Hallazgos (36)
A revisar Ingresos presentados sobrevalorados
Ingresos y recaudaciones · RD$9 millonesEl informe consigna RD$8,063,481 por reintegros de cheques y RD$900,000 por transferencias internas entre cuentas registrados como ingresos. Esto sobrevaloró los ingresos presentados en los estados de ejecución presupuestaria y fue la base de la opinión con salvedad.
«Comprobamos el registro de ingresos diversos por monto de RD$8,963,481., compuesto por RD$8,063,481., proveniente de reintegro de cheques y RD$900,000., por concepto de trasferencias internas entre cuentas de la institución, de manera que los ingresos presentados en los Estados de Ejecución Presupuestaría están sobrevaluado, de acuerdo al Anexo 4 y el siguiente detalle:»
Grave Pagos duplicados por reparación y mantenimiento
Activos e inventario · RD$109,534La Cámara de Cuentas observó pagos duplicados por trabajos de reparación y mantenimiento de equipos, por RD$109,534. La entidad informó que solicitó al proveedor una nota de crédito por ese monto.
«Mediante revisión a las Cuentas de Servicios No Personales, verificamos que durante el período 2012-2013, la Entidad pagó dos veces gastos correspondientes a reparación y mantenimiento de equipos, por un monto de RD$109,534., Como se muestra a continuación:»
Grave Pagos de combustible y dietas sin liquidación
Viáticos y combustible · RD$2 millonesSe desembolsaron RD$1,969,000 para combustible y dietas de operativos sin los documentos de liquidación correspondientes. La falta de soportes impide verificar la aplicación de esos recursos.
«Comprobamos que la Entidad desembolsó el monto de RD$1,969,000., para cubrir gastos por concepto de combustible y dieta, incurridos durante los operativos de emergencias y semana santa, los cuales adolecen de los documentos soportes correspondientes a la liquidación de los recursos, ver detalle en el Anexo 3.»
Grave Recargos e intereses por pagos tardíos a la TSS
Impuestos y retenciones · RD$188,361El informe consigna que los aportes y contribuciones al Sistema Dominicano de Seguridad Social se pagaron fuera de plazo, generando RD$188,361 en recargos e intereses. Según el informe, esos cargos redujeron en igual proporción los ingresos de la entidad.
«Comprobamos que la Entidad pagó fuera del plazo establecido los aportes y contribuciones al Sistema Dominicano de Seguridad Social, generando recargos e intereses por un monto de RD$188,361., reduciendo en igual proporción los ingresos de la Entidad.»
Grave Flotas telefónicas asignadas a personal de otras instituciones
Nómina y personal · RD$370,621La entidad pagó RD$370,621 por dieciocho flotas telefónicas asignadas a funcionarios del COE, las Fuerzas Armadas y la Fuerza Aérea, en lugar de personal de la Defensa Civil. El informe señala que la entidad informó que posteriormente reasignó las flotas.
«Identificamos que la institución incurrió en el pago de RD$370,621., por un total de dieciocho (18) flotas telefónicas asignadas a funcionarios del Centro de Operaciones de Emergencias (COE), Fuerzas Armadas y Fuerza Aérea, según se muestra en el siguiente cuadro:»
Grave Combustible pagado sin evidencia de despacho
Viáticos y combustible · RD$1.6 millonesSe pagaron RD$1,590,000 a una estación de servicios por combustible adquirido mediante tickets prepagados, pero los expedientes carecían de evidencia que sustentara el despacho del carburante. La falta de comprobación dificulta validar el gasto.
«La Entidad pagó a la Estación de Servicios Rae, RNC 130-33532-1, el monto de RD$1,590,000., por concepto de compra de combustible mediante tickets prepagados, para ser utilizado en los vehículos que prestan servicios en la institución. Los pagos carecen de evidencias que sustenten el despacho del carburante adquirido.»
Grave Dietas pagadas sin evidencia de recepción
Pagos sin soporte · RD$630,500Se identificaron desembolsos por RD$630,500 en dietas para provinciales y municipales sin acuse de recibo de los beneficiarios finales. Los pagos se emitían a nombre de encargados provinciales, que debían entregar los recursos a esos beneficiarios.
«Identificamos desembolsos por el monto de RD$630,500., por concepto de pagos por asignación de dieta a provinciales y municipales. Dichos pagos se elaboran a nombre de los Encargados Provinciales quienes deben entregar los recursos a los beneficiarios finales, de estos no se evidencia acuse de recibo mediante firma y número de Cedula de Identidad Electoral (CIE), como señal de haber recibido los r»
A revisar Compras de prendas de vestir sin actos administrativos
Compras y contrataciones · RD$13.3 millonesSe observaron compras de prendas de vestir por RD$13,315,130 mediante comparación de precios, sin evidencia de los actos administrativos correspondientes. La ausencia de esa documentación limita la verificación del proceso de evaluación y adjudicación.
«Identificamos compras de prendas de vestir bajo modalidad de comparación de precios por valor de RD$13,315,130., sin evidencia de los actos administrativos.»
A revisar Gastos de otra institución cargados a la cuenta de Defensa Civil
Bancos y caja · RD$18,380El banco cargó a una cuenta de la Defensa Civil cheques correspondientes a la Comisión Nacional de Emergencia por RD$18,380. Además, se registraron depósitos por RD$107,141 como reintegros aunque correspondían a movimientos vinculados a la cuenta de esa comisión y a cargos bancarios.
«Verificamos que el Banco de Reservas rebajó de la cuenta de la Defensa Civil, No. [cédula], pagos mediante cheques correspondientes a la Comisión Nacional de Emergencia por un valor de RD$18,380., a la fecha registrados como depósitos en tránsito, permitiendo así la utilización de los recursos de la Entidad para saldar deudas de otra institución, Ver el siguiente cuadro:»
A revisar Cuotas de préstamos de empleados cargadas a la entidad
Nómina y personal · RD$85,189Se observaron cargos bancarios por RD$85,189 correspondientes a cuotas del programa de préstamos de empleados, sin evidencia de que los montos se hubieran descontado de salarios o prestaciones. El informe indica que la entidad asumió esas deudas y que algunas correspondían a ex empleados.
«Mediante el proceso de revisión de las conciliaciones bancarias observamos cargos que el banco generó como descuentos correspondientes a cuotas del Programa de Préstamo Empleado Feliz por el valor de RD$85,189., sin evidencia que los mismos hayan sido descontado del salario o prestaciones laborales de los empleados, asumiendo así la institución dichas deudas, según detallamos a continuación:»
A revisar Transferencias recibidas sin concepto documentado
Publicación y expedientes · RD$527,437Se recibieron transferencias y depósitos por RD$527,437 de la Comisión Nacional de Emergencia sin que los expedientes explicaran la causa, el objetivo ni las condiciones de uso. La falta de información impedía determinar la naturaleza de los recursos.
«Observamos transferencia y depósito bancario por un valor de RD$527,437., realizados por la Comisión Nacional de Emergencia a la institución, en cuyo expediente no se explica la causa, objetivo y condiciones de uso de los recursos recibidos, imposibilitando la definición de su naturaleza.»
A revisar Gastos duplicados en el registro de cuentas por pagar
Cuentas por pagarLa Cámara de Cuentas observó diferencias entre los reportes de cheques y los estados de ejecución presupuestaria en ayudas y donaciones de 2010 a 2012. La entidad atribuyó las diferencias a errores de digitación, lo que afecta la confiabilidad de la información financiera.
«Mediante verificación de los cheques que sustentan las ayudas otorgadas, detallados en el reporte utilizado por la institución para la elaboración de los Estados de Ejecución Presupuestaria, identificamos diferencias en los años 2010 al 2012, por lo que existe incoherencia entre los reportes orígenes de los registros y los informes financieros de la Entidad, según se detalla en el siguiente cuadro»
A revisar Codificación y registro de gastos inconsistentes
Estados financieros y registros contables · RD$28.4 millonesSe observaron inconsistencias en la codificación de gastos por RD$28,447,721 en servicios no personales, materiales y suministros, y transferencias corrientes. El informe señala que varios gastos correspondían a cuentas presupuestarias distintas de aquellas en que fueron registrados.
«Mediante revisión a las Cuentas de Servicios No Personales, Materiales y Suministro y Transferencias Corrientes, identificamos inconsistencias en la codificación y registro del gasto, por el monto de RD$28,447,721., los cuales por su naturaleza corresponden a otras cuentas, ver detalle en el Anexo 4.»
A revisar Pólizas de vida sin relación del personal cubierto
Nómina y personal · RD$47.8 millonesSe pagaron RD$47,800,000 por pólizas de seguro de vida para voluntarios sin anexar a los desembolsos la relación del personal incluido. Esto impide verificar documentalmente quiénes estaban cubiertos por las pólizas.
«La Entidad pagó el monto de RD$47,800,000. por la adquisición de las pólizas de seguro de vida Nos. 2-2112-0018622 y 2-2-012239, a través del Banco de Reservas, para proteger al personal que realiza labores de voluntario en la institución, sin anexar a los desembolsos realizados la relación del personal incluidos en dichas pólizas.»
A revisar Facturas de alimentos con datos incompletos
Compras y contrataciones · RD$73,001Se pagaron RD$73,001 por alimentos y bebidas con facturas que no incluían nombre del proveedor, RNC ni fecha de compra. La documentación incompleta limita la validación de los gastos.
«Comprobamos que la Entidad pagó el monto de RD$73,001., por concepto de compra de alimentos y bebidas para personas, sustentado con facturas que adolecen del nombre del proveedor, RNC y fecha de realizada la compra.»
A revisar Activos sin inventario perpetuo individualizado
Activos e inventarioLa entidad no contaba con registros individualizados de suministros, mobiliarios y equipos en la sede central que permitieran conocer su descripción, costo, existencia, depreciación acumulada y valor en libros para los años señalados. Esto debilita el control y la salvaguarda de los activos.
«La Entidad adolece de registros perpetuo individualizado de suministro, mobiliarios y equipos en la sede Central, que permitan obtener una descripción, costo, existencia, depreciación acumulada, valor en libro de todos los activos propiedad de la institución correspondiente a los años 2013, 2014 y 2015.»
A revisar Títulos de vehículos sin traspasar a nombre de la entidad
Activos e inventarioSe identificaron 39 vehículos utilizados por la Defensa Civil cuyos títulos de propiedad permanecían a nombre de otras compañías. La falta de traspaso dificulta acreditar formalmente la titularidad de los vehículos.
«Mediante la inspección de las matrículas de los vehículos de la Defensa Civil, identificamos treinta y nueves (39) equipos de transporte utilizados en las diferentes oficinas de la Entidad, cuyos títulos de propiedad permanecen a nombre de otras compañías.»
A revisar Activos de oficina sin póliza de seguro
Activos e inventarioEl informe observó que los mobiliarios y equipos de oficina de propiedad de la entidad no estaban protegidos por una póliza de seguro, lo que dejaba esos activos sin la cobertura indicada en el manual de control interno.
«Verificamos que los mobiliarios y equipos de oficina propiedad de la Entidad no están protegidos con una póliza de seguro.»
A revisar Vehículos fuera de la cobertura de seguro o incluidos indebidamente
Activos e inventarioSe encontraron nueve vehículos de la entidad no incluidos en el seguro y tres vehículos incluidos en la póliza que estaban destinados a descargo o asignados a otra institución. La Cámara de Cuentas observó deficiencias en la administración de la cobertura y de los activos asegurados.
«En el análisis comparativo realizado a las matrículas de los vehículos incluidos en la póliza de seguro de la Entidad contra las matrículas suministradas en el inventario, comprobamos que nueve (9) unidades, ubicadas en diferentes puntos del país, no están incluidas en el seguro de equipos de la institución, ver el siguiente detalle:»
A revisar Mobiliarios y equipos sin código de identificación
Activos e inventarioEn una muestra de 106 mobiliarios y equipos, el 14 % carecía de código de identificación. Esto dificultaba su localización y el control de los bienes.
«En la inspección física realizada a una muestra de ciento seis mobiliarios y equipos (106) de la Entidad, comprobamos que el 14% carecen de código, dificultando su localización.»
Contexto Vehículo sin ubicación asignada
Activos e inventarioEl listado de activos incluía una ambulancia Fiat del año 2000 sin ubicación consignada. La falta de ubicación dificulta asignar responsabilidades de custodia y controlar la integridad física del vehículo.
«Se identificó un (1) vehículo en la relación de los equipos de transporte de la institución que no presenta la ubicación del mismo, el cual se describe a continuación:»
A revisar Pagos de préstamos de empleados sin evidencia de descuentos
Nómina y personalEl informe documenta cargos por cuotas del programa de préstamos sin evidencia de descuentos a los empleados. La observación se recoge en el hallazgo de cuotas de préstamos cargadas a la entidad, por lo que no constituye un hallazgo adicional.
«En comunicación de fecha 18 de agosto de 2015, el Lic. Alexander Belliard Martínez, Encargado de Gestión Humana, expresa: “En este sentido le informamos que la institución es garante solidario de los prestamos establecidos con el Banco de Reservas Dominicano de los cuales los empleados son los beneficiarios; en el mismo orden después de haber investigado con BanReservas estos nos indicaron que dic»
A revisar Cheques en blanco guardados sin acceso restringido
Bancos y cajaLos cheques en blanco se guardaban encima de un archivo en el Departamento de Contabilidad, sin limitación de acceso. Esta práctica exponía documentos de pago a un control insuficiente.
«Comprobamos que los cheques en blanco son guardados encima de un archivo, sin ningún tipo de limitación a su acceso en el Departamento de Contabilidad, circunstancia que impide que se cumpla con los requisitos de seguridad necesarios para su protección.»
Contexto Registros de asistencia compartidos con otra institución
Estados financieros y registros contablesEl libro de firmas incluía también al personal de la Comisión Nacional de Emergencia, dificultando separar la asistencia de los empleados de ambas instituciones. Esto debilita el control de asistencia y la identificación del personal.
«Evidenciamos que la Entidad carece de un adecuado registro de asistencia diaria del personal, ya que en el libro de firmas también participa el personal de la Comisión Nacional de Emergencia, lo que dificulta segregar el personal de ambas instituciones.»
Contexto Expedientes de personal incompletos
Nómina y personalEn la revisión de 17 expedientes, el informe observó que todos carecían de certificados de no antecedentes penales y certificados médicos. La falta de documentos reduce la evidencia de que se verificaron los requisitos de ingreso al servicio público.
«Mediante revisión de diecisiete (17) expedientes de empleados de la Defensa Civil (DC), observamos que el 100% de los mismos adolecen de documentos soportes, según se resume a continuación:»
A revisar Compras sin Plan Anual de Compras
Compras y contratacionesLa entidad carecía de un Plan de Compra Anual para programar adquisiciones y proyectar los recursos necesarios. El informe señala que la entidad declaró que realizaba compras mediante programaciones trimestrales.
«Durante el levantamiento de los controles internos correspondientes al proceso de compras, comprobamos que la Entidad carece de un Plan de Compra Anual, mediante el cual programe las adquisiciones de bienes y servicios y proyecte los recursos necesarios para obtenerlas en un periodo determinado.»
A revisar Pagos de seguros de vida sin soporte de beneficiarios
Ayudas, subsidios y donacionesLa documentación de los pagos de pólizas de vida no incluía la relación de voluntarios asegurados exigida por los contratos. Se registra aquí como la deficiencia documental del hallazgo sobre pólizas, no como un monto adicional.
«La Entidad pagó el monto de RD$47,800,000. por la adquisición de las pólizas de seguro de vida Nos. 2-2112-0018622 y 2-2-012239, a través del Banco de Reservas, para proteger al personal que realiza labores de voluntario en la institución, sin anexar a los desembolsos realizados la relación del personal incluidos en dichas pólizas.»
Grave Pagos de combustible y dietas sin soportes de liquidación
Viáticos y combustibleLos expedientes de desembolsos para operativos de emergencia carecían de documentos de liquidación. La observación corresponde al monto total de RD$1,969,000 ya consignado en el hallazgo de pagos sin liquidación.
«Comprobamos que la Entidad desembolsó el monto de RD$1,969,000., para cubrir gastos por concepto de combustible y dieta, incurridos durante los operativos de emergencias y semana santa, los cuales adolecen de los documentos soportes correspondientes a la liquidación de los recursos, ver detalle en el Anexo 3.»
Grave Falta de evidencias sobre recepción de gastos de combustible
Viáticos y combustibleLos pagos por combustible mediante tickets prepagados no estaban respaldados por evidencia de despacho. Esta observación se refiere al mismo gasto de RD$1,590,000 consignado en el hallazgo de combustible sin evidencia de despacho.
«La Entidad pagó a la Estación de Servicios Rae, RNC 130-33532-1, el monto de RD$1,590,000., por concepto de compra de combustible mediante tickets prepagados, para ser utilizado en los vehículos que prestan servicios en la institución. Los pagos carecen de evidencias que sustenten el despacho del carburante adquirido.»
A revisar Ausencia de actas del Consejo Directivo
Otros temasLa institución no presentó actas que evidenciaran las reuniones del Consejo Directivo durante el período auditado. Esto impide comprobar que decisiones sobre el destino y las actividades de la entidad fueran tratadas por la instancia prevista legalmente.
«De acuerdo a la Ley 257-66 la Defensa Civil será dirigida por un Consejo Directivo; sin embargo, la institución adolece de actas que evidencien las reuniones efectuadas durante el periodo auditado, en las cuales deben tratarse temas referentes al destino de la institución y muestre que las actividades desarrolladas fueron realizadas bajo el consenso de las máximas instancias de la misma.»
A revisar Ausencia de reglamentación y manuales internos
Control interno, sistemas y organizaciónLa entidad carecía de reglamentaciones y manuales para regular sus operaciones financieras, administrativas y operativas, por lo que las tareas se realizaban bajo criterios personales de los empleados. La Cámara de Cuentas señaló la falta de manuales de políticas, procedimientos, organización y puestos.
«La Defensa Civil (DC), carece de reglamentaciones que regulen y faciliten las operaciones financieras, administrativas y operativas, incidiendo en que la ejecución de las tareas sea realizada bajo criterio personal de cada empleado, entre los cuales señalamos los siguientes:»
Contexto Comprobantes de caja chica sin prenumeración de imprenta
Bancos y cajaLos comprobantes definitivos de desembolsos de caja chica se elaboraban en computadora y recibían numeración después de obtener las facturas, en vez de utilizar talonarios prenumerados de imprenta. Esto reduce el control sobre la secuencia e integridad de los comprobantes.
«Verificamos que el custodio del fondo de caja chica carece de talonario de comprobantes de desembolsos definitivos prenumerados de imprenta, los cuales son elaborados en el computador y se les asigna una numeración luego de recibir las facturas.»
Revisión con datos públicosSin datos «Anticipos financieros pendientes de regularizar»: No tenemos datos de la institución posteriores al informe para saberlo.
Contexto Ausencia de jurado de reclutamiento y selección
Nómina y personalLa entidad no tenía un jurado encargado de aplicar los procesos y técnicas de análisis y evaluación de documentos durante la selección de personal. La falta de este mecanismo debilita la documentación y control de los concursos.
«En el levantamiento de los controles internos del área de Recursos Humanos comprobamos que la Entidad adolece de un Jurado de reclutamiento que aplique los procesos y técnicas para analizar y evaluar los documentos durante el proceso de selección de personal.»
Contexto Almacén de suministros en condiciones inadecuadas
Activos e inventarioLa inspección física observó condiciones ambientales y temperatura inadecuadas en el almacén de artículos médicos y herramientas, lo que podía afectar la conservación de los bienes almacenados.
«Durante la inspección física del almacén en donde son custodiados los artículos médicos y herramientas diversas, observamos que la temperatura y condiciones ambientales son inadecuadas para conservar en buen estado los bienes que ahí reposan.»
A revisar Gastos por pagos de seguros sin relación de personal
Nómina y personalEl informe documenta que los desembolsos de pólizas de vida no tenían anexada la relación de las personas aseguradas. Esta observación es la misma deficiencia documental consignada en el hallazgo de pólizas por RD$47,800,000.
«La Entidad pagó el monto de RD$47,800,000. por la adquisición de las pólizas de seguro de vida Nos. 2-2112-0018622 y 2-2-012239, a través del Banco de Reservas, para proteger al personal que realiza labores de voluntario en la institución, sin anexar a los desembolsos realizados la relación del personal incluidos en dichas pólizas.»
A revisar Pagos de ayudas con diferencias respecto a los registros
Ayudas, subsidios y donacionesSe encontraron diferencias entre los valores de ayudas y donaciones en los estados de ejecución y los reportes de cheques en los años 2010-2012. La discrepancia hace que los informes financieros no coincidan con sus registros de origen.
«Mediante verificación de los cheques que sustentan las ayudas otorgadas, detallados en el reporte utilizado por la institución para la elaboración de los Estados de Ejecución Presupuestaria, identificamos diferencias en los años 2010 al 2012, por lo que existe incoherencia entre los reportes orígenes de los registros y los informes financieros de la Entidad, según se detalla en el siguiente cuadro»
Fuente: Dirección General de Contrataciones Públicas y Portal Transaccional, con copia guardada por Notifacto. Las señales se detectan con inteligencia artificial propietaria de Notifacto: son motivos para mirar, no acusaciones, y pueden contener errores. La ley de cada señal, con ChatLeyes. Cómo funciona