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El Estado bajo la lupa

Abriendo el informe…

Informes de auditoría

Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo

Informe de Cámara de Cuentas, período 1 de enero de 2014 al 31 de diciembre de 2015. Opinión limpia.

Informe en el sitio de Cámara de Cuentas ↗ · Ficha de la institución

Resumen

La Cámara de Cuentas auditó los estados financieros del IDECOOP correspondientes a 2014 y 2015 y emitió una opinión sin salvedad. Aunque el informe principal consigna que no se determinaron hallazgos importantes por comunicar, la carta a la gerencia documentó debilidades de control y diferencias, entre ellas RD$2,523,390 en viáticos sin los soportes requeridos, RD$5,276,873 en cuentas por cobrar sin soportes y RD$3,446,490 de diferencias en cuentas por pagar. La carta también observó bonos navideños por RD$1,000,000 sin relación de entrega ni firmas de beneficiarios.

Hallazgos (13)

Grave Cuentas por cobrar sin soportes ni registros

Pagos sin soporte · RD$5.3 millones

El informe consigna que RD$5,276,873 del saldo de cuentas por cobrar carecía de soportes y registros justificativos; tampoco se suministraron análisis de antigüedad ni el Diario General con sus auxiliares.

«Se comprobó al 31 de diciembre de 2015, que el Estado de Situación Financiera de la Entidad, presenta un saldo de Cuentas por Cobrar de RD$9,231,501, del cual se identificó un monto ascendente a RD$5,276,873, que carece de los soportes y registros justificativos; a su vez, no suministraron los reportes del Análisis de Antigüedad de saldos de las Cuentas por Cobrar, ni el Diario General con sus Aux»

Grave Viáticos sin soportes correspondientes

Viáticos y combustible · RD$2.5 millones

La revisión de libramientos de 2014 identificó desembolsos sin relación de beneficiarios ni solicitud que explicara el motivo de los viajes, por un total de RD$2,523,390.

«En la revisión realizada a los libramientos emitidos en el período 2014, por concepto de viáticos dentro del país, se observó que dichos desembolsos no contienen anexos la relación de los beneficiarios, ni la solicitud correspondiente que indique el motivo de los viajes por el cual se erogó un monto total de RD$2,523,390, ver detalle a continuación:»
Revisión con datos públicos

Sin datos «Viáticos que se repiten cada mes»: No tenemos datos de la institución posteriores al informe para saberlo.

Grave Bonos navideños sin constancia de entrega

Ayudas, subsidios y donaciones · RD$1 millones

Se emitió un libramiento de RD$1,000,000 para adquirir bonos navideños destinados al personal, pero el expediente no contenía la relación de entrega ni las firmas de los beneficiarios.

«La Entidad emitió el Libramiento No. 2109-1, de fecha 30 de diciembre de 2015, por un monto de RD$1,000,000, a favor del Centro Cuesta Nacional, RNC No. 101-01992-1, con el cual adquirió Bonos Navideños para ser entregado al personal de la Institución; sin embargo, este libramiento carece de la relación de entrega y firmas de los beneficiarios de los bonos.»

A revisar Diferencias en confirmaciones de cuentas por pagar

Cuentas por pagar · RD$3.4 millones

Al comparar los saldos registrados con las confirmaciones de proveedores, el informe identificó diferencias por RD$3,446,490, lo que afecta la confiabilidad del saldo presentado.

«En el análisis aplicado a las Cuentas por Pagar Proveedores, correspondiente a los saldos presentados por la Entidad al 31 de diciembre de 2015, se identificaron diferencias ascendentes a RD$3,446,490 al comparar el saldo por pagar proveedor que presentan los Estados Financieros versus los valores confirmados con los proveedores, ver los detalles a continuación:»

A revisar Pasivos omitidos de los estados financieros

Cuentas por pagar · RD$3.8 millones

El informe identificó RD$3,848,021 de pasivos de 2014 que fueron eliminados sin dejar constancia de una entrada de diario que justificara su exclusión.

«Se identificó que la Entidad dejó de considerar un monto de RD$3,848,021, en los Estados Financieros correspondiente al año 2014, ya que los mismos fueron eliminados sin dejar constancia de su registro a través de Entrada de Diario, de modo que justifique las causas por las que se procedió a excluir el valor citado anteriormente, detalle a continuación:»

A revisar Diferencias entre estados financieros y nóminas físicas

Nómina y personal

La comparación de los períodos 2014 y 2015 identificó diferencias en servicios personales por RD$1,400,053 y (RD$1,261,634), respectivamente. El informe indica que los registros financieros no coincidían con las nóminas físicas pagadas.

«En el análisis realizado a los períodos 2014 y 2015, correspondientes a las cuentas que componen el rubro de Servicios Personales, se identificó diferencias ascendentes a RD$1,400,053 y (RD$1,261,634), respectivamente, al comparar los balances presentados en los Estados Financieros versus las Nóminas físicas que fueron pagadas, según se detalla en el siguiente cuadro:»

Grave Debilidades en el registro y sustento de activos fijos

Activos e inventario · RD$21.8 millones

El informe observó que la depreciación se calculó globalmente y que RD$21,805,387 en construcciones en proceso, registrados desde 2010, no habían sido amortizados ni incorporados a edificaciones. La entidad solo suministró soportes por RD$6,104,516.

«Asimismo, se verificó que se incluye la cuenta de Construcción en Proceso, por monto de RD$21,805,387, la cual data del año 2010, sin que a la fecha haya sido amortizada o incorporada a la cuenta de Edificaciones. Cabe destacar que la Entidad sólo suministró soportes por la suma de RD$6,104,516, según se detalla a continuación:»

A revisar Activos fijos con deficiencias de registro y control

Activos e inventario

La evaluación identificó mobiliario y equipos no incluidos en el inventario o ubicados en departamentos distintos a los registrados, vehículos sin rótulos o matrículas y cinco vehículos registrados en la DGII que no se localizaron físicamente ni aparecían en el listado suministrado.

«En el proceso de evaluación y levantamiento de los activos fijos propiedad de la Entidad, se identificaron las situaciones siguientes: Ver detalle en el Anexo 1»

A revisar Expedientes de personal incompletos

Nómina y personal

En una muestra de 32 expedientes, se detectaron faltantes de documentos: el 13% no tenía currículo, el 44% carecía de certificado de preparación académica y el 9% no presentaba certificado de antecedentes penales; además, se observaron faltantes de exámenes médicos.

«Mediante evaluación a una muestra de treinta y dos (32) expedientes de empleados, se identificó que los mismos carecen de documentos vitales para el debido control y administración del personal, ya que presentan las situaciones siguientes:»

A revisar Falta de sistema contable y controles de archivo

Estados financieros y registros contables

La entidad no disponía de un sistema computarizado que integrara las operaciones contables y generara reportes oportunos. Tampoco había establecido políticas para administrar, organizar y conservar documentos que respaldan los estados financieros.

«La Entidad no dispone de un sistema de contabilidad computarizado, que le permita integrar las transacciones y operaciones que inciden en la contabilidad, a los fines de generar los reportes y Estados Financieros correspondientes, para que, en su contenido, presentación y la revelación de las informaciones sean integras y oportunas, de modo que facilite el seguimiento, la revisión, supervisión y a»

A revisar Manejo de efectivo sin adecuada segregación de funciones

Bancos y caja · RD$15,000

La encargada de Tesorería custodiaba la caja chica y también verificaba y depositaba los ingresos recaudados y efectuaba pagos a proveedores, lo que generaba un riesgo de control.

«Se identificó la falta de segregación de funciones en el manejo del efectivo, ya que la Entidad cuenta con un fondo de Caja Chica ascendente a RD$15,000, el cual está bajo la custodia de la Encargada de Tesorería, quien, a su vez, tiene bajo su responsabilidad de verificar y depositar los ingresos recaudados, en adición a los pagos que realiza a los proveedores; tal situación, representa un riesgo»
Revisión con datos públicos

Sin datos «Anticipos financieros pendientes de regularizar»: No tenemos datos de la institución posteriores al informe para saberlo.

A revisar Asignación de combustibles sin reglamentación

Viáticos y combustible

La entidad carecía de políticas y procedimientos para asignar y distribuir combustibles al personal y para el servicio institucional, lo que limitaba el control de estas asignaciones.

«En el análisis efectuado a la cuenta No. 341 de Combustibles y Lubricantes, se identificó que la Entidad carece de políticas y procedimientos para la asignación y distribución de combustibles para el personal y servicio institucional.»

A revisar Herramienta de gestión de riesgos inexistente

Control interno, sistemas y organización

El informe consigna que la entidad no tenía una herramienta metodológica para identificar, analizar, valorar y administrar riesgos institucionales, lo que podía afectar el cumplimiento de metas y objetivos.

«La Entidad carece de una herramienta metodológica de gestión que le permita identificar, analizar, valorar y administrar la frecuencia y posibilidad de ocurrencia de los riesgos y eventos institucionales que, en caso de materializarse, pudieran afectar e impactar de manera negativa al ente, ocasionando daños significativos que pudieran limitar el cumplimiento de las metas y consecución de los obje»
Cómo leer estos datos

Los hallazgos son los que consignó Cámara de Cuentas en su informe; los leímos con inteligencia artificial propietaria de Notifacto, que puede contener errores, y publicamos solo los que tienen la cita comprobada contra el informe.

La «Revisión con datos públicos» de un hallazgo existe cuando alguna de nuestras reglas mira ese mismo hecho. Dice lo que muestran los datos públicos DESPUÉS del informe: no que la institución haya incumplido una recomendación. Las señales en verificación todavía se revisan. «Este dato ya era público desde…» es el primer hecho de ese tipo, en el período auditado, que muestran los datos públicos que revisamos; no quiere decir que lo viéramos antes que el órgano.

Una empresa o un proceso nombrado en un hallazgo se une al registro de proveedores y al portal de compras por su código o por su nombre; por nombre se rotula «Mismo nombre» y se muestran todas las empresas con ese nombre. El hallazgo trata de la institución auditada.

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Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona