Resumen
La Cámara de Cuentas auditó los estados de ejecución presupuestaria del Ministerio de la Juventud para 2013-2015 y emitió una opinión sin salvedad sobre la razonabilidad de los ingresos y desembolsos. Aunque el capítulo de observaciones del informe financiero afirma que no se determinaron hallazgos importantes, la carta a la gerencia consigna debilidades de control y observaciones específicas, entre ellas ayudas directas por RD$75,931,500, cuentas por pagar con diferencias de RD$6,169,682 y adquisiciones de tabletas por RD$4,277,830 con clasificación contable observada.
Hallazgos (20)
A revisar Ayudas directas sin políticas ni documentación suficiente
Ayudas, subsidios y donaciones · RD$75.9 millonesSe desembolsaron RD$75,931,500 en ayudas sin políticas que regulasen la evaluación, aprobación, permanencia y seguimiento de beneficiarios. El informe también señala expedientes sin soporte de la necesidad y pagos mensuales prolongados.
«Verificamos que Durante los períodos comprendidos del 2013 al 2015, la entidad realizó desembolsos por la suma de RD$75,931,500, por concepto de ayudas económicas a personas, bajo el esquema de “Ayudas Directas a personas”, sin evidenciarse las políticas y procedimientos que establezcan la metodología para la evaluación, aprobación de los beneficiarios, tiempo de permanencia en nómina y seguimient»
Grave Duplicidad de pagos en ayudas directas
Ayudas, subsidios y donaciones · RD$220,000La Cámara de Cuentas observó pagos duplicados a beneficiarios en un mismo mes; el cuadro del informe cuantifica RD$220,000 como total duplicado en el año. La situación evidencia falta de controles previos sobre los desembolsos.
«d) Verificamos duplicidad de desembolsos, pagados en un mismo mes y de igual valor. Vea detalle a continuación:»
A revisar Ayudas directas pagadas a servidores públicos
Ayudas, subsidios y donacionesSe identificaron desembolsos de ayudas a beneficiarios que trabajaban en el Ministerio de la Juventud y en otras instituciones estatales. El informe presenta una muestra con montos pagados en la nómina de diciembre de 2015.
«c) Verificamos que la entidad realizó desembolsos a favor de beneficiarios que son servidores de la entidad y otras instituciones del Estado.»
Grave Bonos navideños sin constancia de recepción
Ayudas, subsidios y donaciones · RD$1 millonesEn diciembre de 2013 se entregaron bonos por RD$1,000,000 sin recibos firmados que acreditaran su recepción por los beneficiarios. La entidad indicó que fueron rifados y entregados en la fiesta navideña.
«El Ministerio de la Juventud en diciembre 2013, realizó la entrega de bonos con motivo a las festividades navideñas a los empleados, por un monto de RD$1,000,000., sin evidenciarse las recepciones firmadas por los beneficiarios.»
Grave Carnets adquiridos y no distribuidos a estudiantes
Activos e inventario · RD$3.6 millonesSe adquirieron 9,000 plásticos para carnets por un total de RD$3,600,000, pero solo se confeccionaron y entregaron 1,000. Al cierre de la auditoría, 8,000 permanecían almacenados y sin distribuir.
«Por este concepto en fecha 27 junio 2013 la entidad realizó un abono por valor de RD$2,640,000 a la Oficina Dominicana para el Fomento del Turismo Educativo (ODTE), RNC 4-01-500302, sin embargo, solo mil (1,000) carnets fueron confeccionados y entregados. Al término de esta auditoría (junio 2016) quedaban en la entidad ocho mil (8,000) carnets por entregar, almacenados en 16 cajas conteniendo 500 »
A revisar Desembolsos a contratados sin evidencia individual del trabajo
Pagos sin soporteSe pagaron mensualmente contratados para labores de supervisión y promoción en un proyecto, sin documentación o informes que acreditaran las tareas realizadas. El informe no cuantifica el total de esos desembolsos.
«Verificamos que Durante los años 2013-2015, la entidad realizó desembolsos mensuales a favor de empleados contratados cuyos montos oscilan entre RD$18,000.00 a RD$45,000.00 para los supervisores; y de RD$6,000.00 a RD$25,000.00 a los promotores, para realizar trabajos de supervisión y promoción en el proyecto denominado Políticas Comunitarias y Municipales, sin evidenciarse las documentaciones o i»
A revisar Cuentas por pagar con diferencias frente a confirmaciones de proveedores
Cuentas por pagar · RD$6.2 millonesLos saldos confirmados por proveedores superaban en RD$6,169,682 los reportados por el Ministerio, porque no se incluyeron facturas pendientes al cierre de 2015. Esto afecta la integridad de la información sobre obligaciones de la entidad.
«Mediante revisión de los reportes de las Cuentas Por Pagar al 31 de diciembre de 2015 y, las confirmaciones de saldos pendientes de pago, recibidas de los proveedores y centros de estudios, identificamos diferencias ascendentes al monto de RD$6,169,682., originadas en que los valores presentados por los suplidores son superiores a los reportados por el Ministerio, debido a que la entidad no incluy»
A revisar Obligaciones con universidades no reconocidas en las cuentas por pagar
Cuentas por pagar · RD$3.2 millonesConfirmaciones de UCATECI, INTEC y PUCMM presentaron facturas por RD$3,184,258 que no figuraban en el reporte del Ministerio. El informe indica que las autoridades responsables no reconocían el origen de esas facturas.
«Mediante revisión a las confirmaciones de saldos enviadas por acreedores de la entidad, al 31 de diciembre de 2015, recibimos reportes de las universidades UCATECI, INTEC y PUCMM, que presentan facturas por el monto de RD$3,184,258., con detalles y valores que no están contenidas en el reporte suministrado por el Ministerio; esto debido a que las autoridades responsables de la administración de la»
A revisar Cuentas por pagar a proveedores con más de un año de atraso
Cuentas por pagar · RD$7.6 millonesEl informe consigna obligaciones por bienes y servicios que permanecían pendientes de pago por más de un año; el saldo pendiente detallado ascendía a RD$7,585,690. La entidad atribuyó los retrasos a la falta de cuotas disponibles para pagar.
«Verificamos que la entidad posee Cuentas por Pagar por concepto de adquisición de bienes y servicios, las cuales tienen más de un año pendientes de pago, incluyendo casos en los que habiéndose realizado un abono, se demora el saldo definitivo del compromiso, aun cuando la entidad emitió una certificación de disponibilidad de fondos al momento de cada contratación.»
A revisar Reparaciones de vehículos sin política que regule las compensaciones
Nómina y personal · RD$376,769Durante 2013-2015 se pagaron RD$376,769 por reparación y mantenimiento de vehículos de funcionarios y de otro organismo estatal utilizados en actividades de la entidad. No existían políticas que definieran condiciones, alcance y límites de esos pagos.
«Durante los años 2013-2015, verificamos que la entidad realizó pagos por concepto de reparación y mantenimiento de vehículos propiedad de funcionarios y otro organismo del Estado, por un monto de RD$376,769, los cuales son utilizados en actividades propias de la entidad, observándose que no se han diseñado políticas que regulen o describan las condiciones, el alcance, los deberes, limitaciones y d»
A revisar Alquiler contratado con proveedor sin inscripción en el registro estatal
Compras y contrataciones · RD$7.5 millonesDurante el período auditado se pagaron RD$7,516,800 por el alquiler del local del Ministerio a una empresa que, según el informe, no estaba inscrita en el Registro de Proveedores del Estado. La Cámara de Cuentas observó incumplimiento de los requisitos aplicables a la contratación.
«Verificamos que durante el período 2013-2015, la entidad realizó pagos a favor de la Empresa Aeromar Express, RNC- 101-670614, por valor de RD$7,516,800., por concepto de alquiler del local que aloja las oficinas del Ministerio, en virtud del contrato de fecha 01 octubre 2004, renovado anualmente, por el valor de RD$2,505,600, dicha empresa no posee registro que la acredite como Proveedor del Esta»
Contexto Tabletas para donación registradas como activos de la entidad
Ayudas, subsidios y donaciones · RD$4.3 millonesSe registraron como equipos computacionales tabletas destinadas a donación a jóvenes y participantes del Premio Nacional de la Juventud. El informe señala que correspondía registrarlas como gasto de organización de eventos; el monto observado fue RD$4,277,830.
«Verificamos que en los años 2013 y 2014, fueron registradas en la Cuenta Equipos Computacionales, las compras de tabletas para ser donadas a jóvenes meritorios a nivel nacional y a participantes en los Premios Nacionales de la Juventud, por el valor de RD$4, 277,830., las cuales debieron ser registradas en Organización de Eventos y Festividades como un gasto derivado de esas actividades.»
A revisar Expedientes de becarios incompletos
Ayudas, subsidios y donacionesSe revisaron expedientes de beneficiarios de becas nacionales e internacionales que carecían de documentos exigidos por la propia entidad, como solicitudes, formularios, récords de notas y fotografías. La falta de soporte limita el control de la asignación del beneficio.
«Verificamos expedientes de estudiantes que fueron beneficiados con becas nacionales e internacionales en los períodos 2013 al 2015, los cuales carecen de las documentaciones requeridas por la entidad para la aprobación de este tipo de beneficio, un detalle de las documentaciones se muestra a continuación:»
A revisar Ausencia de políticas y manuales para otorgar becas
Ayudas, subsidios y donacionesEl Ministerio carecía de políticas, manuales y procedimientos internos para evaluar, asignar, aprobar, dar seguimiento y pagar becas nacionales e internacionales. Esa falta de reglas reduce la trazabilidad y el control del programa.
«El Ministerio carece de políticas, manuales y procedimientos internos para la evaluación, asignación, aprobación, seguimiento y pago de las becas nacionales e internacionales que año tras años son concedidas a los estudiantes que resultan beneficiados.»
A revisar Nóminas sin novedades aplicadas y diferencias salariales por puesto
Nómina y personalEl análisis detectó promociones y traslados aprobados que no se reflejaban en las nóminas internas, ingresos incorporados con retraso y remuneraciones distintas para puestos con igual nomenclatura y funciones similares. El informe advierte que la falta de actualización podía distorsionar el cálculo de derechos laborales.
«Mediante el análisis realizado a las nóminas de la entidad, no se evidenciaron las aplicaciones de los cambios o novedades aprobadas correspondientes a promociones y traslados de servidores, ocurridos durante los años del 2013 al 2015. Asimismo, observamos que las nóminas del personal presentan el cargo por el cual fueron nombrados los servidores inicialmente; sin embargo, en consulta a la sección»
A revisar Personal ausente y falta de controles de asistencia
Control interno, sistemas y organizaciónSe identificaron servidores ausentes sin justificación documentada y sin registros biométricos en varios meses de 2013 y 2015. Además, las oficinas regionales no contaban con mecanismos para supervisar la asistencia diaria del personal.
«A través del levantamiento de personal realizado, identificamos servidores ausentes en sus Departamentos o áreas de trabajo, sin que se evidencie documento alguno, el cual justifique la ausencia. Asimismo, verificamos en el reporte electrónico extraído del reloj biométrico, que en los meses de enero y diciembre del 2013 y, enero, junio, diciembre del 2015, dichos empleados no presentan registro de»
A revisar Expedientes de personal incompletos
Nómina y personalLos expedientes carecían de documentos para acreditar capacidades y antecedentes, entre ellos currículo, evaluación de desempeño, certificados académicos y evidencia de adiestramiento. Esto debilita el control administrativo de los recursos humanos.
«A través del análisis realizado a los expedientes del personal, observamos que los mismos carecen de documentaciones que evidencien las capacidades requeridas para el desempeño de las funciones en los puestos asignados, para el control administrativo y manejo de los recursos humanos, como se muestra a continuación:»
Contexto Falta de manuales de recursos humanos aprobados
Control interno, sistemas y organizaciónLa entidad no disponía de un manual de políticas y procedimientos para la administración de recursos humanos. Otros manuales internos mencionados en el informe no estaban aprobados por el Ministerio de Administración Pública.
«Verificamos que la entidad no dispone de un Manual de Políticas y Procedimientos para la Administración de los Recursos Humanos. Asimismo, identificamos que el Manual de Inducción, Código de ética y disciplinario, de vestimenta y cuidado personal, no están aprobados por el Ministerio de la Administración Pública (MAP).»
A revisar Inventarios de activos con codificaciones no actualizadas
Activos e inventarioLa inspección física encontró códigos en los inventarios que no correspondían a los mostrados por los bienes, pues algunos se habían vuelto ilegibles y fueron sustituidos por códigos diferentes. Esto dificulta la identificación y conciliación de los activos.
«Mediante inspección física a los Mobiliarios y Equipos, verificamos codificaciones presentadas en los inventarios que no corresponden a los códigos que muestran los bienes físicamente, debido a que en el tiempo perdieron la legibilidad y fueron cambiados por códigos diferentes, y el Sistema de Administración de Bienes (SIAB) no emite codificaciones repetidas.»
A revisar Activos fijos sin póliza de seguro
Activos e inventarioLos mobiliarios y equipos computacionales no estaban cubiertos por una póliza que ayudara a reducir pérdidas ante eventualidades. La ausencia de cobertura expone los bienes institucionales a riesgos no mitigados.
«Los mobiliarios y equipos computacionales no se encuentran respaldados por una póliza de seguro que garantice minimizar pérdida en caso de que surjan eventualidades.»
Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona