posteriores al cierre de cada período auditado.»
A revisar Facturas eléctricas duplicadas y registradas en período incorrecto
Estados financieros y registros contables · RD$3 millonesLa carta a la gerencia encontró registros duplicados de facturas y entradas de diario de Edenorte y Edesur, y consumo de enero de 2015 registrado en noviembre de 2014 por RD$3,017,076. La clasificación y registro fuera del período distorsiona gastos y obligaciones.
«Verificamos que la UASD en la sede central presenta facturas por consumo de energía eléctrica correspondiente al mes de enero de 2015 registrada en noviembre de 2014, por el monto de RD$3,017,076., situación que refleja gasto por consumo de energía registrado en período antes del origen,»
Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona