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El Estado bajo la lupa

Abriendo el informe…

Informes de auditoría

Comedores Económicos del Estado Dominicano

Informe de Cámara de Cuentas, período 1 de enero de 2017 al 31 de diciembre de 2018. Opinión limpia.

Informe en el sitio de Cámara de Cuentas ↗ · Ficha de la institución

Resumen

La Cámara de Cuentas auditó las informaciones financieras incluidas en los estados de ejecución presupuestaria del CEED para 2017 y 2018. Emitió una opinión sin salvedad y el informe principal indica que no se determinaron hallazgos importantes por comunicar; sin embargo, la carta a la gerencia consigna observaciones de control interno y de registro, entre ellas ingresos no presupuestados por RD$272,918,657 y activos fijos no registrados por RD$2,055,211. Los estados reflejan ingresos ejecutados de RD$1,897,300,442 en 2017 y RD$1,662,247,570 en 2018.

Hallazgos (26)

A revisar Ingresos propios no incluidos en el presupuesto

Ingresos y recaudaciones · RD$272.9 millones

El informe consigna que RD$272,918,657 de ingresos percibidos en 2017-2018 correspondieron a ingresos superiores a los presupuestados y no fueron presentados adecuadamente en el presupuesto institucional. La Cámara consideró que la entidad incumplió la obligación de incluir sus ingresos en el presupuesto.

«Durante el período auditado 2017-2018, se verificó que los ingresos percibidos por la Entidad ascendentes a RD$272,918,657., corresponden a ingresos superiores a los presupuestados, los cuales no fueron presentados en el Presupuesto de Ingresos y Gastos de manera adecuada de la Entidad, conforme a lo que estipula la Ley Orgánica de Presupuesto.»

A revisar Expedientes de personal incompletos

Nómina y personal

En la revisión de 45 expedientes, el informe observó faltantes de currículos o fotos en el 19%, de certificados y títulos requeridos en el 29%, y de certificados de antecedentes penales en el 25%. La falta de documentación limita la verificación de los requisitos y el control de los nombramientos.

«En la revisión realizada a (45) expedientes del personal activo de la Entidad para el período 2017-2018, se observó que los mismos carecen de documentaciones relevantes, según el detalle siguiente:»

A revisar Diferencia entre nóminas y notificaciones de la TSS

Nómina y personal · RD$107,939

La comparación de las nóminas pagadas de 2018 con las notificaciones de la TSS arrojó una diferencia neta de RD$107,939 y pagos inferiores al sistema de seguridad social, según el informe. Se atribuye la situación a novedades, ajustes y descuentos reportados tardíamente.

«Mediante comparación realizada, en las notificaciones pagadas a la Tesorería de la Seguridad Social (TSS) y el cálculo de las contribuciones (descuentos y aporte patronal) elaborado a través de las nóminas pagadas del año 2018 de la entidad, se determinó diferencia neta de RD$107,939., la cual refleja un pago inferior al Sistema Dominicano de Seguridad Social (SDSS), referente a las novedades, aju»

A revisar Debilidades en el control de asistencia

Control interno, sistemas y organización

El informe observó que no existía un sistema adecuado para controlar la asistencia del personal fijo en sucursales y cocinas móviles ni del personal contratado. En la réplica se aportaron formularios manuales, pero los auditores señalaron que algunos carecían de firmas y que se usaban relaciones informales para traslados.

«Se determinó que la Entidad, no posee un sistema adecuado de control de asistencia para el personal fijo ubicado en diferentes sucursales, cocinas móviles entre otros y el personal contratado, que permita determinar las tardanzas o ausentismo de los empleados.»

A revisar Catorce contratos temporales renovados por encima del plazo

Compras y contrataciones

La revisión identificó catorce contratos renovados continuamente, superando el plazo máximo de seis meses previsto para contrataciones temporales. La Cámara indicó que la práctica no se ajustaba a los lineamientos de la Ley 41-08.

«En los Contratos de Servicios de Personal, correspondiente al período 2017-2018, se comprobó catorce (14) contratos renovados de manera continua, superando el período máximo para la contratación temporal, que establece la Ley 41-08.»

A revisar Manuales insuficientes para el control de activos, almacén e inventario

Activos e inventario

El informe consigna que los procedimientos existentes carecían de elementos esenciales para el control eficiente de activos fijos, almacén e inventario. La respuesta de la entidad no desvirtuó la observación sobre los procedimientos de activos fijos e inventario.

«Durante la revisión del Manual de Procedimiento para el área de activos fijos, almacén e inventario, se comprobó que carecen de procedimientos específicos, esenciales para el control eficiente, que sirvan de guía a la ejecución y supervisión de estas actividades.»

A revisar Entradas de almacén no registradas oportunamente en el sistema

Activos e inventario

El informe identificó entradas manuales que no fueron posteadas oportunamente en el Sistema de Almacén Luiquerd: 98 correspondientes a 2017 y 47 a 2018. Esto dificultaba consultar en tiempo real las entradas, salidas y existencias.

«En la revisión a las entradas de almacén, efectuadas durante el período 2017-2018, las cuales fueron realizadas de manera manual, identificamos 98 y 47 Entradas, que no fueron posteadas de manera oportuna en el Sistema de Almacén Luiquerd.»

A revisar Control manual y diferencias en inventarios de artículos desechables

Activos e inventario

La entidad carecía de un sistema automatizado para controlar artículos desechables, limpieza e higiene; el manejo era manual. Se observaron errores e inconsistencias en tarjetas de inventario, diferencias entre conteos y un faltante de 9,476 fardos de platos dobles sin documentos de salida que justificaran la reducción registrada.

«Durante el análisis de la adquisición, recepción, entradas y salidas de almacén de los estos artículos, se comprobó que no existe un sistema automatizado para el manejo y control de estos, el cual le permita a la Entidad, conocer la existencia de los productos en un momento dado, comprobándose que su control es de forma manual, e identificándose las siguientes debilidades:»

A revisar Almacén de suministro con espacio y condiciones inadecuados

Activos e inventario

Durante la visita se observaron productos apilados, falta de estanterías o paneles y humedad y filtraciones. El informe señaló que estas condiciones no eran adecuadas para el almacenamiento ni para el personal que trabajaba en el área.

«Durante la visita al Almacén de Suministro, se observó que este no tiene la capacidad física para el almacenamiento y resguardo de estos, evidenciándose productos acumulados unos arriba de otros, falta de tramos y/o paneles para su organización.»

A revisar Gastos de 2018 registrados como gastos corrientes en vez de pasivos

Cuentas por pagar · RD$64.5 millones

El informe observó que pagos de 2018 por facturas de años anteriores se registraron en cuentas de gastos corrientes y debieron afectar la cuenta Disminución de pasivos. Para 2018, el monto consignado fue RD$64,491,117.

«En el análisis realizado al rubro de los Materiales y suministros, verificamos errores en registros en las cuentas Alimentos y bebidas para personas, Productos de papel y cartón y Artículos de plástico, durante los años 2017 y 2018, desembolsos registrados en cuentas como gastos corrientes del período, los montos ascendentes a RD$76,030,727 y RD$64,491,117., correspondiendo afectar la cuenta Dismi»

A revisar Gastos de 2017 registrados como gastos corrientes en vez de pasivos

Cuentas por pagar · RD$76 millones

La Cámara consignó que pagos de 2017 correspondientes a facturas de años anteriores se registraron como gastos corrientes y debieron clasificarse en Disminución de pasivos. El monto observado para 2017 fue RD$76,030,727.

«En el análisis realizado al rubro de los Materiales y suministros, verificamos errores en registros en las cuentas Alimentos y bebidas para personas, Productos de papel y cartón y Artículos de plástico, durante los años 2017 y 2018, desembolsos registrados en cuentas como gastos corrientes del período, los montos ascendentes a RD$76,030,727 y RD$64,491,117., correspondiendo afectar la cuenta Dismi»

A revisar Controles insuficientes en la asignación y liquidación de combustible

Viáticos y combustible

Se observó falta de segregación de funciones en la revisión, autorización, recepción y liquidación de tickets de combustible. Los formularios de entrega no estaban prenumerados y se preparaban en hojas sueltas con datos escritos a lápiz, sin indicar siempre la ruta o labor realizada.

«No existe una segregación de funciones, para la revisión y autorización de la requisición, recepción y liquidación de los tickets de combustibles, estas se encuentran concentradas en la Sección de Transportación.»

Grave Combustible adicional por RD$404,000 sin autorización acreditada

Viáticos y combustible · RD$404,000

En una muestra de nueve funcionarios, el informe no encontró autorización de la máxima autoridad ni evidencia de las labores a ejecutar para entregas adicionales de combustible. La suma observada por diferencias entre asignación y liquidación fue RD$404,000.

«No se evidencia la autorización de la máxima autoridad, correspondiente a entregas adicionales de combustible, en una muestra de nueve (9) funcionarios de ascendente a RD$404,000., sin que se evidencie las labores a ejecutar, siendo despachado por el Encargado de Transportación, a continuación, presentamos el siguiente cuadro:»

Grave Entrega de combustible por RD$51,800 sin autorización evidenciada

Viáticos y combustible · RD$51,800

El informe observó una entrega de combustible al chofer del administrador sin que constara autorización para ese despacho.

«Así mismo se comprobó en la liquidación del 14 de junio al 13 de agosto de 2018, la entrega por valores de RD$51,800. y RD$60,200., al Sr. Ambioris Grullón, CIE No. [cédula], chofer del administrador, en el que no se evidencia la autorización para dicha entrega.»

Grave Entrega de combustible por RD$60,200 sin autorización evidenciada

Viáticos y combustible · RD$60,200

El informe observó una entrega adicional de combustible al chofer del administrador sin que constara autorización para ese despacho.

«Así mismo se comprobó en la liquidación del 14 de junio al 13 de agosto de 2018, la entrega por valores de RD$51,800. y RD$60,200., al Sr. Ambioris Grullón, CIE No. [cédula], chofer del administrador, en el que no se evidencia la autorización para dicha entrega.»

A revisar Diferencias entre flotilla vehicular y póliza de seguros

Estados financieros y registros contables · RD$269,608

La revisión encontró tres vehículos activos que no figuraban en la póliza, vehículos asegurados que no aparecían en el parque vehicular y diferencias en años de fabricación. También identificó 21 vehículos considerados inactivos en la póliza, con primas por RD$269,608, sin reporte de la fecha de inactividad.

«Se evidenció veinte y un (21) vehículos inactivos incluidos en la póliza de seguros de la Entidad No. No.2-2-502-0171887 con vigencia desde 13 de marzo de 2018 hasta 13 de marzo de 2019, de los cuales la Entidad no tiene reporte de la fecha de su inactividad, por un monto ascendente a RD$269,608., en prima.»

Contexto Seis vehículos sin placas asignadas o identificadas

Activos e inventario

El levantamiento del parque vehicular detectó seis vehículos sin placas asignadas o localizadas. Aunque la entidad informó que las placas habían sido solicitadas y recibidas, los auditores indicaron que no se identificaron en los documentos presentados en réplica.

«Mediante el levantamiento realizado al parque vehicular de la Entidad y basado en la relación emitida por el Departamento de Transportación, verificamos seis (6) vehículos que no tenían la placa asignadas, siendo estas localizadas y tramitada la gestión de las chapas pérdidas de los vehículos, durante el proceso de la auditoría.»

A revisar Sin reportes sobre vehículos en reparación o inactivos

Activos e inventario

La revisión de diez vehículos en reparación o con estatus inactivo no encontró reportes que documentaran su condición ni la fecha de inactividad. La entidad afirmó que los monitoreaba, pero no aportó los formularios que permitieran verificarlo.

«Durante la revisión del estatus a los vehículos que están en reparación e inactivo, ascendente a 10 vehículos, no pudimos evidenciar reporte o informe sobre estas unidades, así como la fecha de su inactividad.»

A revisar Activos fijos no registrados en el módulo de inventario

Activos e inventario · RD$2.1 millones

El informe determinó que 53 computadoras y 37 impresoras no estaban localizadas o registradas en el inventario de activos fijos al 31 de diciembre de 2018. El valor de los activos no registrados ascendía a RD$2,055,211; la entidad señaló que estaban físicamente en sus instalaciones, pero los auditores no pudieron verificar su inclusión en el módulo de inventario.

«Mediante análisis realizado se determinó que existen activos fijos por un valor de RD$2,055,211., que no fueron localizados y/o registrados en el inventario elaborado al 31 de diciembre de 2018.»

A revisar Limitaciones en la inspección y control de equipos informáticos

Activos e inventario

El levantamiento encontró equipos con descripción distinta a la consignada en las requisiciones y no localizó los formularios institucionales para respaldar descargos y traslados de activos. Esto limitaba verificar su ubicación y trazabilidad.

«En el levantamiento realizado a los Equipos informáticos adquiridos durante el período auditado 2017-2018, ubicamos equipos con descripción diferente a la indicada en la requisición de materiales del Departamento de Suministros, tampoco fue localizado el formulario de control que existe en la entidad para soportar el descargo y traslado de activos fijos.»

A revisar Debilidades en la estructura y seguridad de la División TIC

Control interno, sistemas y organización

El informe observó una estructura de TIC que no reflejaba la complejidad de sus procesos y ausencia de personal responsable de seguridad de la información. Además, señaló respaldos guardados en la misma división, uso de antivirus gratuito y ausencia de firewall.

«En indagaciones realizadas en la División de Tecnología de la Información de la Entidad, observamos que esta no cuenta con una estructura orgánica de acuerdo con la complejidad de los procesos que gestiona, evidenciado en la ausencia de un personal responsable de la seguridad de la información que implemente y gestione, entre otros, los controles de acceso a la red y a los sistemas informáticos de»

A revisar Centro de datos sin espacio y controles físicos adecuados

Control interno, sistemas y organización

La entidad no contaba con un espacio destinado al centro de datos con controles físicos, lógicos y ambientales adecuados. Los auditores observaron equipos rodeados de cajas y servidores en un área de fácil acceso dentro de Contabilidad.

«En la inspección física realizada, observamos que la Entidad, no cuenta con un espacio destinado para el Centro de Datos que contemple los controles físicos, lógicos y ambientales que garanticen la seguridad de este.»

A revisar Debilidades en usuarios y contraseñas del sistema financiero

Control interno, sistemas y organización

La inspección encontró que el sistema aceptaba contraseñas de un carácter, no las hacía caducar ni bloqueaba intentos fallidos, y permitía usuarios genéricos y cuentas compartidas. También se documentó el uso de una cuenta desactivada y el uso de una cuenta adicional por otro usuario.

«Verificamos que la aplicación acepta hasta un (1) carácter como contraseña para las cuentas de usuario, ya que no se encuentra configurado el parámetro de complejidad de las contraseñas, situación que no exige la conformación de claves seguras.»

A revisar Pistas de auditoría no configuradas en el servidor financiero

Compras y contrataciones

El servidor de base de datos del sistema financiero no tenía configuradas pistas de auditoría de acceso, aunque el proveedor efectuaba conexiones remotas para brindar mantenimiento. Esto reducía la posibilidad de rastrear y revisar los accesos al servidor.

«En la inspección técnica realizada al Servidor SQL, donde se encuentra la base de datos del Sistema Administrativo y Financiero PAccounting, la cual está identificada como "comedores" comprobamos que no están configuradas las pistas de auditorías de acceso al servidor, destacamos que el proveedor de la aplicación "Castillo Tecnología" realiza conexiones remotas al equipo a los fines de brindar man»

A revisar Debilidades de acceso y registro en el sistema de almacén Luiquerd

Activos e inventario

El sistema permitía que perfiles de operador administraran usuarios, editaran entradas ya posteadas y modificaran fechas de salida. Además, las salidas de mercancía se hacían fuera del sistema con formularios manuales no numerados, lo que limitaba contar con inventarios actualizados.

«Comprobamos que el perfil o nivel de usuario "Operator" (Operador) permite crear, eliminar o modificar cuentas de usuarios de la aplicación.»

A revisar Debilidades en la gestión de usuarios de la red local

Control interno, sistemas y organización

El informe observó que todo el personal con acceso al sistema financiero tenía perfiles de administrador en la red, que varios empleados compartían el usuario “Contabilidad” y una clave genérica, y que la carpeta de archivos ejecutables permitía control total a los usuarios. Estas condiciones debilitaban la segregación de accesos y la protección de la información.

«Comprobamos que el 100% del personal con acceso al sistema financiero tiene configurado perfiles de administrador en su cuenta de usuario de la red.»
Cómo leer estos datos

Los hallazgos son los que consignó Cámara de Cuentas en su informe; los leímos con inteligencia artificial propietaria de Notifacto, que puede contener errores, y publicamos solo los que tienen la cita comprobada contra el informe.

La «Revisión con datos públicos» de un hallazgo existe cuando alguna de nuestras reglas mira ese mismo hecho. Dice lo que muestran los datos públicos DESPUÉS del informe: no que la institución haya incumplido una recomendación. Las señales en verificación todavía se revisan. «Este dato ya era público desde…» es el primer hecho de ese tipo, en el período auditado, que muestran los datos públicos que revisamos; no quiere decir que lo viéramos antes que el órgano.

Una empresa o un proceso nombrado en un hallazgo se une al registro de proveedores y al portal de compras por su código o por su nombre; por nombre se rotula «Mismo nombre» y se muestran todas las empresas con ese nombre. El hallazgo trata de la institución auditada.

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Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona