Informe de Cámara de Cuentas, período 1 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2016. Opinión con salvedades.
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La Cámara de Cuentas auditó las informaciones incluidas en los estados financieros del Jardín Botánico Nacional Dr. Rafael Ma. Moscoso para 2013-2016 y emitió una opinión con salvedad. Consignó diferencias y debilidades en conciliaciones bancarias, activos fijos y cuentas por pagar, además de incumplimientos en consultorías, adquisiciones y obras. La carta a la gerencia también identificó problemas de registro y soporte de operaciones, entre ellos desembolsos anulados no reversados por RD$4,617,377 y pagos de obra superiores a lo ejecutado por RD$373,548.
El informe consigna diferencias en la cuenta general operativa para 2014-2016; al cierre de 2016 ascendían a RD$6,318,541. Esto afecta la confiabilidad del efectivo presentado.
«Al 31 de diciembre 2016 el valor de la diferencia es de RD$6,318,541.»
Cinco cuentas cerradas en agosto de 2014 aún presentaban balances en los estados financieros de ese año, por un total de RD$3,380,895.
«En el análisis de la confirmación de Banco recibida, observamos cinco (5) cuentas bancarias, las cuales, fueron cerradas en agosto 2014; sin embargo, en los Estados Financieros al 31 de diciembre 2014, presentan un balance total de RD$3,380,895.»
La entidad no preparaba conciliaciones ni reportes mensuales que sustentaran los balances de las cuentas Única y Colectora; el total reportado al cierre de 2016 fue RD$2,247,988.
«En la revisión de la disponibilidad, observamos que la Entidad no prepara conciliaciones y reportes de transacciones mensuales, que sustenten los balances presentados en los Estados Financieros del período 2014-2016, correspondientes a las cuentas bancarias: Única [cédula], y Cuenta Colectora [cédula]; por un valor total de RD$2,247,988., al 31 de diciembre 2016.»
El informe encontró diferencias entre los balances de activos fijos presentados y los auxiliares durante 2013-2016. Para 2016, la diferencia consignada fue de RD$1,978,442.
«Verificamos diferencia entre los Balances presentados en los Estados Financieros y el auxiliar de los activos fijos durante el período 2013-2016.»
Al 31 de diciembre de 2016, el auxiliar de cuentas por pagar excedía en RD$1,905,870 el monto confirmado por los proveedores, lo que afecta la exactitud de los pasivos registrados.
«En el proceso de confirmación de saldos de las Cuentas por Pagar de la Entidad, observamos diferencia al 31 de diciembre de 2016, por valor de RD$1,905,870., presentada en exceso en el auxiliar de cuentas por pagar, respecto al valor confirmado por los proveedores.»
La entidad contrató consultores y asesores externos sin evidencia del cumplimiento de las formalidades requeridas. El monto consignado para estas contrataciones fue RD$2,276,340.
«En análisis de los contratos de Consultoría y Asesoría, confirmamos que la Entidad realizó contrataciones con consultores y asesores externos sin evidencias del cumplimiento de las formalidades, requeridas para su contratación, por un monto de RD$2,276,340.»
Se realizaron contratos de adquisición de bienes y servicios de manera directa, sin el procedimiento de selección correspondiente a los umbrales establecidos. El monto fue RD$4,113,706.
«Observamos que la Entidad realizó contratos por concepto de adquisición de bienes y servicios de manera directa por valor de RD$4,113,706., sin realizar el procedimiento de selección, que le correspondería según los umbrales establecidos.»
El contrato para terminar el Banco de Semillas no presentó evidencia de selección del contratista; el contrato inicial había sido tramitado por urgencia sin cumplir los requisitos de la Ley 340-06. El contrato de terminación ascendió a RD$3,121,066.
«Observamos que la Entidad realizó el contrato 0365-2015, en fecha 5 de noviembre de 2015, por concepto de terminación de edificación del Banco de semillas, a nombre del contratista INSAG C. POR A. RNC, 1-24-03212-1, por valor de RD$3,121,066; el cual no presenta evidencias del proceso de selección del contratista; debido a que la Entidad previamente había realizado un contrato inicial No.040-2011,»
Se realizaron pagos por partidas con Precio Alzado sin detalle ni análisis de costos que justificaran los importes en los expedientes de obras. El monto observado fue RD$2,761,842.
«Comprobamos que la Entidad realizó pagos por concepto de partidas presentadas con Precios Alzados (P.A.), por un monto ascendente a RD$2,761,842., sin que los mismos sean detallados y justificados con sus respectivos análisis de costos en los expedientes de obras.»
Al comparar presupuestos, cubicaciones pagadas y trabajos ejecutados en dos obras, la Cámara de Cuentas detectó pagos superiores a lo ejecutado por RD$373,548.
«En la evaluación realizada a dos (2) obras seleccionadas, comparamos los presupuestos, las cubicaciones realizadas y pagadas, con los trabajos ejecutados en el campo, detectando que se realizaron pagos mayores a los montos ejecutados ascendentes a RD$373,548.»
La cuenta Colectora presentó un balance negativo en 2014, originado, según el informe, por ingresos no depositados en la cuenta correspondiente. El saldo negativo reportado fue RD$8,660,753.
«Observamos en el Estado de Situación correspondiente al 2014, en la Cuenta Colectora [cédula] presenta un balance negativo de RD$(8,660,753), originados por ingresos no depositados en la cuenta correspondiente.»
Al cierre de 2016 se mantenían cuentas por cobrar antiguas, sin movimientos durante el período auditado, consideradas incobrables por el informe. El saldo señalado fue RD$751,023.
«Observamos que la Entidad presenta en sus Estados Financieros al 31 de diciembre del 2016, el monto de RD$751,023., correspondiente a las Cuentas por Cobrar Clientes, contratados, y otras; las cuales, datan del año 2003 y no presentan movimientos durante el período 2013-2016; este balance no representa un derecho de cobro, ya que, es considerado incobrable.»
El inventario presentado por RD$276,551 incluía saldos sin movimientos desde 2013 y valores calculados al precio de venta, no al costo, lo que generaba sobrevaloración.
«Observamos que la Entidad presenta en sus Estados Financieros al 31 de diciembre de 2016, el renglón de inventarios de mercancías por un valor de RD$276,551, el cual está compuesto por cuentas que no presentan movimientos desde el 2013; debido a que la Institución no ha registrado los ajustes de inventarios, a la espera del saneamiento de la cuenta, ya que los valores registrados correspondían al »
El recálculo identificó diferencias en el gasto de depreciación y en la depreciación acumulada de activos fijos, con un total general de RD$2,384,974. Esto afecta la presentación de los activos netos y los gastos.
«Para un total general por el monto de RD$2,384,974.»
La entidad registró mobiliarios, equipos y construcciones como gastos, aunque debían registrarse como activos fijos. El monto identificado fue RD$1,943,336.
«En análisis realizado a la cuenta Gastos institucionales, identificamos que, durante el período de la auditoría, la Entidad registró como parte de sus gastos, las adquisiciones de mobiliarios y equipos; y construcciones, por un monto de RD$1,943,336., debiendo ser registradas en el renglón de activos fijos.»
La revaluación, respaldada por documentos de diciembre de 2014, se registró en diciembre de 2016. El ajuste registrado fue RD$1,503,566,192.
«En el análisis realizado a la cuenta de Terreno y Edificaciones observamos que la Entidad realizó un ajuste de revaluación de dichos activos mediante la entrada No.00524 de fecha 30 de diciembre 2016, por valor de RD$1,503,566,192; sin embargo, los soportes del valor de la revaluación tienen fecha de 5 de diciembre 2014; lo cual evidencia, que la Entidad no registró la revaluación de activos oport»
Los estados financieros al cierre de 2016 mantenían como pendientes facturas que ya habían sido pagadas, por un total de RD$3,987,394.
«Confirmamos que la Entidad presenta en sus Estados Financieros al 31 de diciembre 2016, Cuentas por Pagar a proveedores y otras Cuentas por Pagar, por valor de RD$3,000,396 y RD$986,998, respectivamente, para un total de RS$3,987,394., correspondiente a facturas pagadas y que, por error, permanecen pendientes en el Sistema de Contabilidad.»
Al cierre de 2016, los estados financieros presentaban un balance de cuentas por pagar superior al auxiliar en RD$126,046.
«Al 31 de diciembre 2016 la diferencia identificada en exceso es de RD$126,046.»
El informe encontró diferencias entre los estados financieros y los soportes suministrados: RD$256,001 para 2013 y RD$266,411 para 2015, atribuidas a registros incorrectos acumulados.
«En el análisis a las Deducciones y Retenciones por Pagar, observamos diferencias en los años 2013 y 2015 por valor de RD$256,001 y de RD$266,411 respectivamente, entre los Estados Financieros y los soportes suministrados por la Institución; de acuerdo a informaciones suministradas por la Entidad, las mismas vienen acumulándose de años anteriores, registradas de forma incorrecta en el Sistema DacEa»
El ajuste registrado por compensación de deuda no coincidía con los soportes; el informe determinó una diferencia de RD$3,731,489 vinculada a facturas no registradas.
«En el análisis realizado al Patrimonio, correspondiente al período 2014, comprobamos que la Entidad realizó ajuste por valor de RD$7,908,344, correspondiente a compensación de deuda con Edesur; observándose, que el monto pendiente de compensar según los soportes era de RD$11,639,833, por deudas atrasadas, presentado diferencia por el monto de RD$3,731,489, con relación al registro contable de la I»
Se registró RD$59,774 como ajuste de avalúo en una cuenta de pavimentación, aunque, según el informe, correspondía a edificaciones y la cuenta no ameritaba el ajuste.
«Comprobamos que la Entidad realizó registro erróneo en la cuenta No. 122211 Pavimentación de Calle por un monto de RD$59,774, según transacción No. 00524 de fecha 30 de diciembre de 2016, por concepto de ajustes de avalúo de edificaciones del 2014, ya que, la revaluación correspondía a las edificaciones, y por el concepto y balance que esta presentaba, no ameritaba ser ajustada.»
Se registraron como débitos de ingresos pagos de porcentajes correspondientes a asociaciones participantes en actividades, en vez de registrar primero una cuenta por pagar. Los desembolsos observados sumaron RD$597,559.
«En análisis realizado a los Ingresos, observamos que la Entidad registró en débito, los desembolsos Nos. 16091 y 16186, de fecha 20 de marzo y 13 de mayo de 2013; por los montos de RD$533,060 y RD$64,499 respectivamente, por concepto del porcentaje de ganancias correspondientes a Entidades que participaron en la exposición de Orquídeas y de Bonsái; en las cuentas de ingresos boletas Exposición y b»
En 2015 no se registraron en la contabilidad tres libramientos de aportes patronales a la Tesorería de la Seguridad Social, por un total de RD$1,476,329.
«En el análisis a las nóminas del 2015, comprobamos que la Entidad no registró en su Contabilidad tres (3) libramientos, que suman el monto de RD$1,476,329, correspondientes a gastos de Aportes del Empleador a la Tesorería de la Seguridad Social (TSS), de los meses octubre, noviembre y diciembre.»
El informe determinó que no se retuvo ISR a ocho empleados sobre pagos de asignaciones de combustible y teléfono. La diferencia cuantificada fue RD$23,624.
«Determinamos en el período auditado que la Entidad, dejó de retener a ocho (8) empleados, el monto de RD$23,624, por concepto de Impuesto Sobre la Renta (ISR), debido básicamente a que no fueron considerados los pagos por asignación de combustible y asignación de teléfono, según presenta en el siguiente cuadro:»
Ocho empleados fueron contratados por un período mayor al establecido en la Ley 41-08. El monto devengado por ese personal durante 2013-2016 fue RD$313,400.
«En el análisis de los contratos de Servicios personales, se evidenció que ocho (8) empleados fueron contratados por un período mayor al establecido en la Ley 41-08; en el período 2013-2016, el monto devengado por el personal contratado ascendió a RD$313,400, según se muestra en el siguiente cuadro:»
La entidad registró operaciones en cuentas que no correspondían a la naturaleza del gasto, afectando la interpretación de los estados financieros. El monto total observado fue RD$21,071,139.
«Comprobamos que la Entidad realizó registros incorrectos por un monto de RD$21,071,139, en cuentas contables que difieren de la naturaleza del gasto que lo originó; según se muestra en el siguiente cuadro:»
La cuenta de honorarios de 2015 presentó saldo negativo por el registro de cheques anulados, subvaluando el renglón de remuneraciones. El informe señala cheques anulados por RD$308,767.
«Observamos que la Entidad presentó en el Estado Financiero del 2015, la cuenta de Honorarios profesionales y técnicos con saldo negativo por un monto de (RD$234,391), subvaluando el Renglón de la Remuneraciones; debido a que la Entidad registró cheques anulados por un monto de RD$308,767 en dicha cuenta.»
La entidad no revirtió libramientos anulados, lo que sobrevaloró los gastos presentados en los estados financieros. El monto consignado fue RD$4,617,377.
«Observamos que la Entidad registró libramientos correspondientes a gastos de contratación de servicios, los cuales posteriormente fueron anulados; sin embargo, la Institución no reversó dichas transacciones, la cual, sobrevalua la presentación de los gastos en los Estados Financieros por valor de RD$4,617,377., Ver detalle en el Anexo 7.»
Se registraron gastos en la cuenta 60365 Productos Metálicos, que no existía en el Clasificador Presupuestario 2014. El monto registrado entre 2014 y 2016 fue RD$2,595,496.
«Comprobamos que la Entidad realizó registros por valor de RD$2,595,496, en los años 2014 al 2016, en la cuenta contable No. 60365 Productos Metálicos, sin embargo, esta cuenta no existe en el Clasificador Presupuestario 2014.»
El libramiento No. 794 de noviembre de 2014 carecía de la factura que generó el gasto. El monto del desembolso observado fue RD$103,136.
«En el análisis realizado a la cuenta de Materiales y Suministros del año 2014, observamos que el libramiento No. 794 de fecha 20 de noviembre de 2014, por un monto de RD$103,136, no presenta la evidencia de la factura que generó el gasto.»
En siete procesos revisados no se evidenció que el acta de adjudicación con las tablas de puntuación fuera notificada a los oferentes participantes.
«En la revisión de siete (7) Procesos de Comparación de precios realizados por la Entidad, verificamos que el acta de adjudicación donde contiene las tablas de puntuación no es notificada a los oferentes que participaron en el proceso.»
La compra de equipos y suministros para el laboratorio y banco de semillas se realizó sin estar incluida en el Plan Anual de Compras de 2016. El desembolso fue RD$1,990,779.
«En la muestra verificada de los procesos de compras realizados, observamos que la Entidad contrató en fecha 18 de mayo de 2016 los servicios de Químico Técnica Industrial C.POR A. RNC 101-07210-5, correspondiente a la compra de equipos y suministros para el laboratorio y banco de semillas, desembolsando la suma RD$1,990,779, la cual fue realizada sin estar contemplada en el Plan Anual de Compras d»
En ocho procedimientos revisados, los documentos no evidenciaban invitaciones escritas a posibles oferentes, impidiendo comprobar que se convocó a varios proveedores.
«Observamos en ocho (8) de los procedimientos de compras verificados que, en los documentos suministrados, no se evidencia la invitación a los posibles oferentes de forma escrita, que permita comprobar que fueron invitados a participar varios proveedores en los procesos realizados.»
Un contrato de asesoría estableció un avance del 50%, superior al máximo del 20% indicado en el reglamento de contrataciones. El avance señalado fue RD$95,670.
«Analizamos el contrato a favor del Asesor Sr. Francisco Mesen, Pasaporte Costarricense No. [omitido], para ser el Asesor en el proyecto de investigación denominado “Selección Clonación y Silvicultura Intensiva de Genotipos Superiores de Caoba” en el que observamos que en el Artículo Tercero establece un avance de un 50%, por valor de RD$95,670, excediendo el porcentaje establecido en la Ley 340-06»
En los expedientes de las dos obras revisadas no constaban pólizas de fiel cumplimiento, buen uso del anticipo ni vicios ocultos, requeridas por la normativa y los contratos.
«Revisamos los contratos de las dos (2) obras realizadas por la Entidad durante el período 2013-2016, y comprobamos que en los expedientes suministrados no presentan las pólizas de fiel cumplimiento de las obras contratadas, por el buen uso del anticipo, ni con la de vicios ocultos, establecido en los contratos.»
Los archivos de la entidad no contenían control adecuado ni documentación básica de las obras, incluidos planos aprobados, análisis de precios y bitácoras.
«Observamos que en los archivos de la Entidad, no se dispone de un adecuado control de los documentos que soportan las obras, y los mismos carecen de las informaciones básicas que debe tener toda obra de ingeniería, como son: planos y detalles debidamente aprobados por el Ministerio pertinente, análisis de precios, bitácoras de obras, entre otros.»
La entidad no incluyó ni pagó el porcentaje del 1% para pensiones y jubilaciones de trabajadores de la construcción en tres obras. El monto calculado fue RD$137,928.
«Conforme a la evaluación de las obras ejecutadas, observamos que la Entidad no incluyó en los presupuestos y cubicaciones de las obras, el porcentaje del 1% establecido en la Ley 6/86, sobre Pensión y Jubilación de los Trabajadores de la Construcción, lo que conllevó a que la Entidad no realizara los pagos por este concepto a la Institución competente, ascendentes a la suma de RD$ 137,928, como se»
La Cámara de Cuentas observó que los planos de las tres obras verificadas carecían de la aprobación de los organismos correspondientes. Esto limita la verificación de que los proyectos contaran con las autorizaciones requeridas.
«Durante la revisión de los planos de las tres (3) obras verificadas, comprobamos que los mismos carecen de la aprobación de los organismos correspondientes.»
El informe consigna que no se registraron tres libramientos de aportes patronales a la Tesorería de la Seguridad Social correspondientes a octubre, noviembre y diciembre de 2015. La omisión afectó la integridad de los registros contables.
«En el análisis a las nóminas del 2015, comprobamos que la Entidad no registró en su Contabilidad tres (3) libramientos, que suman el monto de RD$1,476,329, correspondientes a gastos de Aportes del Empleador a la Tesorería de la Seguridad Social (TSS), de los meses octubre, noviembre y diciembre.»
La Cámara de Cuentas observó que se registraron gastos en cuentas que no correspondían a su naturaleza, incluidos aportes patronales, primas de transporte, compensaciones, honorarios e incentivos. La clasificación inadecuada reduce la comparabilidad y claridad de la información financiera.
«Comprobamos que la Entidad realizó registros incorrectos por un monto de RD$21,071,139, en cuentas contables que difieren de la naturaleza del gasto que lo originó; según se muestra en el siguiente cuadro:»
El informe consigna que se mantuvieron en la contabilidad libramientos de gastos de servicios posteriormente anulados, sobrevalorando los gastos de los estados financieros. La observación cuantifica el efecto.
«Observamos que la Entidad registró libramientos correspondientes a gastos de contratación de servicios, los cuales posteriormente fueron anulados; sin embargo, la Institución no reversó dichas transacciones, la cual, sobrevalua la presentación de los gastos en los Estados Financieros por valor de RD$4,617,377.»
La entidad registró un ajuste de avalúo de edificaciones en la cuenta de pavimentación de calle, aunque el informe señala que correspondía a edificaciones y que esa cuenta no debía ajustarse. La entidad informó que posteriormente corrigió el registro.
«Comprobamos que la Entidad realizó registro erróneo en la cuenta No. 122211 Pavimentación de Calle por un monto de RD$59,774, según transacción No. 00524 de fecha 30 de diciembre de 2016, por concepto de ajustes de avalúo de edificaciones del 2014, ya que, la revaluación correspondía a las edificaciones, y por el concepto y balance que esta presentaba, no ameritaba ser ajustada.»
La auditoría observó que mobiliarios, equipos y construcciones se registraron como gastos, aunque debían figurar como activos fijos. El importe consignado corresponde a esas adquisiciones y construcciones.
«En análisis realizado a la cuenta Gastos institucionales, identificamos que, durante el período de la auditoría, la Entidad registró como parte de sus gastos, las adquisiciones de mobiliarios y equipos; y construcciones, por un monto de RD$1,943,336, debiendo ser registradas en el renglón de activos fijos.»
La carta a la gerencia señala que cuentas por cobrar originadas en 2003, sin movimientos durante el período auditado, se mantenían en los estados financieros pese a considerarse incobrables. Esto afecta la razonabilidad de los activos presentados.
«Observamos que la Entidad presenta en sus Estados Financieros al 31 de diciembre del 2016, el monto de RD$751,023., correspondiente a las Cuentas por Cobrar Clientes, contratados, y otras; las cuales, datan del año 2003 y no presentan movimientos durante el período 2013-2016; este balance no representa un derecho de cobro, ya que, es considerado incobrable.»
La carta a la gerencia consigna que los estados financieros presentaban saldos de cuentas por pagar que correspondían a facturas pagadas y que seguían pendientes en el sistema contable. Esto sobrestimaba los pasivos informados.
«Confirmamos que la Entidad presenta en sus Estados Financieros al 31 de diciembre 2016, Cuentas por Pagar a proveedores y otras Cuentas por Pagar, por valor de RD$3,000,396 y RD$986,998, respectivamente, para un total de RS$3,987,394., correspondiente a facturas pagadas y que, por error, permanecen pendientes en el Sistema de Contabilidad.»
El informe consigna que el ajuste patrimonial por compensación de deuda con Edesur no coincidía con el monto pendiente de compensar según los soportes; la diferencia se vinculó con facturas no registradas por falta de documentación localizada.
«En el análisis realizado al Patrimonio, correspondiente al período 2014, comprobamos que la Entidad realizó ajuste por valor de RD$7,908,344, correspondiente a compensación de deuda con Edesur; observándose, que el monto pendiente de compensar según los soportes era de RD$11,639,833, por deudas atrasadas, presentado diferencia por el monto de RD$3,731,489, con relación al registro contable de la I»
La entidad no había asignado códigos a mobiliarios y equipos para identificarlos y ejercer control físico. La carencia de identificación debilita la salvaguarda y localización de los bienes.
«Observamos que los Mobiliarios y Equipos de la Entidad no disponen de códigos que permitan su identificación y control físico.»
La carta a la gerencia indicó que la entidad no conciliaba los saldos de activos fijos entre la cuenta control y sus auxiliares. Los auditores concluyeron que esto impedía determinar si los saldos reflejaban la realidad.
«En la aplicación del Cuestionario de Control para el Área de Mobiliario y Equipos, se evidenció que la Entidad no realiza conciliación de saldos de sus activos entre la cuenta control y sus auxiliares.»
El estado financiero de 2015 presentó un saldo negativo en honorarios profesionales y técnicos por cheques anulados registrados en esa cuenta, lo que subvaluó el renglón de remuneraciones. El informe menciona el saldo y el monto de los cheques.
«Observamos que la Entidad presentó en el Estado Financiero del 2015, la cuenta de Honorarios profesionales y técnicos con saldo negativo por un monto de (RD$234,391), subvaluando el Renglón de la Remuneraciones; debido a que la Entidad registró cheques anulados por un monto de RD$308,767 en dicha cuenta.»
En la revisión de gastos de materiales y suministros, los documentos justificativos de los libramientos no tenían el sello de pagado. La falta de cancelación documental eleva el riesgo de duplicidad de pagos o uso irregular de los soportes.
«En los análisis de gastos realizados al renglón de Materiales y suministros en el período 2013- 2016, observamos que los documentos justificativos de los libramientos no fueron cancelados con el sello de "Pagado".»
La entidad continuó usando en su sistema contable codificaciones del clasificador anterior en lugar del clasificador presupuestario vigente de 2014. Esto afecta la adecuada clasificación y presentación de las transacciones.
«Observamos que la Entidad no está aplicando en su Sistema financiero DacEasy, el actual Clasificador Presupuestario del 2014.»
El informe consigna la falta de registro contable de aportes patronales por tres meses de 2015, que suman RD$1,476,329 y afectan la integridad de los gastos y obligaciones registrados.
«En el análisis a las nóminas del 2015, comprobamos que la Entidad no registró en su Contabilidad tres (3) libramientos, que suman el monto de RD$1,476,329, correspondientes a gastos de Aportes del Empleador a la Tesorería de la Seguridad Social (TSS), de los meses octubre, noviembre y diciembre.»
La entidad carecía de un departamento de consultoría jurídica y de un archivo que permitiera evidenciar el control, custodia y revisión de los contratos de bienes y servicios. Esto debilita la trazabilidad y supervisión de las contrataciones.
«Observamos que la Entidad no tiene un Departamento de Consultoría Jurídica, y además carece de un archivo, donde se evidencie el control de los documentos, custodia y responsabilidades de las revisiones de las contrataciones de bienes y servicios de la Institución.»
Los archivos de obras no contenían un control adecuado ni documentos básicos como planos aprobados, análisis de precios y bitácoras. La falta de soporte dificulta comprobar la planificación, ejecución y recepción de las obras.
«Observamos que en los archivos de la Entidad, no se dispone de un adecuado control de los documentos que soportan las obras, y los mismos carecen de las informaciones básicas que debe tener toda obra de ingeniería, como son: planos y detalles debidamente aprobados por el Ministerio pertinente, análisis de precios, bitácoras de obras, entre otros.»
El contrato de asesoría establecía un avance del 50%, por encima del máximo del 20% indicado en el reglamento de contrataciones. El informe cuantifica el avance señalado.
«Analizamos el contrato a favor del Asesor Sr. Francisco Mesen, Pasaporte Costarricense No. [omitido], para ser el Asesor en el proyecto de investigación denominado “Selección Clonación y Silvicultura Intensiva de Genotipos Superiores de Caoba” en el que observamos que en el Artículo Tercero establece un avance de un 50%, por valor de RD$95,670, excediendo el porcentaje establecido en la Ley 340-06»
En los expedientes de dos obras no se encontraron pólizas de fiel cumplimiento, buen uso del anticipo ni garantías por vicios ocultos, aunque estaban establecidas en los contratos y la normativa citada.
«Revisamos los contratos de las dos (2) obras realizadas por la Entidad durante el período 2013-2016, y comprobamos que en los expedientes suministrados no presentan las pólizas de fiel cumplimiento de las obras contratadas, por el buen uso del anticipo, ni con la de vicios ocultos, establecido en los contratos.»
La entidad no contó durante 2013-2015 con un plan estratégico que incluyera misión, visión, valores, objetivos y acciones. La falta de planificación formal dificulta orientar las operaciones hacia metas institucionales.
«Comprobamos que la Entidad, para el período 2013-2015, no dispuso de un Plan Estratégico Institucional, que incluya su Misión, Visión, Valores, objetivos estratégicos y las acciones para sus logros.»
La carta a la gerencia observó que faltaban reglamentaciones y manuales para operaciones financieras y administrativas, entre ellos políticas contables, de vehículos, supervisión y desembolsos para donaciones. La falta de normas internas debilita la estructura de control.
«Comprobamos que la Entidad carece de reglamentaciones internas que regularicen sus operaciones tanto financieras como administrativas; las que existen, están en proceso de elaboración y aprobación, como consecuencia de la implementación de las Normas Básicas de Control Interno (NOBACI) emitidas por la Contraloría General de la República; lo cual, impide el desarrollo institucional y una gestión ac»
La entidad no tenía una escala salarial aprobada que permitiera valorar los puestos en igualdad de condiciones. Esto limita la aplicación uniforme de la política de compensación.
«En la evaluación realizada de los Controles Internos observamos que la Entidad no cuenta con una escala salarial aprobada que permita una valoración de puesto en igualdad de condiciones.»
En una muestra de 25 expedientes, el informe encontró que ninguno incluía examen médico al momento del nombramiento y que el 80% carecía de certificado de antecedentes penales. Esto limita la comprobación de requisitos de ingreso al servicio público.
«En revisión a (25) expedientes de empleados verificamos que el 100% no presentan examen médico al momento de ser nombrados y el 80% no presentan certificados de antecedentes penales.»
La entidad no tenía un plan de vacaciones para sus servidores, pese a que el reglamento prevé la elaboración de un calendario anual. La ausencia de programación formal afecta la gestión y control de las ausencias.
«Comprobamos que la Entidad no cuenta con un plan de vacaciones para el disfrute de estas por sus Servidores.»
La carta a la gerencia indica que la entidad no había identificado los riesgos relevantes ni establecido mecanismos para afrontarlos. Esto debilita la prevención de fallas que podrían afectar los objetivos institucionales y los recursos.
«La Entidad no ha identificado los riesgos como parte de las acciones que deben llevarse a cabo para evitar o corregir las fallas que pudieran ocurrir, para que se logren con éxito los objetivos institucionales.»
La carta a la gerencia observó que la cuenta colectora presentó saldo negativo en 2014, relacionado con ingresos no depositados en la cuenta correspondiente. Esto afectaba la representación razonable de la disponibilidad.
«Observamos en el Estado de Situación correspondiente al 2014, en la Cuenta Colectora [cédula] presenta un balance negativo de RD$(8,660,753), originados por ingresos no depositados en la cuenta correspondiente.»
El inventario presentado a diciembre de 2016 estaba integrado por cuentas sin movimientos desde 2013 y por valores basados en precios de venta, no en costos, por lo que se encontraba sobrevalorado. La entidad informó después que realizó ajustes.
«Observamos que la Entidad presenta en sus Estados Financieros al 31 de diciembre de 2016, el renglón de inventarios de mercancías por un valor de RD$276,551, el cual está compuesto por cuentas que no presentan movimientos desde el 2013; debido a que la Institución no ha registrado los ajustes de inventarios, a la espera del saneamiento de la cuenta, ya que los valores registrados correspondían al »
La entidad mantenía 34 subcuentas de ingresos clasificadas según beneficiarios en vez de hacerlo según el tipo de servicio ofrecido. La clasificación dificulta la uniformidad y el análisis de la información financiera.
«Observamos que la Entidad presenta 34 subcuentas de ingresos, en las cuales clasifica sus ingresos según los beneficiarios, en lugar de registrar según el tipo de servicio ofrecido.»
En diciembre de 2016, 14 empleados no marcaron su asistencia en el reloj biométrico, lo que evidencia falta de control de asistencia. La carta a la gerencia recomendó dar seguimiento al cumplimiento de la normativa.
«Observamos en el mes de diciembre 2016 que (14) empleados de la Entidad, no marcaron su asistencia en el reloj biométrico, por lo que, se evidencia falta de control en las asistencias del personal.»
Los hallazgos son los que consignó Cámara de Cuentas en su informe; los leímos con inteligencia artificial propietaria de Notifacto, que puede contener errores, y publicamos solo los que tienen la cita comprobada contra el informe.
La «Revisión con datos públicos» de un hallazgo existe cuando alguna de nuestras reglas mira ese mismo hecho. Dice lo que muestran los datos públicos DESPUÉS del informe: no que la institución haya incumplido una recomendación. Las señales en verificación todavía se revisan. «Este dato ya era público desde…» es el primer hecho de ese tipo, en el período auditado, que muestran los datos públicos que revisamos; no quiere decir que lo viéramos antes que el órgano.
Una empresa o un proceso nombrado en un hallazgo se une al registro de proveedores y al portal de compras por su código o por su nombre; por nombre se rotula «Mismo nombre» y se muestran todas las empresas con ese nombre. El hallazgo trata de la institución auditada.
Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona